Plano de Ação 5W2H: o que é e como fazer o seu?

2
6782
Controle planos de ação com a ferramenta 5W2H

O plano de ação 5W2H é uma ferramenta para simplificar o planejamento de atividades. Ele pode ser utilizado em diversos contextos da gestão empresarial, normalmente, na transformação dos resultados de um planejamento estratégico em ação ou na gestão de projetos, principalmente no caso de empresas de consultoria e serviços.

Veja também:
Tudo sobre Gestão da Qualidade

O que veremos neste artigo?

Para uma empresa que almeja crescer de forma saudável, ou seja, através de um bom planejamento, a utilização de planos de ação 5W2H faz-se necessária, além de trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão. Para entender melhor estas vantagens, no artigo de hoje apresentaremos esta ferramenta para o controle dos planos de ação de uma empresa. Vamos lá?

5w2h

O que é o plano de ação 5W2H?

5W2H Definição

5W2H é uma metodologia de elaboração de planos de ação. Através dela, são definidos projetos especificados a partir da resposta de 7 perguntas relacionadas com as letras “W” e “H”: what? (o que?); who? (quem?); when? (quando?); where? (onde?); why? (por quê?); how? (como?); how much? (quanto custará?).

Action plan 5w2h image

O 5W2H é, basicamente, uma metodologia para definição e execução de atividades. Ela é utilizada quando há a necessidade de elaboração de um plano de ação. Seja ele um grande projeto ou uma ação mais simples, como a aquisição de um novo computador para o escritório. Com esta ferramenta, a empresa evita que atividades e metas genéricas sejam definidas.

Por exemplo, ao invés de definir em uma reunião “comprar computador”, será definido de forma bem simplória:

  • O quê? Comprar um computador
  • Quem? Paulo, assistente administrativo
  • Quando? Na próxima semana
  • Onde? Pela internet, no site de um dos 3 fornecedores previamente avaliados e qualificados
  • Por quê? Devido a entrada de um novo colaborador na área de marketing
  • Como? Paulo validará as configurações com a área de tecnologia, o orçamento com o financeiro e, utilizando-se do cartão corporativo designado, fará a compra para entrega antes da virada do mês.
  • Quanto custará? O orçamento definido pelo financeiro é de R$1.800.

O gestor que utiliza 5W2H sabe que ele precisa dividir cada objetivo em planos de ação. E estes precisam seguir um manual de boas práticas para que sejam concretizados. Muitas vezes um plano de ação falha por não ter prazo ou responsável. Os 5 “W”s e os 2 “H”s foram criados justamente para evitar essas falhas.

Origem do Plano de Ação 5W2H

O conceito que originou o 5W2H é tão antigo quanto provavelmente a própria civilização. Ele foi muito tempo atribuído a Hermágoras de Temos, antigo filósofo grego. Mas, recentemente, alguns estudos da universidade americana de Sloan atribuíram a teoria a Aristóteles. A verdade é que o conceito, que se manteve sempre em evolução é base da gestão de projetos e recursos quase desde sempre.

Mesmo que o conceito não tenha sido empregado em aspectos da gestão de empresas tão longinquamente, de forma involuntária nos perguntamos pelo menos alguns dos 5 “W”s e 2 “H”s antes de executar pequenos projetos.

O conceito virou uma ferramenta de gestão no Japão, criado por profissionais da indústria automobilística, nos períodos de maior evolução da gestão da qualidade. O objetivo de seu uso seria simplificar e formalizar o planejamento de qualquer atividade.

Como Fazer um Plano de Ação 5W2H?

O método do 5W2H garante que uma simples lista de tarefas seja aprofundada e definida de maneira precisa e completa para que nenhuma dúvida fique no caminho da execução do que foi combinado. Fazer um plano de ação 5W2H é uma atividade muito simples e bastante intuitiva, não sendo necessário nenhum conhecimento prévio em gestão estratégica ou da qualidade.

Basicamente, a execução do 5W2H consiste em responder perguntas. Sim, isso mesmo. Você irá pegar a sua lista de atividades e, para cada item, responderá algumas perguntas-chave, que originam a sigla 5W2H:

O que deve ser feito? (WHAT)

Todo plano de ação deve ter uma especificação. Alguns exemplos: “prospectar patrocínios para o evento”, “reformar a nova filial”, “montar o novo e-commerce”.

Por que esta ação deve ser realizada? (WHY)

Toda ação precisa ter uma razão. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior por trás. Por exemplo: “por que queremos prospectar patrocínios para o evento? Pois ele precisa ser viável financeiramente”. Este “W” ajuda o gestor a refletir sobre a atividade como um todo dentro de uma hierarquia de priorizações.

Quem deve realizar a ação? (WHO)

Um plano de ação sem responsável tem poucas (ou zero) chances de ser concluído. Também não existe uma equipe ou grupo de pessoas responsáveis pela atividade. No final das contas, é necessário ter um responsável absoluto, uma pessoa, mesmo que hajam outros envolvidos na execução.

Onde a ação deve ser executada? (WHERE)

Pode ter uma ou muitas localizações. Vai depender da tarefa. A definição desse ponto do plano ajudará a considerar o deslocamento e seus custos no prazo e no orçamento.

Quando a ação deve ser realizada? (WHEN)

Data de início e data de término esperados, considerando os riscos do projeto. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação.

