O Kanban é um método de gestão de processos, criado na década de 60 pela empresa japonesa Toyota, que significa, literalmente “cartão”. Outro sinônimo utilizado é o termo “Gestão Visual”.
O Kanban foi primeiro aplicado aos processos de abastecimento e controle de estoque da grande montadora, mas que atualmente é utilizado em uma infinidade de aplicações que vão de controle de tarefas a gerenciamento de grandes projetos.
As Vantagens do Kanban
O uso do Kanban cresceu nas últimas décadas e assumiu diferentes formatos desde quadros físicos para pendurar na parede (sua aplicação original), passando softwares e até mesmo, como é no nosso caso, planilhas em excel. Esse crescimento é pautado nos benefícios que ele gera:
a) Ferramenta Visual: O Kanban, por ser um quadro, permite uma visualização muito rápida do que precisa ser feito e também facilita o alinhamento entre os membros da equipe.
b) Reduz Desperdícios: O benefício de comunicação gera invariavelmente a reduz do desperdício e retrabalho, pois todas as atividades estão sempre visíveis para todos interessados.
c) Melhoria na Priorização: Ao estar constantemente sendo manipulado e, por consequência, revisado, o board de Kanban garante uma permanente priorização das atividades que devem ser realizadas.
Aplicação Moderna do Board de Kanban
Embora o uso do Kanban tenha começado em fábricas, hoje em dia ele é mais comumente associado aos métodos de desenvolvimento ágil de softwares. Dentro diferentes métodos, o maior parceiro é o SCRUM. Sem nos aprofundar nesse outro grande tópico, é só preciso entender que o SCRUM tem como premissa a organização semanal do desenvolvimento através dos SPRINTS de desenvolvimento. Tipicamente em software, você tem 3 tipos de atividades: recursos, atividades e correção de bugs.
Como usar o Kanban board?
O Kanban é uma ferramenta super simples que possui dois grandes elementos que você deve saber antes de começar a usar:
a) Colunas/Etapas do Processo: um quadro de Kanban acompanha um processo de negócio. Embora não existe um padrão universal, pois cada processo é único, de maneira genérica, você vai encontrar a seguinte estrutura: Backlog, Para Fazer, Fazendo e Feito.
b) Cards/Cartões: os cartões são as atividades que devem ser posicionadas dentro de cada coluna. Os cartões devem conter as informações relevantes para se conseguir realizar aquela atividade e também manter um histórico. Tipicamente ele possui uma descrição, data de inserção, prazo e responsável.
Conduzindo os Cards através das Colunas
Nos países ocidentais, o quadro é lido da esquerda para direita. Ou seja, você sempre cria uma nova atividades no quadro de backlog que nada mais é do que um grande banco de dados.
Se você estiver utilizando SCRUM, semanalmente você e sua equipe irão discutir quais serão as atividades para entrar no próximo SPRINT. Nesse momento, você vai escolher algumas atividades do backlog e movê-las para a coluna seguinte de “Lista de Para Fazer”.
Dentro dos princípios do desenvolvimento ágil, cada membro da equipe poderá pegar livremente as tarefas que foram designadas para o sprint e arrastar o card para a coluna “Fazendo”. Ao finalizar aquela atividade, bastará arrastá-la para o “Feito”. O processo deverá ser repetido até acabarem todas as tarefas do sprint.
Existem diversas maneiras de se montar um quadro de Kanban. Desenhando na parede, contratando um software e muito mais. Aqui na LUZ, somos especialistas em planilhas e excel, por isso não poderíamos deixar de criar uma planilha de board Kanban em Excel!
Gracias!
Muy buen articulo, gracias!
Legal Rita, aqui usamos essa planilha aqui que funciona muito bem também – https://luz.vc/planilhas-empresariais/planilha-kanban-excel
Obrigada Leandro pelo artigo. Na minha empresa iniciámos a usar o Kanban (www. kanbantool.com) Esta ferramenta lhe dá a possibilidade de controlar o seu trabalho. Ajuda muito para implementar soluções,porque sabemos quem pode ter dificuldades. Trabalhamos juntos para cumprir com as tarefas e os nossos objectivos:)) Recomendo o Kanban