Apesar do avanço do uso da tecnologia para organizar e controlar documentos em empresas com redes locais ou virtuais, muitos negócios ainda utilizam – ou são obrigados por lei a usar – um processo de gestão de arquivos e documentos físicos em seu escritório.
Seja qual for o caso, a verdade é que esse controle acaba sendo algo importante de ser feito e bem feito, pois a perda ou dano desses documentos podem gerar consequências graves e a simples demora em encontrá-los gera um aumento de custos muitas vezes nem contabilizados.
Pensando nesse tipo de situação que criamos a planilha de controle de documentos. Ela foi desenvolvida em parceria com gestores que possuem o desafio de fazerem a gestão de arquivos e documentos e ainda não encontraram a ferramenta ideal para lhes ajudar. Abaixo, vou demonstrar um pouco do funcionamento dessa planilha.
1) Configurações de Categorias, Tipos e Locais
Antes de começar o controle de documentos em si, você deverá configurar na planilha as possíveis categorias e tipos de documentos, os locais de arquivamento possíveis e também os digitadores/criadores dos documentos quando aplicável.
2) Cadastro de Documentos
Em seguida, você deverá cadastrar todos os documentos que precisa fazer a gestão. Nesse cadastro, devem conter o nome do documento e todos os dados das configurações iniciais.
3) Controle de Retiradas e Devoluções
Uma parte importante da gestão de documentos é saber quem retirou os documentos do arquivo e quais arquivos foram devolvidos corretamente para o seu local de arquivamento. Por isso, a planilha possui um controle específico de retiradas e devoluções com prazo.
4) Relatórios e Dashboards
Por fim, a planilha gera uma série de relatórios e dashboards sobre o perfil dos empréstimos e a quantidade dos documentos geridos.
Se essa planilha lhe interessou, não deixe de baixar a versão demonstrativa gratuita da mesma na página do produto: planilha de controle de documentos
