Planos de Ação 5W2H: o que é e como usar o método?

4
2363
Controle planos de ação com a ferramenta 5W2H

Os Planos de Ação 5W2H são projetos especificados a partir da resposta de 7 perguntas relacionadas com as letras “W” e “H”: what? (o que?); who? (quem?); when? (quando?); where? (onde?); why? (por quê?); how? (como?); how much? (quanto custará?).

Voltar para:
Tudo sobre Gestão da Qualidade

Aplicações do Plano de Ação 5W2H:
1. Transforme estratégia em prática com 5W2H
2. Utilizando 5W2H na gestão financeira

O que veremos neste artigo?

Para uma empresa que almeja crescer de forma saudável, ou seja, através de um bom planejamento, a utilização da ferramenta 5W2H faz-se necessária, além de trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão. Para entender melhor estas vantagens, no post de hoje apresentaremos esta ferramenta para o controle dos planos de ação de uma empresa. Vamos lá?

5w2h

O que é a ferramenta 5W2H?

Action plan 5w2h image

O que é?

O 5W2H é, basicamente, uma planilha de controle e execução de atividades, sendo utilizada quando há a necessidade de implantação de algum grande projeto ou uma ação mais simples, como a aquisição de um novo computador para o escritório. Com esta ferramenta, a tomada de decisão torna-se mais organizada, pois são definidos os pontos chave para a implementação do que se deseja alcançar.

Para essa implementação, é fundamental responder algumas perguntas-chave, que é exatamente de onde vem a sigla (ou mnemograma) 5W2H:

Os 5W

  1. What (o que será feito) – todo plano de ação deve ter uma especificação. Alguns exemplos: “prospectar patrocínios para o evento”, “concluir a obra da nova filial”, “montar o novo ecommerce”.
  2. Who (quem fará) – um plano de ação sem responsável tem poucas (ou zero) chances de ser concluído. Também não existe uma equipe ou grupo de pessoas responsáveis pela atividade. No final das contas, é necessário ter um responsável absoluto, uma pessoa.
  3. When (quando será feito) – data de início e data de término esperados, considerando os riscos do projeto. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação.
  4. Where (onde será feito) – pode ter uma ou muitas localizações. Vai depender da tarefa. A definição desse ponto do plano ajudará a considerar o deslocamento e seus custos no prazo e no orçamento.
  5. Why (por que será feito) – toda ação precisa ter uma razão. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior por trás. Por exemplo: “por que queremos prospectar patrocínios para o evento? Pois ele precisa ser viável financeiramente”.

Os 2H

  1. How (como será feito) – neste item, entra uma especificação mais detalhada do plano de ação. Pode ser uma quebra das atividades, datas e responsáveis por cada uma. Vamos continuar utilizando o exemplo da prospecção de patrocínios: “1. Definir as faixas de patrocínio e benefícios; 2. Mapear os 100 maiores clientes da empresa no último ano; “3. Ligar para 10 clientes por dia; 4. Iniciar o fluxo de negociação com os prospects mais quentes”.
  2. How Much (quanto custará) – todo plano de ação deve ter um orçamento. Ele pode ser geral, mas o mais indicado é que seja quebrado em etapas.

Benefícios

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, é extremamente utilizada em áreas de gestão, como por exemplo: Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico.

Sendo assim, a seguir, apresentaremos a 5W2H do Planejamento Estratégico. Acompanhe!

5w2h

5W2H no contexto do Planejamento Estratégico

Como já vimos anteriormente, em outro post, o Planejamento Estratégico pode ser descrito como a formulação de um plano formal com os objetivos de curto e longo prazo de uma organização. Sendo assim, é através deste plano que as empresas planejam suas ações e como serão executados.

coloque estrategias na pratica com plano de acao 5w2h - execucao

Neste contexto, torna-se muito vantajoso, devido sua simplicidade, utilizar a ferramenta 5W2H para o planejamento dessas ações e sua execução. Entretanto, quando e como utilizá-la? É exatamente esta questão que apresentaremos em seguida. Confira!

coloque estrategias na pratica com plano de acao 5w2h - definir plano de acao

Quando e como utilizar a ferramenta 5W2H

Quando

Como podemos concluir através da explicação do conceito e utilizada de ferramenta, o 5W2H é utilizado quando a empresa deseja executar tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando assim, a produtividade como um todo. Para tornar essa questão mais clara, observe alguns exemplos de atividades em que a ferramenta 5W2H pode ser utilizada:

  • Aumentar a lucratividade de uma empresa
  • Aumentar a carteira de clientes de uma empresa
  • Realizar o planejamento de mídias sócias
  • Realizar o planejamento da redução de custos de uma empresa
  • Definir a estratégia de venda de uma empresa
  • Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria

Como utilizar

Para utilizar o 5W2H é necessário montar uma planilha no Excel (ou em algum programa de sua preferência), tendo em mente o objetivo que deseja alcançar, as causas desse objetivo e como realizar cada etapa, de forma correta, para atingi-lo. Mas, como fazer essa planilha? A seguir, apresentaremos um exemplo prático para tornar sua utilização mais clara. Vamos lá?

Exemplo de uso em uma planilha

Planilha de plano de ação 5W2H - consultoria estratégica

Na figura acima está demonstrado um plano de ação “Conseguir mais parcerias” e é detalhado os 5W2H desta ação. Sendo assim, temos:

  • WHAT: Prospecção de parcerias
  • WHY: Necessidade de parceiros comerciais
  • WHO: Área de Marketing
  • WHEN: Data de início e término
  • WHERE: Online
  • HOW: Ações a serem realizadas
  • HOW MUCH: Custo de R$500,00 (com as ações já realizadas)

Como você pôde perceber, utilizar a ferramenta 5W2H é muito simples e a planilha funciona de maneira bastante intuitiva. Sendo assim, que tal começar a sua hoje mesmo? Construa o seu plano de ação e nos conte como foi a experiência!

5w2h

COMPARTILHAR
Artigo anteriorA Diferença entre Custos Diretos e Indiretos
Próximo artigo5 aplicações da função concatenar no Excel
Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

4 COMENTÁRIOS

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome