Se você ainda não conhece, planejamento orçamentário é quando estimamos a receita que entrará no caixa, os custos de produção e as despesas necessárias para manter a empresa funcionando. Em outras palavras, quanto você precisa vender e gastar para manter sua empresa saudável.
O orçamento organiza essa visão em números, mostrando seu desempenho financeiro e econômico do futuro e do passado. Com ele, você acompanha o progresso da sua empresa, tornando mais fácil a tomada de ações para melhoria dos resultados.
Já uma metodologia é composta por métodos e processos previamente alinhados que ajudam a executar alguma tarefa ou projeto. É como se fosse um roteiro que organizará suas ações.
Conciliar planejamento orçamentário com metodologia é a forma de direcionar seus passos e ações de maneira ordenada e progressiva, garantindo a execução completa do orçamento empresarial. Essa é, portanto, a melhor forma de criar um planejamento orçamentário.
Sabendo muito bem disso que dedicamos este texto para ser um passo a passo na criação de um planejamento orçamentário por meio de metodologia. Você acompanhará, daqui para frente, cada passo para a execução de um orçamento empresarial excelente!
Vamos às etapas!
Modelagem financeira: entendendo como tudo funciona
A modelagem financeira é a primeira etapa e carrega um peso muito importante. Aqui, é entendido como sua empresa é organizada financeiramente: como é o seu plano de contas, como o centro de custo é construído, quais são os canais de vendas, como os dados são coletados e como é possível extraí-los do seu ERP (caso necessário).
O objetivo é desenhar todo o fluxo financeiro e como funcionam as documentações, transações e como organizar tudo isso. Essa é a forma de “arrumar a casa” e olhar para suas finanças de uma perspectiva geral e panorâmica.
Objetivo principal: onde sua empresa quer chegar?
O objetivo principal (conhecido também como OMTM) é o centro onde as outras etapas giram ao redor. E não por acaso, todas as outras etapas utilizam do objetivo como parâmetro para as tomadas de decisões. Porque uma vez definido, o objetivo norteará as ações da empresa como um todo.
O objetivo principal deve ser definido após uma análise da sua empresa. Esse objetivo deve possuir indicadores para mensurá-lo; deve, também, possuir um período para ser alcançado (meses ou anos). Confira um exemplo de objetivo principal:
Objetivo principal: alcançar R$ 100 mil de lucro líquido até Dezembro
Indicador 1: faturamento bruto por canal
Indicador 2: ticket médio mensal
Indicador 3: porcentagem de cancelamentos
No exemplo acima, temos claro qual é o objetivo, até quando deve ser alcançado e alguns indicadores que ajudam a medi-lo. Deste ponto adiante, sabemos o que o planejamento orçamentário ajudará a alcançar: R$ 100 mil de lucro líquido. Com isso definido, entramos para próxima etapa: o planejamento orçamentário em si.
Planejamento orçamentário: como alcançar o objetivo principal
Até aqui você entendeu o que é planejamento orçamentário, o porquê existe a modelagem financeira e a importância de ter um objetivo principal norteador. Você já entendeu tudo isso, mas ainda é preciso entrar a fundo no planejamento orçamentário. Afinal, essa é a estratégia que fará com que sua empresa alcance o objetivo principal.
No mais, vamos às etapas que compõem o planejamento orçamentário.
Orçamento de receitas
No orçamento de receitas você deve projetar todas as entradas planejadas para o seu fluxo de caixa. Ou seja, quanto dos seus produtos (ou serviços) você estima vender para os próximos três, seis ou um doze meses? Esta etapa é bem importante e demanda da ajuda do gestor de vendas, pois é necessário utilizar como base a capacidade produtiva atual do setor.
Em resumo, as receitas são:
- Vendas do produto ou serviço;
- Venda de uma propriedade
Lembra do objetivo principal de R$ 100 mil em dezembro? Então, no momento de planejar o orçamento de receitas, é importante que as vendas, ao fim do ano, sejam o suficiente para alcançar essa metas.
Reforçando: todos os orçamentos contidos no planejamento terão como foco alcançar o objetivo principal.
Orçamento de deduções sobre vendas
Com as receitas planejadas, você saberá o quanto estima vender no próximo mês, por exemplo. A partir dessa informação, já é possível projetar as inevitáveis deduções sobre vendas.
Algumas deduções sobre vendas são:
- Impostos;
- Devoluções e cancelamentos;
- Fretes;
- Comissões.
As deduções são os descontos em cima de cada produto e serviço comercializado. Portanto, caso sua empresa planeja faturar 10 mil em vendas, você deverá aplicar as deduções em cima do faturamento bruto.
Orçamento de custos de produção
O orçamento de custo de produção é o planejamento de todos os custos necessários para produzir um produto ou vender uma mercadoria ou serviço.
Os custos de produção são classificados conforme as atividades da sua empresa. Por exemplo o CPV (Custo dos Produtos Vendidos), que é a classificação para empresas que vendem produtos. CMV (Custo das Mercadorias Vendidas) para empresas que vendem mercadorias, geralmente no comércio. E CSV (Custo dos Serviços Vendidos), para empresas que comercializam serviços.
Alguns exemplos de custos são:
- Matéria-prima;
- Ferramentas contratadas;
- Insumos para produção;
Orçamento de gastos com pessoal e despesas
Despesas operacionais são os gastos necessários mesmo quando não há uma venda (diferentemente dos custos). São associadas aos gastos fixos, pois acontecem todo o mês. Neste orçamento você também deve considerar os gastos com pessoal.
Exemplos de gastos com pessoal:
- Salários;
- Benefícios;
- Plano de saúde
Exemplos de despesas:
- Aluguel;
- Água;
- Luz;
- Pró-labore
Simulação de cenários: caminhos possíveis na mesma direção
Após planejar o orçamento, é o momento de simular possíveis cenários. A simulação de cenários é um instrumento que, com base no seu planejamento, são criadas “versões” desse cenário, considerando variáveis que possam interferir no seu planejamento.
Confira alguns exemplos de cenários:
Cenário base
O cenário base é o seu cenário realista. Ou seja, é o planejamento orçamentário onde tudo ocorrerá como previsto (com exceção dos desvios, que são comuns em todo orçamento) e a meta será alcançada.
Cenário pessimista
Ao contrário do base, o pessimista considera questões internas de mercado que possam afetar sua performance financeira. E se o dólar subir? E se a demanda diminuir? Considerando esses fatores, são criados planos de ações para combatê-los. Ah, é importante lembrar que mesmo no cenário pessimista (como no otimista) o objetivo principal deve ser alcançado.
Cenário otimista
E se tudo der muito certo? No cenário otimista, é considerado um contexto econômico positivo para sua empresa. Aqui, a meta é alcançada com folga e planos de ações são criados para aproveitarmos as oportunidades de um cenário positivo.
A partir do planejamento base, é possível criar inúmeros cenários. Essa é uma das formas mais eficientes de se preparar com antecedência para mercado.
Acompanhamento dos resultados com relatórios e indicadores
Após todas as etapas anteriores concluídas, você chega na etapa de acompanhamento orçamentário. E acompanhamento, assim como o planejamento, são processos contínuos. Porque sabemos que qualquer planejamento, seja ele qual for, tende a possuir desvios no meio do caminho.
Dessa forma, o acompanhamento é a etapa onde, periodicamente, olhamos para o relatório de DRE e analisamos o planejado e realizado. Quanto faturamos no mês e qual era o planejado? As despesas variáveis se mantiveram dentro do esperado ou foram maiores (ou menores)?
A visão de um DRE para acompanhamento orçamentário é mais ou menos assim:
Assim, você pode analisar o desempenho financeiro realizado em Dezembro, por exemplo, e comparar com o que foi de fato planejado. Se o planejado era alcançar R$ 100 mil de lucro líquido em Dezembro e, no realizado, foi alcançado apenas R$ 80 mil, temos clara a visão de que a meta não foi batida.
E, olhando para o DRE ao passar dos meses, é possível identificar o desempenho que ocasionou o não-alcance da meta. Menos vendas que o planejado? Ou, no fim, não foi possível investir mais em Marketing?
Leitura recomendada: Orçamento não se acompanha… Então, o que fazer?
Revisão orçamentária: está na hora de mudar a rota?
É só a partir do acompanhamento que é enxergada a necessidade de uma revisão orçamentária. A revisão muda a rota da empresa porque, se for percebido que o objetivo principal não será alcançado, é preciso alterá-lo.
Nesse momento, é preciso pensar: mudamos a meta ou aumentamos o prazo para alcançá-la?
