Benchmarking: O Que É e Como Fazer

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benchmarking o que e como fazer

Benchmarking é uma metodologia utilizada para comparar os processos e as métricas de desempenho de um negócio com as melhores práticas do mercado ou de outras empresas, descobrindo assim, oportunidades de melhorias.

Índice do artigo:
O que é Benchmarking?
História do Benchmarking
Processo de Benchmark
Custos do Benchmarking
Tipos de Benchmarking
Ferramentas de Benchmark

O que é Benchmarking?

No processo de benchmarking de melhores práticas, o gerenciamento identifica as empresas com melhor performance de sua indústria (ou em outra indústria onde existem processos semelhantes) e compara os resultados e os processos das empresas-modelo com os próprios resultados e processos. Desta forma, eles aprendem o quão bem os objetivos são executados e, mais importante, os processos de negócios que explicam por que essas empresas são bem-sucedidas.

O benchmarking é usado para medir o desempenho usando um indicador específico como, por exemplo, custo por unidade de medida, produtividade por unidade de medida, tempo de ciclo de x por unidade de medida ou defeitos por unidade de medida, resultando em uma métrica de desempenho que é então comparada com outras. Apesar de ser muito comum em áreas de qualidade, o benchmark também pode ser usado pelas áreas de marketing, financeira, recursos humanos e até mesmo estratégia.

Também referido como benchmark de melhores práticas ou benchmarking de processos, a metodologia também é usada em gerenciamento, o que mostra particularmente o gerenciamento estratégico em que as organizações avaliam vários aspectos de seus processos em relação aos processos das melhores práticas das empresas, geralmente dentro de um ponto grupo definido para fins de comparação.

Isso permite que as organizações desenvolvam planos de ação para melhorar ou adaptar as melhores práticas específicas, geralmente com o objetivo de aumentar o seu próprio desempenho no curto, médio ou longo prazo. O benchmark pode ser um evento único, mas geralmente é tratado como um processo contínuo em que as organizações buscam constantemente melhorar suas práticas.

História do Benchmarking

O termo “bench mark” ou benchmark se origina nas marcas horizontais cinzas que os topógrafos fabricavam em estruturas de pedra, nas quais um ângulo de ferro poderia ser colocado para formar um “banco” para uma haste de nivelamento, garantindo assim que esta haste pudesse ser reposicionada com precisão no mesmo lugar no futuro.

Essas marcas geralmente foram indicadas com uma seta cinza abaixo da linha horizontal. O benchmark é mais usado para medir o desempenho usando um indicador específico resultando em uma métrica de desempenho que é então comparada a outras. Em 1994, foi publicado um dos primeiros jornais técnicos denominados “Benchmarking: An International Journal“.

Em 2008, uma pesquisa abrangente sobre benchmarking foi encomendada pela Global Benchmarking Network, uma rede de centros de benchmarking que representa 22 países.

As Demonstrações de Missão e Visão e as Pesquisas de Clientes são as mais utilizadas formas de benchmark (por 77% das organizações) dentre 20 ferramentas de melhoria existentes, seguidas da Análise SWOT (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) (72%) e Benchmarking Informais (68%). O benchmarking de desempenho foi utilizado em 49% e o Benchmarking de melhores práticas em 39%.

As ferramentas que provavelmente aumentarão em popularidade ao longo dos próximos três anos são Performance Benchmarking, Benchmarking informal, SWOT e Benchmarking de Melhores Práticas. Mais de 60% das organizações que atualmente não estão usando essas ferramentas indicaram que provavelmente as usarão novamente nos próximos três anos.

Benchmarking

Processo de Benchmark

Não existe um processo de benchmark único que tenha sido adotado universalmente. O grande apelo e aceitação do benchmark levou ao surgimento de metodologias de avaliação comparativa. Um livro seminal é o Benchmarking de Boxwell para vantagem competitiva (1994). O primeiro livro sobre benchmark, escrito e publicado pela Kaiser Associates, é um guia prático e oferece uma abordagem de sete etapas. Robert Camp (que escreveu um dos primeiros livros sobre benchmarking em 1989) desenvolveu uma abordagem em 12 estágios para o benchmarking.

A metodologia de 12 estágios consiste em:

  1. Selecione o assunto
  2. Definir o processo
  3. Identificar potenciais parceiros
  4. Identificar fontes de dados
  5. Coletar dados e selecionar parceiros
  6. Determine a lacuna
  7. Estabelecer diferenças de processo
  8. Alvejar o desempenho futuro
  9. Comunicar
  10. Ajustar o objetivo
  11. Implemento
  12. Revise e Ajuste

O seguinte é um exemplo de uma metodologia de benchmark típica:

  1. Identificar áreas problemáticas: uma vez que o benchmarking pode ser aplicado a qualquer processo ou função do negócio, pode ser necessária uma série de técnicas de pesquisa. Eles incluem conversas informais com clientes, funcionários ou fornecedores; técnicas de pesquisa exploratória, como grupos focais; ou pesquisa de marketing em profundidade, pesquisas quantitativas, pesquisas, questionários, análise de reengenharia, mapeamento de processos, relatórios de variação de controle de qualidade, análise de taxas financeiras ou simplesmente revisando os tempos de ciclo ou outros indicadores de desempenho. Antes de embarcar em comparação com outras organizações, é essencial conhecer a função e os processos da organização; o desempenho do revestimento base fornece um ponto contra o qual o esforço de melhoria pode ser medido.
  2. Identificar outras indústrias que tenham processos semelhantes: por exemplo, se alguém estivesse interessado em melhorar a mão-de-obra no tratamento do vício, identificar-se-ia outros campos que também possuem desafios de mão-de-obra. Estes poderiam incluir controle de tráfego aéreo, troca de telefone celular entre torres, transferência de pacientes da cirurgia para salas de recuperação.
  3. Identifique as organizações líderes nessas áreas: procure o melhor em qualquer setor e em qualquer país. Consulte clientes, fornecedores, analistas financeiros, associações comerciais e revistas para determinar quais empresas são dignas de estudo.
  4. Contrate Empresas de pesquisa para medidas e práticas: as empresas visam processos de negócios específicos usando levantamentos detalhados de medidas e práticas usadas para identificar alternativas de processos de negócios e empresas líderes. As pesquisas são geralmente mascaradas para proteger dados confidenciais por associações e consultores neutros.
  5. Visite as empresas de “melhores práticas” para identificar práticas de ponta: as empresas geralmente concordam em trocar informações mutuamente benéficas para todas as partes em um grupo de benchmarking e compartilhar os resultados dentro do grupo.
  6. Implementar práticas empresariais novas e melhoradas: adote as práticas de liderança e desenvolva planos de implementação que incluam identificação de oportunidades específicas, financiando o projeto e vendendo as idéias para a organização com o objetivo de obter o valor demonstrado do processo.

Custos do Benchmarking

Os três principais tipos de custos no benchmarking são:

  1. Custos de visita – Isso inclui quartos de hotel, custos de viagem, refeições, um presente simbólico e perda de tempo de trabalho.
  2. Custos de tempo – Os membros da equipe de benchmarking irão investir tempo na pesquisa de problemas, encontrando empresas excepcionais para estudar, visitar e implementar. Isso os afastará de suas tarefas regulares por parte de cada dia, de modo que a equipe adicional pode ser necessária.
  3. Custos do banco de dados de benchmarking – Organizações que institucionalizam o benchmarking em seus procedimentos diários acham útil criar e manter um banco de dados de melhores práticas e as empresas associadas a cada melhor prática agora.
    O custo do benchmarking pode ser substancialmente reduzido através da utilização de muitos recursos de internet que surgiram nos últimos anos. Estes visam capturar benchmarks e melhores práticas de organizações, setores de negócios e países para tornar o processo de benchmarking muito mais rápido e mais barato.

