Conheça os 5 grupos de processos da gestão de projetos

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grupos de processos da gestão de projetos

Por Andréia Lopes, colunista do Blog LUZ

Gestão de projetos é um tema bastante debatido atualmente e desperta o interesse de várias organizações e profissionais que buscam melhorar os resultados com eficiência. Um dos principais desafios é implementar a aplicação dos processos teóricos à realidade das organizações, num ambiente veloz e repleto de mudanças.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Lembrando que, considera-se projeto um plano com esforço direcionado, num período de tempo pré-definido e recursos limitados, que tem por objetivo entregar um produto, serviço ou processo.

Uma das principais dificuldades no processo de gerenciamento de projetos é ter clareza na definição dos objetivos, minimizar as mudanças no escopo e executar no tempo previsto com o orçamento disponível.

Vamos falar de forma objetiva e prática dos 5 processos básicos para o gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBOK, que são:

Os 5 grupos de processos da gestão de projetos

Iniciação

“A iniciação é o grupo de processos mais importante […]. A boa iniciação permite que você lide com muitos problemas posteriores”

Podemos chamar de certidão de nascimento do projeto. Nessa fase é concebido o propósito do projeto. A partir da iniciação é possível delimitar os objetivos e expectativas das partes interessadas.

O que contempla essa etapa:

  • Elaboração do termo de abertura do projeto
  • Identificação das partes interessadas

Planejamento

“O grupo de processos de planejamento inclui todos os processos usados no gerenciamento de projetos para criar um plano para gerenciar o projeto”

Fase do projeto em que são detalhados o escopo, cronograma, custos, aspectos de qualidade, identificação de riscos e principais diretrizes para a gestão do projeto como um todo.

O que contempla essa etapa:

  • Definição do escopo
  • Estruturação do cronograma
  • Planejamento dos custos
  • Identificação dos riscos
  • Análise das necessidades de aquisições
  • Estabelecer as premissas de gestão da qualidade
  • Levantamento dos recursos necessários
  • Elaboração do plano de gerenciamento do projeto

Execução

“O grupo de processos de execução transforma o plano teórico em algo concreto”

Momento de colocar o que foi planejado em prática. A etapa de execução exige o foco dos especialistas nas entregas do projeto para consecução das atividades e cumprimento das entregas com atenção no escopo planejado.

O que contempla essa etapa:

  • Gestão e desenvolvimento da equipe do projeto
  • Aquisição de recursos
  • Gerenciamento das etapas e atividades
  • Gerenciamento da qualidade
  • Gestão do conhecimento do projeto

Conheça os 5 grupos de processos da gestão de projetos

Monitoramento e Controle

“É o mecanismo de feedback que compara o desempenho do projeto durante o processo de execução com o plano do projeto”

O processo de monitoramento deve ser executado levando em consideração a observância do escopo do projeto, o trabalho da equipe, as entregas previstas, o cronograma e recursos previstos. Um dos maiores desafios da gestão de projetos é executar o escopo do projeto conforme o planejado.

O que contempla essa etapa:

  • Controle do escopo
  • Análise de riscos e ações de correção
  • Gestão da mudança
  • Controle de cronograma
  • Monitoramento das comunicações
  • Gestão dos recursos e aquisições

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Encerramento

“O encerramento do projeto é a finalização formal das entregas do projeto e sua transferência para terceiros, tais como clientes ou destinatários de produtos ou serviços, término das atividades da equipe do projeto e fechamento das lições aprendidas ou experiências conquistadas com o projeto”

Pouco se fala sobre o processo de encerramento dos projetos. É um momento que possibilita uma avaliação geral da execução do projeto e identificação de oportunidades de melhorias nos processos de gestão de projeto da organização. Compreende avaliar a relação planejado x executado x entregas.

O que contempla essa etapa:

  • Compilação das entregas previstas
  • Consolidação da documentação do projeto
  • Análise das lições aprendidas

Dica sobre gestão de projetos:

Para concluir…

Utilizar como guia os 5 processos no gerenciamento de projetos não é a fórmula perfeita que garantirá sucesso na execução de qualquer projeto. No entanto, cumprir essas etapas de forma sistemática e com método, possibilitará a prevenção dos riscos e a antecipação de problemas que podem impactar na qualidade e nas entregas previstas.

Nos próximos artigos abordaremos as principais atividades de cada grupo de processos que são:

  • Gerenciamento de integração
  • Gerenciamento do escopo
  • Gerenciamento do tempo
  • Gerenciamento de custos
  • Gerenciamento da qualidade
  • Gerenciamento de pessoas
  • Gerenciamento das comunicações
  • Gerenciamento de riscos
  • Gerenciamento de aquisições

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Andréia Lopes
Andréia Lopes, graduada em Administração com Especialização em Desenvolvimento de Seres Humanos, Análise de Inteligência de Negócios e Mestrado em Desenvolvimento Humano e Responsabilidade Social. Experiência em docência do Ensino Superior e ampla atuação na gestão de projetos em instituição de representação empresarial.

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