Plano de ação x Plano estratégico: entenda a diferença

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Planilhas Prontas em Excel

Planejar é uma importante tarefa que prepara, organiza e estrutura os objetivos e metas além de ser indispensável para alcançá-los. No entanto, para gerar bons resultados, não basta ter apenas um planejamento, é preciso também executá-lo com inteligência.

E quando pensamos em planejar, é importante saber que existem vários tipos de planejamentos e termos que podem se confundir no mundo dos negócios.  Esse é o caso do plano de ação e do plano estratégico. Por esse motivo iremos explicar melhor sobre esse dois conceitos e suas diferenças. 

Plano de Ação

O plano de ação (plano de atividades ou plano de trabalho) é uma ferramenta simples e eficaz para o planejamento e acompanhamento das atividades. Basicamente, ele garante que nenhuma tarefa seja deixada para trás. 

Esse tipo de plano é muito utilizado nas áreas de gestão, pois ajuda na execução, controla as tarefas e deixa mais claro tudo o que precisa ser feito.

Ele pode ser visto mais comumente nas empresas, porém é possível aplicá-lo em suas metas pessoais, por exemplo. 

Com esse recurso fica mais fácil tomar decisões importantes antes que as ações sejam colocadas em prática.

Podemos dizer, então, que o plano de ação é um documento (em forma de relatório ou planilha) que tem como objetivo deixar mais clara as ações a serem tomadas de modo a prever possíveis problemas pelo caminho. 

Ou seja, um cronograma de atividades no qual são especificados seus objetivos, metas, prazos e funções. 

Como montar o plano de ação

Para montar um de plano de ação, coloque as seguintes informações na sua tabela: 

  • Objetivo geral;
  • Objetivo de cada atividade e ação;
  • Lista de atividades;
  • Lista de ações;
  • Data de início e fim de cada tarefa; 
  • O responsável por cada atividade;
  • Orçamento das atividades e ações;
  • Riscos previstos e planos em casos de eventualidade.

Com eles, você tem uma visão melhor sobre seu plano!

Elaborando

Para a elaboração do plano, há cinco etapas a serem seguidas:

1. Início

Nessa primeira etapa, é importante saber onde se deseja chegar, para que se possa definir o percurso a ser seguido e avaliar se o objetivo foi de fato alcançado. 

Uma clínica de cirurgia plástica, por exemplo, tem apenas uma unidade em sua cidade. De olho nas oportunidades de crescimento, a sua gestão estipulou como objetivo abrir mais uma unidade em um outro bairro. 

A partir daí os gestores irão começar a traçar outra etapas que devem ser cumpridas para que o objetivo final seja alcançado.

2. Planejamento

Essa etapa dará base a toda estrutura do seu plano. 

Defina as principais atividades e como executá-las, elaborando um cronograma com os responsáveis por cada etapa e prazos. 

É aqui também que você vai determinar os recursos financeiros, físicos e humanos. Lembre-se de calcular o que será consumido em cada um. 

3. Execução

Essa etapa diz respeito à prática, isto é, quando as ações planejadas serão executadas. 

Cada executor responsável por sua ação deve analisar as atividades durante a prática para detectar possíveis erros que possam atrapalhar o resto do plano. 

4. Monitoramento

Essa etapa é para acompanhar desde a iniciação até a execução para determinar se algo não saiu conforme planejado e possa prejudicar o objetivo final. 

Aqui você poderá listar os problemas e atribuir soluções adequadas. Muitas vezes a solução será ajustar o plano de ação.

5. Balanço final

Nessa etapa o importante é revisar todo o plano e verificar os acertos e erros cometidos. 

É dessa forma que todos irão adquirir aprendizados para o futuro e para a elaboração de novos planos de ação. 

Se necessário, monte um novo documento com todas as informações do plano de ação para se certificar de que todas as ações foram executadas corretamente.

Plano Estratégico

O plano estratégico é uma ferramenta de gestão que traça o caminho para a conquista dos objetivos da empresa como um todo, conectado onde se está à onde se quer chegar. 

