Comunicação interna: importante, mas pouco falada dentro das empresas

A comunicação interna é muito importante, mas pouco abordada dentro das empresas.

Ela tem o objetivo de transmitir informações sobre a organização para os colaboradores, por meio de canais como TV corporativa, redes sociais, quadro de avisos, e-mail e outros.

Sem ela, a empresa pode ter sérios problemas como desmotivação de colaboradores, erro em processos e as famosas “fofocas”.

Se você quer saber como melhorar a comunicação interna da sua organização, confira este artigo!

Quem não se comunica, se trumbica

Essa é uma frase famosa do grande apresentador Chacrinha, e faz bastante sentido quando falamos de comunicação interna, pois uma empresa que transmite mensagens claras para os seus colaboradores aumenta o engajamento deles e consequentemente aumenta a produtividade.

E as principais vantagens de uma comunicação interna bem estruturada, são:

• Time alinhado: uma equipe unida permite que as pessoas compartilhem da mesma visão e trabalhem unidos para atingir as metas.
• Processos eficientes: uma equipe alinhada com os procedimentos e outras áreas da empresa, faz com que os processos se tornem mais eficientes e úteis.
• Clima organizacional: o colaborador entende sua importância na empresa e isso faz com que ele se sinta mais valorizado, tornando-se um defensor da organização.
• Integração de novos colaboradores: eles são direcionados por meio de treinamentos que facilitam sua integração aos processos e com a equipe.

Defina meios de comunicação

A organização precisa definir os canais de comunicação que se ajustam melhor ao seu objetivo final que é transmitir uma mensagem clara, objetiva e de fácil entendimento.

Um dos meios de comunicação que uma empresa pode utilizar:

• Mural

O mural, também conhecido como quadro de avisos, costuma ser comum nas empresas, e é importante que seja colocado em um local de grande circulação e também em locais da empresa que não tem acesso à internet.

O quadro de avisos precisa passar chamar atenção com mensagens simples e direto ao ponto.

• Reunião

Uma reunião objetiva com o propósito de levar a informação certa para os colaboradores pode ser um sucesso se ela tem uma pauta e não se estende para além de uma hora de duração.

• E-mail

O e-mail também é uma excelente ferramenta de comunicação, pois é objetivo e tem o destino para as pessoas certas, mas é preciso ficar atento com caixas de entrada “lotadas” e mensagens importantes que se tornaram “SPAM”.

• Intranet

A intranet é uma rede de computadores restrita à uma empresa.

E o colaborador tem um login e senha para acessar essa rede. E dentro dela existem canais de comunicação como chat, que pode facilitar a troca de informações.

• Whatsapp

O famoso Whatsapp também é muito usado pelas empresas. Nele é possível criar grupos de conversas para troca de informações.

• Processos internos

Os processos internos podem ser representados por fluxogramas e/ou também por meio de instruções de trabalho, que descrevem passo a passo como é feito o processo de compras, por exemplo.

É importante salientar que as empresas não precisam ficar restritas somente a um meio de comunicação, e sim, podem usar vários canais ao mesmo tempo, tudo com o objetivo de facilitar a troca de informações.

Capacitação de líderes que vão transmitir as mensagens

É importante que os líderes sejam capacitados para transmitir informações para os funcionários afinal cada pessoa interpreta a informação de um jeito.

E liderar pessoas diferentes é sempre um desafio. Mas é um objetivo importante dentro da empresa, para conseguir melhorar o relacionamento com os colaboradores.

Afinal, a satisfação do empregado é capaz de impactar diretamente na produtividade e sucesso da organização.

Para melhorar o relacionamento com o liderado, o líder pode aplicar as dicas:

• Seja disponível: todo colaborador quer se sentir apoiado, então deixe a hierarquia de lado e esteja sempre disponível para escutar o seu liderado.
• Incentive a união das diferenças: sua equipe tem liderados com formações e histórias distintas. Então procure descobrir o que cada um tem de melhor para promover um trabalho em equipe motivador e produtivo.
• Reconheça e valorize os colaboradores: as pessoas gostam do reconhecimento pelo trabalho, então elogie e reconheça quando necessário.

Comunicação interna com 5W2H

O 5W2H é um método que cria um plano de ação simples e eficaz que poderá auxiliar na implantação da comunicação interna dentro de uma empresa

Para utilizarmos o método devemos fazer uso das seguintes perguntas:

• WHAT: o que será comunicado (Treinamento de implantação do procedimento de compras).
• WHY: por que isso deve ser comunicado (Para os colaboradores estarem cientes de que a empresa vai ministrar treinamento para implantação do procedimento de compras).
• WHERE: onde será comunicado – local (Intranet, reunião, e-mail ou outro canal que a empresa considere mais importante)
• WHEN: quando será comunicado – tempo (Datas e horários do treinamento)
• WHO: por quem será comunicado (Quem será o responsável por ministrar o treinamento).
• HOW: como será comunicado (Por meio de treinamento dos colaboradores).
• HOW MUCH: quanto custará comunicar (Tempo dos colaboradores, o que a empresa vai ganhar com um procedimento de compras em funcionamento, e outros).

A comunicação interna é a chave para alinhar colaboradores, líderes e alta direção, pois é por meio dela que todos ficam informados sobre os objetivos que precisam ser alcançados pela empresa.