Mudanças no escopo de projetos em andamento não são novidade e podem ser solicitadas tanto pela necessidade de seu cliente, quanto por você mesmo, se perceber que o projeto de consultoria precisa de alterações para alcançar o resultado esperado.
Porém, visto que o orçamento do projeto foi estabelecido de acordo com o escopo inicial, é imprescindível que ele seja renegociado e alterado em caso de mudanças no escopo do projeto. Nesse caso, você deve avaliar em que patamar o projeto – e os pagamentos – estão, e fazer um novo orçamento para dali em diante.
É de suma importância que você dê atenção a isso já na primeira solicitação de alteração no escopo. Não se deixe enganar: a maioria das oscilações começa como uma pequena mudança aqui e um minutinho a mais de trabalho ali.
Antes que você se dê conta, a proposta assinada e o serviço em curso são coisas completamente diferentes – o que pode ser prejudicial para todo o trabalho de consultoria e inseguro para ambas as partes interessadas.
Claro que você sempre tentará comunicar-se da maneira mais clara desde o início, para conseguir determinar o escopo ideal e o orçamento de acordo. Porém, à medida que o projeto avança, é comum que surjam novas tarefas e recursos. Aí, é hora de renegociar uma mudança de escopo. Mas… Como fazer isso?
Comece com o que já foi feito
Antes de renegociar o que virá daqui para frente, observe o que já está concluído, para verificar quais e quantos recursos ainda serão necessários até o final do projeto. Também analise se há como fazer algum ajuste que não faça com que a renegociação fuja demais do orçamento inicial.
Então, observe quanto do orçamento original já foi gasto e quanto (ou se) ainda há algo a ser pago – uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos oferece essa resposta rapidamente. Tendo ambas as posições, compare o que já foi executado e o que já foi pago, para verificar se há alguma diferença restante e desenvolva uma proposta de renegociação com base nas novas demandas.
Revisite os prazos
Ao sofrer uma mudança de escopo, além da alteração nos custos, o projeto também poderá exigir uma alteração no cronograma. Isso porque qualquer mudança no gerenciamento de tarefas e recursos influencia na produção das entregas.
Então, ao renegociar os valores quanto às oscilações de escopo, lembre-se também de conversar sobre prazos e entregas. Seu cliente não ficará satisfeito em ser pego de surpresa a esse respeito.
Crie um novo plano de trabalho
Ao estabelecer um novo escopo, você precisa informar a sua equipe sobre os pedidos de mudança e atualizações do projeto. Além de fazer com que todo mundo tenha a mesma visão sobre o andamento do projeto, você ainda pode se beneficiar de novas ideias e soluções que podem partir de quem trabalha com você.
Então, elabore – de preferência em conjunto com a equipe – um novo plano de trabalho, que englobe as novas etapas, tarefas e recursos. Também deixe bem claras as mudanças relativas a prazos e entregas para que cada um saiba o que muda para quem. É interessante que você tenha uma ferramenta para gestão das equipes nesse sentido.
Negocie com o cliente
Agora que você já analisou os números do novo escopo, é hora de informar ao cliente sobre os custos da mudança. Às vezes, o seu cliente não enxerga o projeto da mesma forma que você e, com frequência, não entende que aquelas “pequenas diferenças” possam ser tão custosas ou demoradas.
Então, faça sua lição de casa. Pegue aquela comparação que você mesmo fez sobre o escopo inicial e o atualizado, bem como sobre os pagamentos efetuados ou não, e ofereça uma imagem completa para o cliente, para facilitar a compreensão e para que não haja conflito.
Através da sua conversa e dos dados demonstrados, mostre ao seu cliente que vocês estão nisso juntos, que você não está dificultando para ele, apenas sendo realista quanto às alterações solicitadas.
Leve a mudança para o papel
Não importa se você conhece seu cliente bem, se vocês já fizeram vários projetos junto, se a comunicação e a parceria são maravilhosas: coloque o projeto no papel.
Desde o início, você deve fazer um contrato que englobe todas as minúcias que envolvem um projeto: orçamento, prazos, responsáveis, penalidades e, inclusive quais serão os procedimentos (e possíveis taxas adicionais) em caso de mudança no escopo.
Pois então, se a situação mudou, o contrato muda junto. Uma alteração de escopo é uma alteração do trabalho como um todo e precisa ser registrada. Para fazê-lo, converse com seu cliente para ter bem claramente quais são os seus objetivos com a mudança.
Faça todas as perguntas, estabeleça uma linha do tempo, determine o número e a frequência das interações, verifique se haverá necessidade de mais ou diferentes recursos etc. Então, faça um texto a ser aditivo de seu contrato, entregue para que o cliente leia e de fato esteja de acordo para assinar.
O contrato sempre será uma proteção para os dois lados do negócio. Até porque, se começarem a surgir novas oscilações, você sempre poderá consultar o contrato para ter certeza do que está contemplado ou não no acordo.
Gerencie as expectativas do cliente
As mudanças de escopo do projeto – incluindo possíveis aumentos nos custos e na duração do serviço – podem deixar seu cliente mais ansioso do que o normal. Portanto, a fim de deixá-lo seguro quanto à execução e entregas, mantenha seu cliente sempre atualizado.
Faça seu cliente conhecer claramente o progresso do projeto. Ofereça relatórios com o status, programe reuniões para esclarecimentos de dúvidas, informe especialmente quando houver alguma falha ou empecilho que possa trazer qualquer atraso. Em resumo, gerencie as expectativas de seu cliente, mantendo contato para que ele fique tranquilo.
Fale o mais rápido possível
Se você já de seu conta da mudança de escopo – tanto porque você percebeu a necessidade quanto porque o cliente pediu – e sabe que precisará mexer no orçamento do projeto, fale logo.
Não é nada bom esperar até o final do projeto para dizer ao seu cliente que houve um acréscimo no valor final devido às alterações sofridas ao longo do processo. Isso pode soar como oportunismo e má-fé.
