Toda vez que é necessário alinhar questões importantes para os funcionários de uma empresa, a boa e velha reunião vem à tona.
Para muitos, esse é um momento de poder expor opiniões e qualificar o andamento do serviço, mas para alguns funcionários, pode ser um momento chato e improdutivo.
A importância de uma reunião bem-sucedida
Para que uma reunião realmente surta o efeito positivo é preciso que ela seja produtiva e que não seja apenas um encontro casual para falar mais do mesmo, como se fosse parte de uma obrigação cotidiana.
Em suma, se você tem uma empresa que instala piso industrial, por exemplo, para convocar uma reunião é indispensável ter uma pauta que realmente seja relevante e precisa pré-configurar os principais pontos para que a mensagem que você queira passar surta o efeito e torne o encontro frutífero.
Dessa necessidade nasce o que chamamos de Checklist, em outras palavras, são os pontos que uma empresa deve considerar relevante para direcionar uma reunião com sucesso e viés produtivo.
Separamos a seguir as seis checklists importantes que você deve considerar em sua reunião.
Os 6 checklists para uma reunião de sucesso
- Planejamento da reunião: primeiramente é preciso fazer um planejamento de quais pontos são relevantes para necessidade da reunião. Se você falar sobre o volume de vendas de equipamentos de sinalização de segurança, por exemplo, busque os dados que sejam realmente relevantes. Lembre-se que o menos é mais e o que importa será sempre o foco principal, que são os resultados e a performance corporativa no mercado.
- Antes da reunião: antes de iniciar a reunião é preciso se certificar se tudo está preparado para que não tenha nenhuma interrupção indesejável e desvie o foco. Nesse caso, verifique as condições do projetor, da lousa, do vídeo, a ordem dos documentos, os slides e gráficos, os papéis, marcadores de quadro, entre outros que se farão necessários para o possível andamento ininterrupto da reunião.
- Pré-reunião: ao receber os convidados, antecipe o tempo que a reunião vai demorar. Confira se todos estão bem acomodados, se alguém precisa de água, café, ou mesmo ir ao banheiro antes do início. Tente ser cordial e simpático nesse momento, para diminuir a tensão e que a reunião possa render melhor em seu decorrer.
- Durante a reunião: anuncie previamente a agenda da reunião, é importante levar a risca o cronograma dos assuntos e a cada parte de pauta encerrada verificar se existe alguma dúvida.
- No fim da reunião: se você estiver falando de um assunto importante, como a performance da propaganda de conectores elétricos, por exemplo, mas o horário que você estabeleceu está prestes a se esgotar, agilize a retórica. Para que as reuniões tenham efeito, é importante que o tempo seja respeitado, caso contrário haverá a notória diminuição dos níveis de concentração e comprometimento dos convocados, além da falta de comprometimento com o prometido prejudicar reuniões futuras.
- Pós-reunião: além da limpeza e organização do local, certifique-se que enviar as atas das reuniões por e-mail para todos os presentes. Essa é uma excelente maneira de frisar todos os pontos e comprovar que determinado assunto já foi abordado na reunião.
Conteúdo produzido pela equipe do Soluções Industriais.
