O que são Lições Aprendidas na gestão da qualidade?

0
223
Lições Aprendidas

Embora já fosse uma ferramenta utilizada há tempos na indústria aeroespacial, e em desenvolvimentos de projetos, as Lições Aprendidas ganharam um novo enfoque recentemente com a inclusão do item Conhecimento Organizacional na versão 2015 da norma ISO9001. A própria norma cita Lições Aprendidas como uma das formas nas quais o Conhecimento Organizacional possa ser baseado, além de outras.

Lições Aprendidas

Mas o que são Lições Aprendidas?

Lições Aprendidas são a soma de todo conhecimento ganho por experiência ou entendimento. Elas podem ser positivas ou negativas. Devem ser reais, ou de impacto assumido nas operações, ou seja, validáveis de forma factual e técnica, e aplicáveis no que diz respeito a um design, processo ou decisão, que reduza ou elimine os potenciais para falhas e acidentes, ou então que reforce um resultado positivo.

Trocando por miúdos, falar de Lições Aprendidas é falar de Gestão da Qualidade e Melhoria Contínua.

Quantas vezes, em nossas organizações, vivenciamos os mesmos modos de falha por não termos aprendido a lição?

Se sua resposta à pergunta acima foi algo como “muitas”, “várias”, “algumas vezes”, está na hora de você considerar a implantação deste método.

Lições Aprendidas podem e devem se tornar um hábito, devem correr no sangue. Podem nascer em uma conversa informal, podem surgir individualmente ou em discussões de time, podem surgir até mesmo no desenvolvimento de novo projeto ou processo, mas será que temos a consciência de que devem ser documentadas, para que outros possam ter acesso a este conhecimento acumulado da organização?

Esta é a grande sacada desta ferramenta: transformá-la em informação documentada.

Tópicos em Lições Aprendidas

Vamos criar um time em nossa empresa para documentar as Lições Aprendidas. Temos o pessoal de Projetos, Produção, Qualidade, Processos, Financeiro, e etc. Sobre o quê vamos discutir? As falhas individuais dos envolvidos? Óbvio que não! Neste ponto é muito importante mantermos em mente que o foco aqui são os processos, não as pessoas! É importante criar uma atmosfera positiva para a troca de experiências, olhando para o futuro, e não se queixando sobre o passado.

Podemos iniciar o processo com algumas reflexões sobre o evento (projeto, processo, etc.), como por exemplo:

  • Houveram experiências importantes no evento?
  • Cumpriram-se as expectativas?
  • Em quais etapas fomos bem-sucedidos? Por que?
  • Em quais etapas fomos malsucedidos? Por que?
  • Quais as consequências onde falhamos?
  • Houveram imprevistos ou surpresas (positivos e negativos)?

Com estas reflexões em mãos, é provável que o seu time já tenha uma lista de lições a destacar, correto? Então é chegada a hora de organizar estas lições. Vamos tentar demonstrar a lição em quatro etapas:

  • O que ocorreu?
  • Por que ocorreu?
  • Qual a consequência?
  • Quais as sugestões para os próximos eventos?

Comece identificando o que foi bem-sucedido, encoraje todos a participarem, agregue as contribuições por temas e identifique as lições.

Tenha em mente que as lições poderão ser acessadas por pessoas que não acompanharam o evento, portanto você e seu time devem se perguntar se alguém alheio ao evento entenderá o que foi escrito?

Documentação e difusão

Crie um formato para registro e controle das Lições Aprendidas. É importante que seja abrangente quanto ao assunto, mas que também seja de fácil visualização. Se você conseguir documentar em uma página, com visual gráfico chamativo, pode fazer com que a lição seja observada mesmo que não esteja sendo necessariamente procurada.

Um exemplo: algumas montadoras de veículos utilizam murais onde expõem as Lições Aprendidas. São divulgadas no formato One Page Lesson (Lição de Uma Página). São documentos bastante visuais, com imagens e infográficos, onde em uma olhada rápida qualquer pessoa pode compreender a ideia, mesmo que não esteja procurando por lições aprendidas sobre algum evento específico.

O importante é DIVULGAR o resultado das Lições Aprendidas, para que o Conhecimento Organizacional aumente, gerando valor para os projetos, processos, e produtos e serviços.

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome