Você sabe exatamente quanto sua empresa lucrou no último mês? E no mês anterior? Se a resposta veio com um “mais ou menos”, é sinal de que está faltando gestão financeira.
Mas calma: resolver isso é mais fácil do que parece. Em vez de sistemas caros, implantações demoradas com treinamentos para entender como tudo funciona, as planilhas estruturadas te dão todo o controle — de forma simples, prática e eficiente.
Vem entender mais agora mesmo!
O que é gestão financeira?
Gestão financeira é o controle de tudo que envolve o dinheiro da empresa: o que entra, o que sai, o que precisa ser pago, o que pode ser investido e o que precisa ser economizado. Ela é o que permite tomar decisões com base em números reais, em vez de achismo.
Agora, antes de mostrar como colocar isso em prática, vamos entender o que é gestão financeira com um exemplo simples:
Imagine que sua empresa esteja vendendo bem, mas vive sem dinheiro em caixa. Isso pode acontecer se os gastos fixos forem altos demais ou se os clientes pagarem com muito atraso. Mesmo com boas vendas, a empresa pode acabar no vermelho se não houver uma gestão financeira de verdade.
É aí que entra a importância dessa área: acompanhar os números todos os dias, analisar, planejar e ajustar. Uma boa gestão financeira evita surpresas desagradáveis e ajuda o negócio a crescer com segurança, como veremos adiante.
Importância da gestão financeira
A importância da gestão financeira está em garantir o controle do dinheiro da empresa. Com ela, você evita dívidas, identifica gastos desnecessários, planeja investimentos e toma decisões com base em dados reais — o que aumenta a segurança e a saúde financeira do negócio.
Vamos a um exemplo:
Imagine uma loja de roupas que, todo mês, vende cerca de R$ 50 mil. Até aí, nada de errado. No entanto, na falta de uma gestão financeira estruturada, o dono não percebe que:
→ Está gastando demais com compras de estoque fora de época;
→ Está desperdiçando dinheiro com juros por atraso em boletos;
→ Está oferecendo descontos excessivos, diminuindo demais a sua margem.
No fim, sobra pouco ou nada no caixa — mesmo vendendo bem.
Cenários como esse são comuns. Mais do que se pode imaginar. Entender o que é gestão financeira e colocar em prática evita justamente isso: gastar o que ainda não entrou, esquecer contas futuras ou se enganar com o valor disponível no banco.
Com uma rotina financeira bem organizada, você:
- Sabe exatamente quanto pode gastar e quando pode investir.
- Evita atrasos que geram multas e juros desnecessários.
- Ganha clareza para tomar decisões estratégicas.
- Identifica com rapidez quando algo está saindo do controle.
Tudo isso buscando segurança para crescer sem dar passos maiores que as pernas.
Em resumo, a gestão financeira é o mapa e a bússola de qualquer negócio. Sem ela, o risco de se perder, mesmo vendendo bem, é grande.
Como fazer gestão financeira de forma eficiente?
Para fazer uma boa gestão financeira, é preciso organizar receitas e despesas, acompanhar o fluxo de caixa, analisar resultados e projetar o futuro. O uso de uma planilha estruturada facilita esse controle, evita erros e ajuda a tomar decisões com base em dados reais.
Se você quer controlar o financeiro da sua empresa com clareza e segurança, o caminho começa com estrutura. Não é só anotar o que entra e sai, é entender o que esses números significam e como usar cada um deles a favor do seu negócio.
Veja o passo a passo para colocar isso em prática com a ajuda de uma planilha de gestão financeira completa:
1. Organize o plano de contas
Aqui, você separa o que é receita e o que é despesa por tipo/categorias. Por exemplo: se você presta consultorias, pode criar categorias como “serviços prestados” e “venda de materiais”. Já nas despesas, divida entre diretas (como pagamento de colaboradores por projeto) e fixas (como aluguel, marketing ou contador).
Quanto mais claro, melhor para analisar depois.
Assim que você organiza o plano de contas, você não precisará mexer mais nele. Essa é a base de preenchimento de todo o resto da planilha. Ao longo do ano pode acontecer de uma receita ou despesa não planejada surgir. Se esse for o caso, na próxima revisão financeira, vale a pena adicionar esse item no plano de contas.
