Contabilidade digital quais seus benefícios

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Contabilidade digital quais seus benefícios
Planilhas Prontas em Excel

Você já sabe sobre a importância da Contabilidade para sua empresa. O controle das suas movimentações patrimoniais é essencial para entender e utilizar os indicadores financeiros do seu negócio. Além disso, esse controle facilita o cumprimento das obrigações fiscais.

Você talvez não tenha percebido os benefícios que a tecnologia pode trazer para a contabilidade da sua empresa. Você já ouviu falar sobre Contabilidade Digital?

O que é Contabilidade Digital?

Se for a primeira vez que você se depara com essa possibilidade, precisa compreender que as tarefas contábeis podem ser executadas pela internet. A internet é o meio pelo qual você e a empresa que faz sua contabilidade vão se comunicar.

A contabilidade digital surgiu como um projeto do Governo Federal para modernizar a Administração Tributária e Aduaneira (PMATA), em 2003. A partir disso, em 2009, foi lançado pela Receita Federal o Sistema de Escrituração Digital (Sped) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Finalmente, em 2015, foi lançado o e-social, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Portanto, a contabilidade digital não exclui a importância das rotinas contábeis, tampouco, elimina o papel do contador. Pelo contrário, a contabilidade digital, ao utilizar a internet como meio, valoriza o profissional da contabilidade.

Os principais benefícios da contabilidade digital são

  1. Fluxo de caixa em tempo real
  2. Redução de custos
  3. Automação e escalabilidade
  4. Segurança e agilidade
  5. Consultoria contábil   

A contabilidade digital possibilita a geração, fluxo e interpretação de dados financeiros e contábeis em formato eletrônico. Por isso, seus benefícios estão relacionados com:

  • Aumento da precisão das tarefas
  • Redução de custos
  • Automatização e análise inteligente dos dados

Fluxo de caixa em tempo real

A principal funcionalidade de um sistema de contabilidade digital é o acesso remoto às informações de sua empresa. Você pode acompanhar seus resultados de qualquer lugar, a qualquer momento.

Assim, você pode analisar seu fluxo de caixa e tomar decisões rápidas e assertivas sobre investimentos, pagamentos, etc. A vantagem de fazer este acompanhamento online é o aprimoramento da relação que você tem com as finanças da sua empresa.

Você terá o controle de todas as entradas e saídas do seu caixa sempre que desejar: no final do dia, no final da semana ou, até mesmo, durante o funcionamento da sua empresa. Isso possibilita que você analise as projeções financeiras do seu negócio com mais clareza e segurança.

Com o fluxo de caixa em tempo real, fica mais fácil decidir sobre o futuro financeiro da sua empresa. Se você tiver esse controle à distância, pode estar em alguma reunião fora da empresa (ou distante do seu contador) e acessar as informações do seu caixa. Tudo pelo computador, em qualquer lugar e a qualquer momento!  

Redução de custos

A contabilidade digital acompanha a tendência do mercado de reduzir a emissão, manejo e arquivamento de documentos em papéis. Pense, por exemplo, nas Notas Fiscais Eletrônicas e na facilidade de um empresário realizar cadastro como MEI.

A retirada das limitações físicas e geográficas viabiliza a seleção dos melhores parceiros para seu negócio. É possível selecionar as melhores plataformas para gestão da sua empresa, os melhores serviços de contabilidade, os melhores fornecedores e, claro, atingir os melhore clientes.

A ampliação da sua rede de contatos permite que você selecione os serviços por custo-benefício e por sua eficiência. Por isso, a contabilidade digital reduz os custos operacionais do seu negócio com:

  • Menor emissão, manuseio e arquivamento de papéis.
  • Agilidade na geração, transmissão e análise de informações.
  • Rompimento de barreiras geográficas na sua rede de contatos.

Automação e escalabilidade

A internet trouxe inúmeras possibilidades de automação de processos para as empresas. Quando essa automação se soma ao rompimento das barreiras geográficas do seu negócio, você ganha em escalabilidade.

A contabilidade digital traz maior alcance para sua empresa, já que elimina as antigas dificuldades de transmissão de informações. A principal ferramenta da contabilidade digital e que traz maior automação e escalabilidade é a integração de sistemas.

Você consegue conectar as rotinas contábeis e financeiras da sua empresa com empresas parceiras em diversos pontos dos processos de gestão. A integração de sistemas oportunida pela contabilidade digital possibilita principalmente:

  • Troca de informações financeiras;
  • Recebimento e envio de declarações e contratos;
  • Geração, análise e envio de relatórios entre sistemas.

Com essa relação entre diferentes sistemas, você não precisa aplicar manualmente as informações de compra, estoque, venda fluxo de caixa e balancete. Os diferentes sistemas são integrados e as informações são sintetizadas e encaminhadas para os documentos certos.

Assim, sua empresa economiza tempo e seus colaboradores podem focar na análise e interpretação das informações. Percebeu que o resultado da contabilidade digital é um melhor aproveitamento das capacidades da internet e da sua equipe?

Afinal, os sistemas fazem as tarefas repetitivas e os profissionais mantêm-se focados nos resultados!

Segurança e agilidade

Quando você aderir às possibilidades da contabilidade digital, precisa prezar pela segurança das informações da sua empresa. É sempre importante avaliar as medidas de segurança tomadas pela empresa que você contratar para gerir os dados do seu negócio.

Nesse sentido, as melhores empresas de sistemas para contabilidade digital possibilitam o armazenamento de dados em nuvem. Esse modelo tem maior segurança, principalmente, quando conta com tecnologia SSL para criptografia das informações. Essa estratégia de segurança de dados é a mesma utilizada pelos bancos.

Além disso, o armazenamento de dados em nuvem apresenta maior praticidade para as empresas. Além de ter um alto nível de segurança, não exige instalações físicas ou softwares. Isso facilita o monitoramento pela empresa responsável e reduz os custos de aquisição e manutenção do sistema.

A contabilidade digital, ao ser praticado com sistemas em nuvem,

  • Traz maior segurança
  • É mais barata
  • Oferece praticidade
  • É acessível de qualquer lugar

Consultoria contábil

A contabilidade digital possibilita a integração dos sistemas contábeis. Com isso, o contador pode focar na análise de resultados e na consultoria.  

A internet possibilita que o trabalho do contador atue além de

  • Organizar documentação;
  • Acompanhar finanças e;
  • Pagar tributos.

Assim, o contador pode se posicionar como um consultor de negócios, com análises financeiras que auxiliem na tomada de decisão de seus clientes. Essa consultoria pode ser feita com entrega de relatórios personalizados, com sugestões de melhorias nos investimentos, com análises separadas por setores contábeis, etc.

Essa personalização do atendimento do contador só é possível a partir dos benefícios da integração contábil. Afinal, automação de algumas tarefas, a maior confiabilidade e praticidade das informações por meio da integração de sistemas possibilitam que o contador mantenha seu foco nas análises e interpretações do fluxo financeiro da empresa.

Artigo publicado por Caio Nogueira, CEO da UpSites, uma agencia de criação de sites e consultoria SEO.

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