É como se ele fosse um mapa que guia gestores e colaboradores até o sucesso. 

Para isso, analise o ambiente em que está inserido e identifique qual a situação atual. Em  seguida, defina missão e objetivo e elabore as estratégias para que possa implementá-las e monitorá-las. 

Para entender melhor, confira a definição de plano estratégico do professor, escritor e consultor administrativo austríaco, Peter Drucker.

“O planejamento estratégico é um processo contínuo e sistemático de tomada de decisão empresarial com base em profundo conhecimento do futuro do negócio, incluindo os esforços necessários para aplicar essas decisões, medir resultados e prover feedback”.

Planejar é essencial para ter sucesso durante todo o processo de um negócio, desde que o plano estratégico seja realista e considere a realidade da empresa. 

Veja algumas etapas a serem seguidas para um plano estratégico de sucesso! 

Etapas do Plano Estratégico

1. Diagnóstico

Comece pelo diagnóstico da real situação atual da sua empresa. Aqui você deve avaliar a situação financeira, a construção da marca, o desempenho de processos, satisfação dos funcionários, a qualidade dos produtos e serviços, etc. 

Uma ótima ferramenta para análise da situação interna e externa da sua empresa é a análise SWOT:

  • Strengths (Forças): pontos fortes da empresa
  • Weaknesses (Fraquezas): pontos fracos da empresa
  • Opportunities (Oportunidades): pontos que favorecem a empresa no mercado
  • Threats (Ameaças): fatores externos com impacto negativo na empresa

2. Trace seus objetivos

É hora de definir os objetivos a serem alcançados. Para defini-los estabeleça-os entre: 

  • Metas: devem ser específicas, mensuráveis e alcançáveis
  • Prazos: devem ser bem definidos já que suas ações devem acontecer num tempo relativamente rápido e de acordo com cada meta

Pode ser o aumento de 15% no faturamento da sua empresa de consultoria empresarial em três meses ou ser uma referência no setor em cinco anos, por exemplo. 

3. Estratégias e ações

Entenda que as ações são medidas práticas para a realização das metas, já as estratégias dizem respeito à maneira como as metas devem ser alcançadas. 

Exemplo:

  • Meta: Aumentar o número de clientes entre mulheres de 22 a 31 anos. 
  • Estratégia: Criar campanhas na internet voltadas para esse público. 
  • Ação: Postagens duas vezes por semana nas redes sociais.

4. Plano em ação

O hora de tirar do papel o que definiu no item anterior e acompanhar de perto os resultados.

Uma ferramenta que vai te ajudar é a técnica 5W2H.

Com ela você irá responder às seguintes perguntas:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?) 
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando?) 
  • Who (por quem será feito?)
  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Lembre-se também que planejar é fundamental, mas é necessário ter uma certa capacidade de improvisação para possíveis eventualidades. 

Plano de Ação X Plano Estratégico

Mas, afinal, qual é a diferença entre plano estratégico e plano de ação? 

De modo geral, um está inserido no outro. 

Enquanto o plano estratégico abrange todos os processos da empresa, o plano de ação diz respeito a setores e atividades isoladas que quando bem otimizados irão ajudar a cumprir os objetivos estipulados pelo plano estratégico. 

Para um melhor entendimento vamos a um exemplo: 

Suponhamos que você tenha uma empresa consultoria tributária. Dentro do seu plano estratégico está a expansão da empresa no próximo ano.  Para isso, seus consultores devem atrair mais clientes. 

Para que fique mais fácil e claro como eles devem realizar essa tarefa, os gestores estipularam um plano de ação no qual determina o aumento de empresas de médio porte na cartela de clientes e prevê uma série de ações(entre prazos, atividades e recursos) para que isso aconteça. 

Agora que você entendeu estes dois conceitos ficou muito mais fácil implementá-los no seu negócio. 

Texto produzido por Business Connection

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