O que é e como Usar o Kanban Board na sua Empresa

O Kanban é um método de gestão de processos, criado na década de 60 pela empresa japonesa Toyota, que significa, literalmente “cartão”. Outro sinônimo utilizado é o termo “Gestão Visual”.

O Kanban foi primeiro aplicado aos processos de abastecimento e controle de estoque da grande montadora, mas que atualmente é utilizado em uma infinidade de aplicações que vão de controle de tarefas a gerenciamento de grandes projetos.

As Vantagens do Kanban

O uso do Kanban cresceu nas últimas décadas e assumiu diferentes formatos desde quadros físicos para pendurar na parede (sua aplicação original), passando softwares e até mesmo, como é no nosso caso, planilhas em excel. Esse crescimento é pautado nos benefícios que ele gera:

a) Ferramenta Visual: O Kanban, por ser um quadro, permite uma visualização muito rápida do que precisa ser feito e também facilita o alinhamento entre os membros da equipe.

b) Reduz Desperdícios: O benefício de comunicação gera invariavelmente a reduz do desperdício e retrabalho, pois todas as atividades estão sempre visíveis para todos interessados.

c) Melhoria na Priorização: Ao estar constantemente sendo manipulado e, por consequência, revisado, o board de Kanban garante uma permanente priorização das atividades que devem ser realizadas.

Aplicação Moderna do Board de Kanban

Embora o uso do Kanban tenha começado em fábricas, hoje em dia ele é mais comumente associado aos métodos de desenvolvimento ágil de softwares. Dentro diferentes métodos, o maior parceiro é o SCRUM. Sem nos aprofundar nesse outro grande tópico, é só preciso entender que o SCRUM tem como premissa a organização semanal do desenvolvimento através dos SPRINTS de desenvolvimento. Tipicamente em software, você tem 3 tipos de atividades: recursos, atividades e correção de bugs.

Como usar o Kanban board?

O Kanban é uma ferramenta super simples que possui dois grandes elementos que você deve saber antes de começar a usar:

a) Colunas/Etapas do Processo: um quadro de Kanban acompanha um processo de negócio. Embora não existe um padrão universal, pois cada processo é único, de maneira genérica, você vai encontrar a seguinte estrutura: Backlog, Para Fazer, Fazendo e Feito.

b) Cards/Cartões: os cartões são as atividades que devem ser posicionadas dentro de cada coluna. Os cartões devem conter as informações relevantes para se conseguir realizar aquela atividade e também manter um histórico. Tipicamente ele possui uma descrição, data de inserção, prazo e responsável.

Conduzindo os Cards através das Colunas

Nos países ocidentais, o quadro é lido da esquerda para direita. Ou seja, você sempre cria uma nova atividades no quadro de backlog que nada mais é do que um grande banco de dados.

Se você estiver utilizando SCRUM, semanalmente você e sua equipe irão discutir quais serão as atividades para entrar no próximo SPRINT. Nesse momento, você vai escolher algumas atividades do backlog e movê-las para a coluna seguinte de “Lista de Para Fazer”.

Dentro dos princípios do desenvolvimento ágil, cada membro da equipe poderá pegar livremente as tarefas que foram designadas para o sprint e arrastar o card para a coluna “Fazendo”. Ao finalizar aquela atividade, bastará arrastá-la para o “Feito”. O processo deverá ser repetido até acabarem todas as tarefas do sprint.

Existem diversas maneiras de se montar um quadro de Kanban. Desenhando na parede, contratando um software e muito mais. Aqui na LUZ, somos especialistas em planilhas e excel, por isso não poderíamos deixar de criar uma planilha de board Kanban em Excel!