Tipos de Benchmarking

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O benchmarking pode ser interno (comparando o desempenho entre diferentes grupos ou equipes dentro de uma organização) ou externo (comparando desempenho com empresas em uma indústria específica ou entre indústrias). Nessas categorias mais amplas, existem três tipos específicos de benchmarking: 1) Análise comparativa do processo, 2) benchmark de desempenho e 3) benchmark estratégico. Estes podem ser detalhados da seguinte forma:

  1. Análise de processo – a empresa iniciadora concentra sua observação e pesquisa de processos de negócios com o objetivo de identificar e observar as melhores práticas de uma ou mais firmas de benchmark. A análise da atividade será necessária onde o objetivo é comparar os custos e a eficiência; cada vez mais aplicado aos processos de back-office onde a terceirização pode ser uma consideração. O benchmarking é apropriado em quase todos os casos em que o processo de redesenho ou melhoria deve ser realizado desde que o custo do estudo não exceda o benefício esperado.
  2. Benchmarking financeiro – realizando uma análise financeira e comparando os resultados em um esforço para avaliar sua competitividade e produtividade globais.
  3. Benchmarking de uma perspectiva de investidor – estendendo o universo de benchmarking para comparar também com empresas de pares que podem ser consideradas oportunidades de investimento alternativas na perspectiva de um investidor.
  4. Benchmarking no setor público – funciona como uma ferramenta de melhoria e inovação na administração pública, onde as organizações do Estado investem esforços e recursos para alcançar a qualidade, eficiência e eficácia dos serviços que prestam.
  5. Comparação de desempenho – permite que a empresa iniciadora avalie sua posição competitiva comparando produtos e serviços com as empresas alvo.
  6. Comparação do produto – o processo de criação de novos produtos ou atualizações para os atuais. Esse processo às vezes pode envolver uma engenharia reversa que separa os produtos concorrentes para encontrar pontos fortes e fracos.
  7. Avaliação comparativa estratégica – envolve a observação de como outros competem. Esse tipo geralmente não é específico da indústria, o que significa que é melhor olhar para outras indústrias.
  8. Avaliação comparativa funcional – uma empresa irá focar seu benchmark em uma única função para melhorar a operação dessa função particular. Funções complexas, tais como recursos humanos, finanças e contabilidade e tecnologia da informação e da comunicação, provavelmente não serão comparáveis ​​diretamente em termos de custo e eficiência e podem ser desagregadas em processos para fazer uma comparação válida.
  9. O melhor benchmarking na melhor categoria – envolve estudar o concorrente líder ou a empresa que desempenha melhor uma função específica. O benchmark operacional abrange tudo, desde pessoal e produtividade até fluxo de escritório e análise de procedimentos realizados.
  10. Avaliação comparativa de energia – processo de coleta, análise e relacionamento de dados de desempenho energético de atividades comparáveis ​​com o objetivo de avaliar e comparar o desempenho entre ou dentro de entidades. As entidades podem incluir processos, edifícios ou empresas. Pode ser interno entre entidades dentro de uma única organização, ou – sujeito a restrições de confidencialidade – externo entre entidades concorrentes.
Benchmarking
O Benchmark possui algumas diferenças em relação a Pesquisa de Concorrência

Ferramentas de Benchmark

O software de benchmarking pode ser usado para organizar quantidades grandes e complexas de informações. Os pacotes de software podem ampliar o conceito de benchmark e análise competitiva, permitindo que os indivíduos lidem com quantidades ou estratégias tão grandes e complexas. Tais ferramentas suportam diferentes tipos de benchmark e podem reduzir significativamente os custos acima.

A tecnologia emergente de motores de benchmark automatiza o estágio de passar dos dados para informações comparativas notáveis, às vezes até expressando os insights em frases em inglês.

Conheça a nossa Planilha de Benchmarking para ajuda você nesta tarefa tão importante.

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