2. Registre todas as movimentações financeiras
Essa é a parte que exige disciplina. Anote diariamente o que foi pago e recebido: valor, data, cliente ou fornecedor, forma de pagamento, banco e categoria. Veja abaixo um grupo de receitas e despesas para o mês de janeiro (e é exatamente assim que você deve fazer quando estiver organizando sua gestão financeira):
Veja que para cada item, existe uma série de campos a serem preenchidos. No primeiro exemplo há registro da venda do livro “seja um consultor”. Aqui, temos que marcar:
- Data da venda;
- Tipo de receita (nesse caso, receita com produtos);
- A qual item do plano de contas ele se refere (livro);
- Valor (R$5.000);
- Status de pagamento (pago ou não pago);
- Se pertence a algum centro de custo;
- Qual cliente comprou (cliente 1);
- Em qual banco a movimentação ocorreu (Itaú);
- Forma de pagamento (nesse caso, dinheiro);
- Se existiu algum desconto por conta dessa forma de pagamento.
Parece muita coisa? Com uma planilha bem feita, tudo isso já vem estruturado e o preenchimento vira rotina. A partir daí, os relatórios são gerados automaticamente.
Após essa inserção, em cada mês você pode ver um resumo geral, que apresenta o saldo do mês anterior, o total de receitas, despesas, o resultado do mês e o acumulado:
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3. Analise o fluxo de caixa
O fluxo de caixa mostra o que de fato entrou ou saiu da conta. Por exemplo: se uma compra foi parcelada em 5 vezes, só o valor da parcela paga deve ser considerado naquele mês.
Isso ajuda a evitar ilusões de lucro e prever se haverá falta de caixa em algum período.
Veja na prática como fica o demonstrativo na planilha:
Em uma análise rápida dá para perceber que o mês de março teve um aumento de despesas em relação ao mês de fevereiro. Nesse caso, podemos entrar na aba de lançamentos de março e filtrar as despesas que foram pagas:
Depois de fazer os filtros, consigo ver que ocorreu um pagamento maior de salários, fruto de décimos terceiros em atraso. Como esse é um gasto pontual, não gera preocupação para meses futuros, mas se fosse um outro tipo de gasto seria o momento de uma análise de redução de despesas.
Percebe como a gestão financeira é prática? Não há espaço para achismos, dúvidas ou palpites.
4. Acompanhe o DRE
Já o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) trabalha com o regime de competência. Ou seja, considera toda a venda ou gasto no momento em que foi feito, mesmo que o dinheiro ainda não tenha sido movimentado. É com ele que você mede o desempenho do negócio mês a mês.
Vamos analisar mais uma vez a tabela do demonstrativo e descobrir o que podemos tirar dele:
O mês de setembro é o único que apresenta um resultado negativo. Agora vale olhar o detalhamento das contas, para saber se existe algum lançamento que esteja influenciando esse resultado negativo.
Mais uma vez, na planilha de gestão financeira completa é possível analisar esses dados sem enrolação.
Percebe como todos os valores seguem mudanças proporcionais de mês para mês, com exceção apenas dos valores gastos com marketing online no mês de setembro (célula marcada)? Em comparação com os outros meses que atingiram no máximo R$8.000, em setembro o número está na casa dos R$40 mil.
A partir dessa análise, é necessário revisar o motivo dos gastos com marketing online terem sido elevados e mudar o orçamento para o mês seguinte.
5. Controle contas a pagar e a receber
Saber com antecedência o que está por vir no caixa é essencial. Com um bom controle, você evita surpresas e se antecipa.
Percebeu que no próximo mês os pagamentos são maiores do que os recebimentos? Já sabe que precisa guardar caixa, vender mais ou renegociar prazos.
6. Projete o futuro com base no histórico
Usando o resultado dos meses anteriores, você consegue estimar quanto deve entrar e sair nos próximos meses. Com isso, é possível se preparar para períodos de baixa, aproveitar oportunidades de investimento e ajustar seu orçamento com mais segurança.
Esse processo de como fazer a projeção financeira envolve alguns dados, talvez os mais importantes sejam:
- Resultado histórico
- Sazonalidade
- Porcentagem de crescimento
- Investimentos potenciais
Com eles, é possível chegar em um acompanhamento mensal do seu resultado planejado e do realizado.
7. Use gráficos para ter uma visão clara
Por fim, nada substitui a facilidade de um gráfico para entender o todo. Visualize seus melhores e piores meses, as despesas mais pesadas, o comportamento do caixa, entre outros pontos que, em formato visual, ficam muito mais simples de interpretar e compartilhar com a equipe.
Com o gráfico, rapidamente conseguimos perceber que o melhor mês de receitas (e de lucro) foi dezembro. Enquanto ao observar a nossa linha de lucro/prejuízo, conseguimos ver que o mês de março é o único abaixo de 0, indicando prejuízo.
