Administre Melhor o seu Tempo

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O que é: Administrar, ou gerenciar, o tempo do seu negócio é utilizá-lo da melhor forma possível. Possibilitando a máxima eficácia, consequentemente o melhor retorno para este investimento de tempo. 

Por que fazer: Tempo é dinheiro, tempo é produtividade. Se sua empresa pretende alcançar seus objetivos, ele não pode ser desperdiçado, pois gastá-lo de forma irresponsável é queimar uma verba que jamais será recuperada. Por isso, administrá-lo é uma das atitudes mais importantes que você pode tomar.

Justamente por não ser renovável o tempo é a matéria prima mais valiosa que possuímos. Qualquer coisa que quisermos, ou tivermos de, fazer demandará seu consumo.

Independente da meta que tentarmos atingir, algum tempo será despendido para alcançá-la. Qualquer quantia a ser produzida exigirá determinada quantidade dele, especialmente ao buscar produzi-la com um padrão de qualidade elevado.

Administração de tempo: uma gestão necessária

Devido à sua natureza transitória, a não renovável, é um recurso especialmente difícil de controlar, pois entre todas as tarefas do dia-a-dia sempre parece insuficiente. Pior ainda, o acúmulo caótico de tarefas distribuídas de forma desordenada parece torná-lo cada vez mais escasso.

Desta forma, a rotina da empresa vira uma luta contra o tempo, com todos sempre preocupados com os prazos de entrega, jamais concluindo tudo que foi proposto. Este caos gera a percepção errada de que temos menos tempo do que precisamos, quando o real problema é a forma como o utilizamos.

Mas afinal, como analisar este desperdício de tempo?

A avaliação do uso do tempo inicia com a identificação de como aplicamos nosso tempo, o que, neste uso, não corresponde ao que desejamos e em quais pontos precisamos modificar nossa utilização do tempo. Nosso diagnóstico passa por vários deles, a começar pelos objetivos da empresa.

Objetivos

Devem ser claros para toda equipe, muito desperdício de tempo é gerado pois decisões são tomadas sem que se saiba exatamente quais as metas da organização. Os objetivos devem estar bem estabelecidos, tanto a longo quanto a curto prazo, precisam ser conhecidos por todos e revistos sempre que necessário. Mas para que sejam atingidos é necessário que se estabeleçam prioridades.

Prioridades

O que deve ser feito antes, e por quê. Realizar uma tarefa de cada vez, de maneira racional, e sem desvios constantes é a melhor forma de evitar a perda de tempo. Tanto as metas quanto as prioridades precisam de planejamento e devem estar em constante análise, buscando melhor desempenho e controle do tempo além de diminuição de sobrecargas e urgências.

Planejamento

A administração de tempo da empresa passa pela pessoa que faz sua gestão. Seus horários e a organização de seus arquivos, também afetam todos que dependem deles. É necessário que cada atividade tenha um lugar definido em seu dia, assim como é essencial algum período guardado para imprevistos.

Além destas questões, diversos fatores afetam o consumo desse precioso recurso, como as interrupções,a procrastinação, e a  pressão por resultados, que embora possa parecer produtiva, em geral trabalha apenas para reduzir o desempenho da equipe.

Toda e qualquer atividade diária (ou semanal, mensal, etc.) consome tempo. Realizar uma análise dos fatores que prejudicam este consumo é o primeiro passo para melhorar sua utilização. Apenas assim poderão ser tomadas atitudes para eliminar o gasto desnecessário e aperfeiçoar o uso que fazemos dele.

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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