Ciclo PDCA, o que é? Melhore processos em 4 passos

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Ciclo PDCA

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Aplicações do Ciclo PDCA:
1. Usando o ciclo PDCA para empreender
2. Usando o ciclo PDCA para melhorar a gestão financeira
3. Usando o ciclo PDCA para melhorar o atendimento
4. Como usamos o ciclo PDCA para vender mais
5. Usando o ciclo PDCA para melhorar o controle de estoque

Neste artigo

O que é Ciclo PDCA
Metodologia PDCA
Etapas do Ciclo PDCA:
1. Plan – Planejar
2. Do – Executar
3. Check – Checar
4. Act – Agir

O Que é Ciclo PDCA?

Uma metodologia que preza pela cultura de melhoria contínua na empresa. É um tipo de método interativo de gestão, utilizado tanto para o controle, quanto para a constante melhoria de produtos, serviços e processos em geral.

Por que utilizar? Quem deseja melhorar a gestão de sua empresa de forma continuada precisa conhecer, o quanto antes, a metodologia PDCA — Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir). Composta de quatro etapas, ela possibilita desenvolver melhorias constantes em sua empresa.

Ciclo PDCA

Como fazer? A aplicação prática dessa metodologia pode ser feita em qualquer empresa com o uso de uma planilha de Ciclo PDCA. Abaixo veremos os 4 passos e como deve ser essa aplicação.

Metodologia PDCA

Antes de mergulhar no ciclo PDCA, é necessário escolher um dos processos fundamentais da empresa. Qualquer um: processo de vendas, de produção de algum produto, de entrega de um serviço, fechamento financeiro, enfim, fica a critério do usuário escolher o que precisa de maior atenção inicialmente.

Ciclo PDCA e suas 4 etapas

Não se preocupe em ser meticuloso na escolha, pois a ideia da metodologia PDCA é estar incluída na cultura da empresa para sempre. Ou seja, no fim das contas, todos os processos acabarão sendo contemplados no fim das contas.

Todo processo possui gargalos e é sobre eles que o ciclo atua. Qual é o gargalo que você acredita que mais esteja emperrando o processo escolhido? Utilize indicadores para mensurar as perdas de cada etapa do processo. A mensuração pode ser feita de algumas formas:

a) Perda na conversão

É muito comum analisar a eficiência de um processo de negociação e vendas, por exemplo, pela conversão entre as etapas. Um contato, ou lead, como algumas empresas gostam de chamar, passa por várias etapas até fechar um contrato. Onde está a maior perda? Um processo de vendas pode consistir em Telefonema > Reunião > Proposta > Contrato. Se a maioria dos leads desiste na etapa Proposta, é provável que ela possua mais gargalos relevantes.

b) Perda de tempo

Alguns processos não possuem conversão entre etapas, como o fechamento contábil. No entanto são processos que precisam cumprir um prazo dentro do cronograma mensal ou anual das empresas. Nesse tipo de atividade, você pode identificar os gargalos a partir de quanto dura cada etapa. É muito comum perceber, por exemplo, que a equipe financeira perde muito tempo identificando contas de outras áreas na hora de fazer a conciliação bancária. Nesse caso, o ciclo PDCA pode perfeitamente atuar sobre a comunicação entre as áreas como gargalo.

c) Perda via desperdícios

Em processos ligados a produção de produtos, a eficiência costuma ser medida através dos desperdícios gerados em cada etapa. Mensurar as etapas que geram mais perdas nesse sentido e atuar sobre os gargalos que levam a isso é outra hipótese de uso do ciclo PDCA.

Etapas do Ciclo PDCA

Após passar por essa fase preliminar, entramos no ciclo, de fato. Ele é composto, então, de quatro etapas. São elas:

1. Planejamento – do inglês “Plan”

O primeiro passo do ciclo PDCA consiste no estabelecimento de planos para eliminar os gargalos que estão sendo combatidos, conforme o que se espera atingir em termos de metas para a organização e para o processo em questão.

Quando se estipula expectativas já num momento inicial do processo de gestão, a coerência, a continuidade e a precisão da execução do conjunto de elementos são, por si só, objetivos. É interessante começar de maneira pequena e controlada, a fim de fazer testes para verificação dos efeitos.

Você pode definir nessa etapa mudanças na forma como as coisas são feitas, envolvimento de mais ou menos pessoas e o uso de ferramentas acessórias. O importante é pensar nos pequenos testes que podem ser feitos a partir dessas resoluções antes de mirar grandes mudanças na empresa como um todo.

2. Execução – do inglês “Do”

Esta é, de fato, a fase que engloba mais “mão na massa” da metodologia PDCA. Na qual se deve executar todos – e cada um dos – planos definidos na primeira etapa. A coleta de dados deve ser feita também nessa etapa – embora essas informações sejam apenas utilizadas nas etapas posteriores.

3. Verificação – do inglês “Check”

É chegado o momento de estudar e analisar profundamente os dados coletados na fase Do. A partir disso, se pode fazer uma comparação bastante apurada sobre o que foi obtido e o que era esperado, na fase Plan. As diferenças precisarão ser levadas em conta – se positivas ou negativas,  a fim de analisar todo o processo, de modo crítico.

4. Ação – do inglês “Act”

Na última etapa do método PDCA serão tomadas todas as medidas cabíveis para corrigir a rota e possíveis distorções que tenham desviado os resultados obtidos dos esperados, determinando causas.

Caso não haja nada a ser aperfeiçoado, a metodologia pode ser um pouco mais detalhada, a fim de por em prática possíveis melhorias, no momento de repetição de uma das fases.

Normalmente na etapa Act existem dois resultados possíveis. O primeiro é aceitar que o ciclo funcionou em termos de amenizar os gargalos. Dessa forma, as mudanças propostas devem ser implementadas e enraizadas na cultura da empresa. O ciclo deve ser feito novamente contemplando outros processos ou gargalos.

O segundo resultado possível é perceber que os planos propostos não resolveram os gargalos contemplados, provavelmente por erros de diagnóstico. Nesse caso, o ciclo deve ser repetido tendo como foco o mesmo processo ou gargalo. A não ser que a equipe responsável acredite que o processo já está maduro o suficiente.

Achou interessante essa abordagem de gestão? Então aproveite que desenvolvemos uma planilha do ciclo PDCA para otimizar todo o processo de aperfeiçoamento da empresa. Fundamental para as rotinas empresariais, esse produto vai ao encontro de suas expectativas, facilitando as atividades profissionais de todos os colaboradores envolvidos em processos de qualidade.

Com a planilha PDCA você consegue, de modo muito intuitivo, identificar causas de problemas de gestão, além de elaborar planos de ação efetivos e controlar os mesmos.

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