O livro caixa é uma ferramenta de apoio a contabilidade e a gestão financeira que tem como objetivo registrar todas as movimentações de dinheiro de uma organização. O uso de livro caixa é facultativo para a maioria das empresas com a exceção das optantes pelo SIMPLES.
Em outras palavras, nele só devem ser lançadas as entradas e saídas feitas em espécie e já concretizadas. Não se deve lançar recebimentos ou pagamentos futuros, pois esse tipo de controle deve ser feito utilizando o contas a pagar e o contas a receber.
Estrutura do Livro Caixa
O livro caixa deve possuir uma determinada estrutura tanto para gerar informações e histórico relevante quanto para funcionar como documento contábil, quando necessário.
a) Saldo Anterior: Na primeira linha de qualquer livro caixa, digital ou físico, deve-se conter a informação do saldo remanescente do período anterior.
b) Data: A data já faz parte da tabela de lançamentos e deve estar obrigatoriamente sempre na primeira coluna da esquerda para direita.
c) Histórico/Descrição: Para cada entrada ou saída deve-se inserir uma breve descrição do que foi aquele pagamento ou recebimento. Por exemplo “Compra de canetas para escritório”
d) Valor das Entradas e Saídas: Em cada linha de registro, deve conter o valor financeiro da movimentação. Essa parte da estrutura se assemelha a dos lançamentos de um fluxo de caixa.
e) Saldo: A última coluna da tabela de lançamentos deve conter o saldo atualizado já contabilizando a linha anterior.
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