O que veremos nesse artigo?
- Definição de Matriz GUT
- Conceitos essenciais sobre Matriz GUT
- Como montar a Matriz GUT
- Exemplo de Aplicação Prática de uma Matriz GUT
- 10 Motivos para usar a Matriz GUT
- Mais aplicações da Matriz GUT
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Definição de Matriz GUT
O que é: A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).
Por quê fazer e o que usar: Com uma matriz GUT você pode ter auxílio em estratégias, planejamento estratégico ou mesmo na aplicação em conjunto com ferramentas como a análise SWOT, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa ou Ciclo PDCA. Nós indicamos o uso de uma planilha de Priorização de Problemas (Matriz GUT), pois dessa forma você consegue ter seus resultados automatizados.
Conceitos Essenciais da Matriz GUT
Não existe muito mistério quando o assunto é a matriz GUT. Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos de classificação de problemas. Vamos ver cada um deles:
Gravidade
É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um problema grave pode ocasionar a falência da sua empresa, na perda de clientes importantes ou mesmo em danificação da imagem pública da organização. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:
- sem gravidade
- pouco grave
- grave
- muito grave
- extremamente grave
Urgência
É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:
- pode esperar
- pouco urgente
- urgente, merece atenção no curto prazo
- muito urgente
- necessidade de ação imediata
Tendência
É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo.
- não irá mudar
- irá piorar a longo prazo
- irá piorar a médio prazo
- irá piorar a curto prazo
- irá piorar rapidamente
Como montar a Matriz GUT
Agora que já entendemos o conceito dos atributos de classificação da matriz GUT, podemos ver o passo a passo para montar a sua. Esse é um exercício de entendimento de quais são os seus principais problemas e, por isso, precisamos estabelecer um passo a passo para que esse processo seja organizado e te dê os resultados que você espera:
Passo 1 – Liste seus problemas
Passo 2 – Classifique seus problemas para cada uma das 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência)
Passo 3 – Faça o ranking dos seus principais problemas (multiplicando as 3 notas)
Passo 4 – Analise onde estão seus pontos fracos (ranking principais problemas)
Passo 5 – Elabore planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir os problemas
Exemplo de Aplicação Prática de uma Matriz GUT
Vamos ver um exemplo prático de utilização da Matriz GUT seguindo o nosso passo a passo. Supondo que nossa empresa trabalhe com produção de peças de informática:
Passo 1 – Alguns dos problemas que enfrentamos é a dificuldade de entregar pedidos para nossos clientes. Além disso, por estarmos enfrentando uma situação financeira difícil, não pagamos nossos fornecedores. Em relação às práticas internas, foram identificados problemas com a atualização do sistema, uso do ponto eletrônico e processo de produção falho. Para finalizar, alguns equipamentos estão sucateados, por não sofrerem manutenção e a compra de material para o estoque nem sempre é feita da maneira correta.
Agora que demos a situação problema, basta listar cada um dos itens em uma planilha, conforme exemplo abaixo da nossa planilha de priorização de problemas (matriz GUT) 3.0:
Passo 2 – Com os problemas listados, classifique cada um deles de 1 a 5 para cada um dos atributos. No nosso exemplo, o problema melhoria no processo de produção recebeu nota 5 para os 3 itens. Assim, ele foi considerado um problema extremamente grave, que precisa ser resolvido imediatamente e tem uma tendência grande de piora.
Passo 3 – Por ele ter recebido nota 5 para cada um dos problemas, ao multiplicar 5 x 5 x 5, temos que a pontuação dele é de 125
Passo 4 – Fazendo esse mesmo processo para todos os problemas e ordenando eles em ordem decrescente, temos um ranking dos piores problemas que a empresa enfrenta, conforme imagem abaixo:
Passo 5 – Agora que você já sabe o que é essencial pode pensar em planos de ação com prazos e responsáveis. Sendo assim, poderíamos definir que para o problema 1 organizaríamos 3 planos de ação:
- Revisar mapeamento de processo e otimizar uso das máquinas atuais – Prazo: 7 dias – Responsável: Maria (Área de Processos)
- Treinamento de uso das máquinas e equipamentos – Prazo: 30 dias – Responsável: Joana (Área de Recursos Humanos)
- Comprar novas máquinas e equipamentos – Prazo: 90 dias – Responsável: Jonas (Área de Compras)
Assim conseguimos identificar os problemas, fazer a classificação deles e definir prioridades com ações tangíveis para resolver.
10 Motivos para Usar a Matriz GUT
- A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica
- Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos na sua empresa
- Ferramenta de apoio para o planejamento estratégico
- Implementação simples
- Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor
- Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT
- Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva
- Foco na diminuição de problemas mais sérios
- Também pode ser aplicada à sua realidade pessoal
- É uma ferramenta que pode ser aliada à outras como o diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa)
Se você ficou interessado nessa ferramenta estratégica precisa conhecer a nossa planilha de priorização de problemas (Matriz GUT).
Mais Aplicações da Matriz GUT:
1. Defina prioridades do plano estratégico com a Matriz GUT
2. Gaste menos tempo em reuniões com a Matriz GUT
3. Usando a Matriz GUT para melhorar o marketing digital