Outro gráfico interessante de visualizar é o de divisão das categorias de despesas e de receitas para saber as mais relevantes. No exemplo abaixo está a divisão de despesas para o mês de janeiro, que nos mostra 66% do total gasto com despesas de serviços e de recursos humanos e 16% com despesas operacionais.
Desafios da gestão financeira e como evitar cada um deles
Fazer gestão financeira vai muito além de anotar o que entrou ou saiu da conta. Exige disciplina, análise constante e, principalmente, decisões inteligentes baseadas em dados reais. E é justamente aí que estão os maiores desafios.
1. Falta de organização nas informações
Muitos empreendedores sabem quanto venderam, mas não têm clareza sobre quanto realmente lucraram – esse é um dos principais erros de gestão financeira. Sem um plano de contas bem definido e lançamentos atualizados, as informações se perdem e o negócio acaba sendo guiado por achismos.
Exemplo realista: uma pequena empresa vendeu R$ 30 mil no mês, mas ao final, descobriu que teve prejuízo. Por quê? Porque os custos fixos e variáveis foram maiores do que o esperado, mas ninguém estava acompanhando isso de perto.
2. Não registrar tudo, todos os dias
Um dos erros mais comuns é deixar para “atualizar depois”. Quando os registros não são feitos diariamente, valores acabam esquecidos, assim como vencimentos e detalhes importantes. Isso compromete o fluxo de caixa e impede qualquer tipo de análise futura.
Dica prática: reserve 10 minutos ao final de cada dia útil para registrar as movimentações na sua planilha de gestão financeira.
3. Misturar finanças pessoais com as da empresa
Outro erro de gestão financeira grave — e um dos mais comuns que vemos por aqui durante as consultorias — é usar o dinheiro da empresa para pagar contas pessoais (ou vice-versa). Isso distorce os resultados, dificulta o controle do caixa e pode até gerar problemas com o fisco.
4. Não analisar os relatórios disponíveis
Ter dados é bom, mas analisá-los é fundamental. Muitas empresas até registram corretamente suas movimentações, mas não tiram proveito dos relatórios que a planilha oferece. Gráficos, DRE, projeções e fluxo de caixa servem para mostrar onde estão os gargalos e as oportunidades.
Exemplo prático: uma locadora de veículos percebeu, com o DRE, que o alto gasto com marketing em setembro derrubou o lucro do mês. Sem o relatório, esse detalhe teria passado despercebido.
5. Ignorar o planejamento financeiro
A gestão financeira não é só sobre o que aconteceu, mas também sobre o que ainda vai acontecer. Não fazer projeções, não prever sazonalidades e não ajustar o orçamento com base no histórico são erros que podem custar caro.
Planilha excel de gestão financeira: controle descomplicado
Quando se fala em organizar as finanças da empresa, muita gente já pensa em softwares complexos, assinaturas mensais ou aplicativos com mil funcionalidades. Mas a verdade é que, na prática, nada supera a simplicidade e eficiência de uma planilha excel de gestão financeira bem feita.
E acredite: ela não fica devendo nada para muitos sistemas por aí.
Muito pelo contrário.
Enquanto muitos aplicativos são cheios de recursos que você nem usa (e paga por isso), a planilha entrega exatamente o que você precisa: clareza, controle e autonomia. Sem depender de conexão com a internet, implantações demoradas, sem se adaptar a uma lógica que não é sua.
Com uma boa planilha de gestão financeira, você:
- Personaliza tudo conforme o seu negócio;
- Vê os números organizados do seu jeito;
- Gera relatórios automáticos sem precisar “aprender a usar o sistema”;
- Tem controle total dos seus dados (nada de ficar refém de plataforma).
Além disso, ela acompanha você desde o básico (controle de entradas e saídas) até análises mais avançadas (como projeções, gráficos, DRE e fluxo de caixa). É como ter um ERP no seu computador, mas muito mais leve, acessível e sob o seu comando.
Por isso, se a sua empresa ainda está dando os primeiros passos ou mesmo se você já tem volume, mas quer retomar o controle com simplicidade, as planilhas podem ser suas maiores aliadas.
Dica bônus: a Planilha de Gestão Financeira da LUZ já vem pronta para uso. É só abrir, preencher e começar a ter mais clareza sobre o que acontece com o dinheiro da sua empresa. Sem complicação e com todo o suporte que você precisa.