Como deve ser realizada a ação? (HOW)

Neste item, entra uma especificação mais detalhada do plano de ação. Pode ser uma quebra das atividades, datas e responsáveis por cada uma. Vamos continuar utilizando o exemplo da prospecção de patrocínios: “1. Definir as faixas de patrocínio e benefícios; 2. Mapear os 100 maiores clientes da empresa no último ano; 3. Ligar para 10 clientes por dia; 4. Iniciar o fluxo de negociação com os prospects mais quentes”.

Quanto será o custo da ação a realizar? (HOW MUCH)

Todo plano de ação deve ter um orçamento. Ele pode ser geral, mas o mais indicado é que seja quebrado em etapas.

Não se esqueça de guardar registros sobre os seus planos 5W2H. Uma planilha de plano 5W2H poderá ajuda-lo nesse processo.

Benefícios do 5W2H

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, é extremamente utilizada em áreas de gestão, como por exemplo: Gestão de Projetos, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico.

Sendo assim, a seguir, mostraremos um rápido exemplo prático de uso do 5W2H no Planejamento Estratégico. Acompanhe!

5w2h

5W2H no contexto do Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico pode ser descrito como a formulação de um plano formal com os objetivos de curto e longo prazo de uma organização. Sendo assim, é através deste plano que as empresas planejam suas ações e como serão executados.

coloque estrategias na pratica com plano de acao 5w2h - execucao

Neste contexto, torna-se muito vantajoso, devido sua simplicidade, utilizar a ferramenta 5W2H para o planejamento dessas ações e sua execução. Entretanto, quando e como utilizá-la? É exatamente esta questão que apresentaremos em seguida. Confira!

tabela 5w2h

Neste exemplo utilizamos a nossa planilha de planejamento estratégico e a nossa planilha 5W2H.

Quando e como utilizar a ferramenta 5W2H?

Quando usar 5W2H?

Como podemos concluir através da explicação do conceito e utilizada de ferramenta, o 5W2H é utilizado quando a empresa deseja executar tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando assim, a produtividade como um todo. Para tornar essa questão mais clara, observe alguns exemplos de atividades em que a ferramenta 5W2H pode ser utilizada:

  • Aumentar a lucratividade de uma empresa
  • Aumentar a carteira de clientes de uma empresa
  • Realizar o planejamento de mídias sócias
  • Realizar o planejamento da redução de custos de uma empresa
  • Definir a estratégia de venda de uma empresa
  • Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria

Como utilizar 5W2H?

Para utilizar o 5W2H é interessante contar com o auxílio de uma planilha no Excel (ou em algum programa de sua preferência). O 5W2H também pode ser feito em arquivos de texto, ou até em documentos impressos. No entanto, lembre-se sempre de salvar o registro no excel depois.

Para fazê-lo, tenha em mente o objetivo que deseja alcançar, as causas desse objetivo e como realizar cada etapa, de forma correta, para atingi-lo. Aprofunde-se em cada item, de forma a tornar o uso da ferramenta muito vantajoso.

Mas, como fazer essa planilha? A seguir, apresentaremos um exemplo prático para tornar sua utilização mais clara. Vamos lá?

Exemplo de Plano de Ação

A sua empresa acabou de passar pelo planejamento estratégico. Uma das principais metas definidas foi “Aumentar o faturamento provenientes de canais online”. No próprio plano estratégico, atividades para o ano atual foram definidas.

Um dos colaboradores observou que o site da empresa estava completamente desatualizado e seria necessário a elaboração de um novo. O antigo não permitia que visitantes interessados iniciassem um contato com o objetivo da compra.

Plano de Ação 5W2H: o que é e como fazer o seu?

Plano de Ação 5W2H: o que é e como fazer o seu?

Na figura acima está demonstrado o plano de ação “Melhorar site da empresa”. Os 5W2H desta ação foram detalhados abaixo. Sendo assim, temos:

  • WHAT: refazer site da empresa
  • WHY: encontra-se desatualizado e a empresa deseja aumentar o faturamento online
  • WHO: Cláudia, da Área de Tecnologia
  • WHEN: de 21/01 à 18/03
  • WHERE: no escritório
  • HOW: ações detalhadas na imagem
  • HOW MUCH: custo de R$3.000,00

Monte o seu Plano de Ação

Você já deve ter percebido como é fácil transformar seus planejamentos em ação com 5W2H. Embora seja um procedimento de gestão simples, você também já deve ter visto que os ganhos que ele pode trazer a sua empresa são inestimáveis. Agora é arregaçar as mangas e começar ainda hoje!

Nesse contexto de ganho de tempo e produtividade, utilizar uma planilha pode te poupar bastante tempo e dar um salto gigantesco na sua gestão. Na LUZ, já temos uma planilha pronta para você criar centenas de planos diferentes já estruturada com relatórios e gráficos automáticos. Construa o seu plano de ação e melhore sua gestão agora mesmo com a nossa Planilha de Plano de Ação 5W2H! Você pode testá-la gratuitamente.
5w2h

Mais Aplicações do Plano de Ação 5W2H:

Transforme estratégia em prática com 5W2H – muitos gestores falham em transformar seus planejamentos estratégicos em ação. Esse exemplo ilustra justamente como evitar, transformando o resultado do seu plano em ação.

Utilizando 5W2H na gestão financeira – para mostrar que a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em qualquer área da empresa, montamos um exemplo exclusivo de seu uso na gestão financeira.

COMPARTILHAR
Artigo anteriorA Diferença entre Custos Diretos e Indiretos
Próximo artigo5 aplicações da função concatenar no Excel
Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

2 COMENTÁRIOS

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome