Como Fazer Planilha para Controle de Estoque [Vídeo]

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Oi pessoal, boa noite, eu sou o Rafael Avila, um dos sócios da LUZ, e hoje a gente vai ter a palestra online sobre como fazer um bom controle de estoque. Esse é um tema que tem muita gente precisando conhecer um pouquinho mais, porque se você tem alguma empresa que vende produtos de alguma forma ou se você precisa organizar um estoque, uma materia-prima ou insumo, se você não tem um bom controle de estoque pode ter um gargalo imenso dentro da sua impresa.

 

Transcrição da Palestra de Controle de Estoque

Então hoje a gente vai falar sobre controle de estoque, eu espero que vocês gostem do tema. Hoje é a nossa sexta palestra online que a gente tá dando, é a última do ano, e no ano que vem a gente já tá se programando pra fazer algumas outras coisas relacionadas à palestras online, conhecimento em gestão, para você que tem interesse. Então fica ligado no nosso canal do YouTube que vai ser muito legal poder continuar contribuindo, compartilhando conhecimento que a gente tem prático aqui da LUZ com vocês em termos de gestão.

Então pra começar a nossa palestra sobre como fazer um bom controle de estoque, a gente gosta muito de trazer uma história de um dos nossos clientes. É uma história que, há muito tempo atrás, a gente atendeu uma oficina mecânica aqui do Rio de Janeiro e, segundo os sócios, a situação que eles estavam tendo era de muita grana entrando, boas vendas, mas o que acontecia é que todo final de mês não sobrava quase nada em termos financeiros e eles não tinham muita noção do porque.

Então a partir dessa primeira informação que eles passaram pra gente, a gente começou a analisar todo o negócio, desde o que que eles estavam vendendo, quanto eles estavam vendendo, qual funcionário eles tinham, que custo eles tinham de aluguel, salários e por ai vai, outras despesas que eles podiam estar enfrentando, despesas diretas e indiretas. E, a partir de toda essa análise, a gente via que tudo parecia estar indo muito bem, contanto que só tinha um mistério muito grande ali que era por que que dava prejuízo no final do mês se estava indo tudo bem. Nessa análise de receita e de despesas a gente já conseguia ver um alto índice de despesa com itens para o estoque.

Então a gente continuou com essa investigação até a gente conhecer o estoque de pneus deles, e quando a gente chegou lá a gente viu que eles tinham centenas de corredores com pneus empilhados, provavelmente 50% da loja era só de estoque de pneu. E a gente perguntou, “Você sabe quanto tem em valor de estoque atual?”, e obviamente, como muitos gestores, provavelmente até mesmo você que está vendo essa palestra hoje, eles não sabiam exatamente quanto era o valor do estoque atual deles.

Eles pediram para um funcionário fazer a contagem, não foi uma surpresa muito grande mas, no final das contas, o resultado foi que eles tinham, mais ou menos, R$1.000.000,00 em estoque só de pneu. Pra algumas empresas pode parecer pouco, você pode ter R$ 10.000.00,00 em estoque, pra outras pode parecer até muito, mas o fato é que pra uma empresa que faturava, mais ou menos, R$100.000,00 por mês, que era o caso deles, ter R$1.000.000,00 em estoque significava ter, mais ou menos, um ano de faturamento parado no estoque deles.

Então ficou claro pra gente que não tava sobrando dinheiro por que o esquema de armazenagem de compras de estoque para eles estava gerando uma má gestão, uma má distribuição, uma má organização financeira geral e prejudicava muito a empresa. Isso estava fazendo com que o negócio quase afundasse em dívidas e, de todo modo, ainda foi legal que, no final das contas, a gente conseguiu dar algumas soluções, por exemplo, de criar campanha agressivas com promoções bastante agressivas pra diminuir o estoque em 50% e com isso manter um fluxo de receitas mensalmente bom, positivo, e também diminuir esse estoque para que fosse aproveitado com outros tipos de equipamento e ferramentas mesmo da loja.

Então essa historinha é uma história muito legal pra gente começar tendo uma análise de que se você tem estoque e você não controla ele bem, você pode tá tendo um gargalo muito grande na tua empresa. Então a gente vai falar ao longo da palestra sobre alguns pontos que são super importantes, por exemplo, o ponto de recompra, também conhecido como estoque mínimo que é sensacional e super importante se você tem um estoque você saber qual é esse ponto de recompra. E também outros como, métodos de contabilização de valor em estoque, você pode fazer pelo método PEPS, que é o Primeiro que Entra Primeiro que Sai, o UEPS, Último que Entra Primeiro que Sai, ou até pelo método mais utlizado que é o do custo médio, e por ai vai.

Isso tudo ajuda muito você a saber se você tá vendendo um produto a um preço ideal ou não, e por ai vai. Então, só pra começar também, a gente queria falar de alguns benefícios da gestão de estoque. O primeiro dele é acompanhar e reduzir custos, então se você sabe que tem um estoque muito elevado, talvez você não precise gastar mais dinheiro comprando outras peças ou outros insumos, materias-primas, você pode deixar tudo isso estocado por que você sabe exatamente quando você vai precisar comprar, então você tem uma redução de custos.

Garante a disponibilidade de produtos, então se você tem um mercado que você vende muito, com muita velocidade, se você não sabe o quanto tempo você vai ter pra que um fornecedor seu te entregue a materia-prima que vai permitir que você entregue o produto no final, você pode ter falta de produtos, significa, falta de receitas no final do mês. Então ter uma noção do seu estoque garante a disponibilidade dos produtos de uma maneira perfeita, de rápida rastreabilidade também, você sabe exatamente que tipo de produto você tem em estoque, quais que estão com estoque baixo, quais que estão com estoque alto, isso te permite pensar em políticas de promoção pra itens com estoque muito alto e por a ai vai.

E obviamente, também, te garante uma qualidade da armazenagem na medida que você não vai ter mais armazenado do que você precisa, isso é essencial. E se você tem noção que esses são os benefícios do controle, da gestão do estoque, você precisa começar hoje mesmo um passo-a-passo pra organizar o seu controle de estoque.

Hoje a gente trouxe quatro itens, quatro passos, que a gente considera essenciais no controle de estoque. O primeiro deles é o levantamento de seu inventário, então se você trabalha, como eu já disse, com produto, com qualquer coisa do tipo, você vai ter um inventário, seja esse um inventário de matéria-prima ou um inventário de produtos seu mesmo, que vai ficar estocado. A partir desse inventário você tem que fazer um controle de entradas e saídas, tudo que entra, tudo que sai, pra que você mantenha esse estoque, esse inventário, atualizado. Isso vai gerar para você uma necessidade ou um conhecimento do seu custo total de estoque, como eu disse, pode ser feito por diferentes métodos de gestão mesmo, e no final das contas, você tem que ter um hábito de ter uma auditoria, um controle periódico de tudo que tem no seu estoque ou não, isso pra garantir que nada dê problema.

Então vamos começar com o nosso primeiro passo que é o levantamento de inventário. Basicamente com o levantamento de inventário, ele é o passo inicial para o controle de estoque, então todos os produtos que você tem em estoque você precisa colocar dentro do seu inventário, que nada mais é do que uma listinha com todos esses itens.

O que que você vai ter aqui de informação importante? Se você tem um item que você há alguns meses não compra mais, não utiliza mais, você pode cortar ele do seu inventário, se você tem um item que é novo, você inclui ele no seu inventário pra manter ele atualizado. Basicamente se você consegue manter o seu inventário atualizado você vai conseguir ter conhecimento maior de onde sai e entra o dinheiro dentro da sua empresa, de acordo com o seu estoque.

E, obviamente, se a gente tá falando de inventário que é uma listinha onde você vai colocar todas as informações dos seus produtos, seja informação de tamanho, peso, qualidade, fornecedor e por ai vai, você precisa de um tipo de ferramenta pra fazer esse controle.

A gente apresenta três, obviamente isso fica a critério seu de qual ferramenta utilizar, então onde você vai registrar e distribuir esses dados, você pode fazer isso em uma prancheta com produtos que vai ter custo praticamente zero de implementação, uma coisa muito marginal já que você só precisa comprar uma prancheta e umas folhinhas padronizadas pra você preencher isso, só que ao mesmo tempo é uma atividade 100% manual, repetida, com riscos de você perder informações, só é possível com baixo volume de dados, então supondo que você tenha um estoque com um milhão de produtos, cinco mil produtos, e você não vai conseguir registrar tudo isso na pranchetinha com umas folhinhas.

Já na planilha excel agregadora vai te permitir um custo relativamente baixo ainda e possibilidade de personalização para a sua realidade, mas ao mesmo tempo, por mais que permita uma quantidade maior de dados e indicadores, se o seu estoque for muito grande, por exemplo algo acima de dez mil itens, coisas desse tipo, talvez a planilha de excel agregadora possa ficar pequena para esse estoque. Se você tem um estoque baixo de produtos, de insumos, normalmente a planilha em excel já resolve o seu problema e é muito boa.

E por fim a gente tem a opção por software que normalmente tem um custo mais alto de implementação mas é indicado para empresas que tem volumes muito altos de produtos. Então se voce tem um número incrivelmente grande de produtos talvez seja melhor você procurar um software que vai permitir um controle maior desse seu estoque. O problema é que normalmente esses softwares não tem muito personalização e tem uma certa independência de quem está te fornecendo esse sistema, mas não deixa de ser uma opção válida pra você que tá pensando em controlar o seu estoque.

São os três principais métodos de controle de inventário e eu acho que o aprendizado que a gente deixa aqui é que se você não tem um inventário dos seus produtos atualizados você não pode nem começar o controle de estoque. Afinal de contas, quando você for contabilizar a entrada e a saída se você tiver um item de entrada que não tá no seu inventário, isso vai prejudicar o seu controle e vai te dar uma visão míope do que que é o seu estoque de fato.
Então, primeiro passo, sentar agora, pega uma listinha e começa a fazer essa lista de quais são os itens que você tem dentro do seu estoque, ou seja, aqueles que tem uma movimentação ou de entrada do seu estoque ou de saída do seu estoque ao longo dos meses. Isso vai te ajudar bastante já a ter uma noção do que que ta dentro do seu estoque.
A partir dessa noção a gente pode ir para o segundo passo que é o de controle de entradas e saídas. Então se você tem um controle do que que tá entrando e do que que ta saindo, você com certeza consegue ter uma noção maior do que que é mais importante, do que que é menos importante pro seu estoque e também do que que tá ganhando importância e do que que tá perdendo importância.

Então logicamente você manter o seu inventário atualizado faz todo o sentido e você deve fazer isso com controle rigoroso de entradas e saídas, então além da auditoria, que a gente vai falar mais para frente, a entrada e saíde é talvez um dos pontos mais importantes quando a gente tá falando de uma boa gestão de estoque. Esse entrada e saída pode vir de diversas maneiras, então você pode ter diversas entradas por produção própria, entregas por caminhão ou entregas de fornecedores, compras avulsas que você realiza e coloca essa matéria-prima ou produto em estoque, e ao mesmo tempo, diversas saidas que é o que vai gerar receitas pra você. Quais são essas saidas? Por e-commerce, por entrega, por ponto de venda e por ai vai.

No final das contas a única coisa que é muito importante de você ter noção e ter em mente é que você vai ter que ter esse controle independentemente de como aconteça essa saída. Então normalmente quado você tem esse controle e você tem um e-commerce é importante que esse e-commerce já tenha integrado ou permita que você gere planilhas, que você já possa simplesmente copiar e colar dentro da sua planilha, e por ai vai.

Depois desse controle de entrada e saída você precisa ter também um controle de onde está sendo estocado. Então se você tem uma saída que você vai entregar em algum lugar, você precisa saber quando vai ser esse processo de entrega, então onde vai ser estocado e como os seus produtos. Se a gente estivesse falando de uma loja de roupas e sapatos, por exemplo, a gente podia ter esse layout da loja, onde sapatos estão organizados em lugar, calças em outro, isso facilita o controle desse estoque e a gestão dessa entrada e saída de produto, ou como já disse, insumos, e isso também vai te possibilitar, quando você controla essa entrada e saída, você entender quando é o seu ponto de recompra exata.

Então supondo que a gente venda dez calças por dia na nossa loja de roupas e a gente tem um estoque de cem calças, só que a gente demora pra receber do nosso fornecedor um dia pra receber cem calças de novo. Então se estou vendendo dez por dia e tenho cem calças, em dez dias o meu estoque está zerado, se eu demoro um dia pra pedir, quando o meu estoque zerar e eu pedir eu vou ficar um dia sem calça nenhuma. Então esse é o ponto de recompra, quando seria? Quando eu tivesse no meu estoque dez calças, que normalmente eu vendo dez por dia, eu já faria o pedido de cem novas, pra quando acabasse esse dia e eu vendesse as minhas últimas dez, no início do dia seguinte já chegassem cem novas.

Pode parecer um pouco complicado mas na verdade é bem simples, é só o momento que você precisa fazer um novo pedido daquele insumo ou produto antes dele acabar, por que senão você pode ter uma falha de gerenciamento do giro do seu estoque, onde você não vai ter estoque para oferecer para seu cliente e isso é uma das piores coisas que podem acontecer quando a gente tá falando de gestão de estoque, já que, se isso aconteceu de fato, você:

1. Está vendendo aquela venda específica;
2. Se o seu cliente nunca tinha comprado com você antes ele pode ter uma péssima impressão de sua marca, já que você não tem estoque para oferecer pra ele, e talvez não voltar mais na sua loja, o que seria uma perda muito grande de um cliente, não só da venda.
3. Obviamente, também, se você não faz isso de uma maneira bem feita você tá prejudicando toda a gestão do seu estoque como um todo, o que é bem negativo pra qualquer empresa.

Então o nosso segundo aprendizado é que o seu inventário só vai ficar atualizado se você controlar todas as entradas ou saídas, independentemente se é uma saída que vem de um canal online ou de um canal offline que pode ser a sua loja ou ponto de venda mesmo, e independentemente se essa entrada vem de um determinado fornecedor ou de outro, você precisa ter uma forma de controlar isso. Normalmente ter uma pessoa responsável por esse controle já é o suficiente para que você tenha uma noção maior de todos os produtos que você tem estocados e por ai vai. Obviamente isso vai depender do tamanho do seu estoque e de acordo com o tamanho você pode fazer determinada coisa ou não.

Já que a gente já entendeu que a gente precisa ter um inventário e que a gente precisa controlar as entradas e saídas desse inventário agora a gente entra na parte de custo total de estoque. Basicamente é, se você tá controlando seu inventário de entradas e saídas você já tem uma análise muito boa do que que é o seu estoque e de qual é a fotografia dele nesse exato momento ou no momento da sua análise. Agora não adianta nada você saber quantos produtos você tem de cada coisa e qual é o ponto de recompra, o ponto de estoque mínimo desses produtos, se você não tem uma noção de qual é o custo deles.

Você pode ter, por exemplo, um milhão de lápis em estoque e esses lápis ocupam um espaço pequeno do seu estoque e ele tem um valor de um real cada lápis, e você pode ter cinco remédios, medicinas, vacinas, cinco caixas de vacina que tem o custo de um milhão cada uma. Isso vai te dizer mais ou menos o quanto você tem guardado em estoque e esse custo total de estoque com certeza vai te ajudar a ter uma noção maior de que tipo de ações você pode fazer.

Então só pra entrar na parte teórica mesmo o custo total de estoque é o custo com todo o gasto de estoque que você tem, não simplesmente as mercadorias que você tem, que seria o primeiro ponto, então todas as suas mercadorias já num custo, num valor de estoque que você tem, mas também outros itens como custo de aluguel, custo de manuseio, custo de perdas de produto em estoques, então se você tá trabalhando com indústria alimentícia, por exemplo, é uma indústria que tem muita perda por data de validade e por ai vai.

Então você precisa ter noção de qual é esse custo pra você não ter uma visão errada de quanto, de fato, você tá gastando ou perdendo com seu estoque. Por exemplo, você pode ter uma visão de que você tem um milhão guardados em alimentos, só que na verdade se metade desses alimentos acabam se perdendo por mal manuseio ou mal falta de organização do seu estoque você provavelmente vai ter uma perda muito grande ai, maior do que de um milhão que a gente tava falando, você vai ter em estoque quinhentos mil o que sugere uma perda de quinhentos mil do seu estoque que pra muitas empresas é uma perda muito grande. Então esse tipo de cuidado com manuseio, com data de validade, com maneiras de entrega, com a lógica de uma maneira geral do seu estoque é essencial para que você não tenha nenhum tipo de problema com isso.

E aí é bem legal também do giro de estoque nesse momento por que quanto mais rápido o seu estoque gira mais barato ele fica, por que mais previsilbilidade você tem, você consegue fazer a troca mais rápida, você perde, elimina esse risco de perder produtos que estão no estoque por um motivo ou por outro. E ai só pra falar do que que é o giro de estoque é quanto tempo demora do momento em que seu produto fica finalizado no seu estoque até a saída dele. Então o giro de estoque tem tudo a ver com o que a gente tava falando do ponto de recompra, se você tem um giro de estoque de dez dias, dentro de dez dias você vai ter que de, alguma forma, tem um novo pedido daquele produto pra você ter ele em estoque, e por ai vai, são diversas formas de analisar.

E depois que você entende o seu custo total de estoque, quanto você tem lá, você pode entrar em métodos de análise desse estoque como um todo que a gente tem o custo médio, o PEPS e o UEPS. Só pra explicar de uma maneira mais breve, PEPS e UEPS são métodos de gestão quando eles analisam, o PEPS é a sigla pra Primeiro que Entra Primeiro que Sai e UEPS é o Último que Entra Primeiro que Sai. Que que isso quer dizer na prática? Basicamente se você realiza uma compra hoje de dez calças a cem reais e depois você realiza uma compra de mais dez calças a duzentos reais, supondo que você venda 15 calças, pelo método PEPS primeiro ele pegaria as dez calças que você comprou primeiro, já que o primeiro que entra é o primeiro que sai, depois ele pegaria cinco calças no custo de duzentos reais. Nesse método você teria dez calças saindo a cem reais, somando mil, mais cinco calças saindo a duzentos reais, somando mais mil, dois mil de custo do seu estoque saindo.

No método UEPS, que a gente mudaria, a gente teria o último que entra, que foram as dez calças a duzentos reais entrando, isso geraria um custo de dois mil, mais cinco calças que seriam as cinco primeiras compradas a quinhentos reais, isso geraria um custo de dois mil e quinhentos. Como eu disse, na prática do dia-a-dia isso não vai mudar a sua vida, por que no dia-a-dia se voce tinha vinte calças, sairam dez, você entende que sobraram dez calças, simples assim.

Agora para a análise contábil do seu estoque isso é muito importante e ai a gente entra até um pouco mais a fundo no custo médio por que aqui na LUZ se a gente for pensar em pequenas empresas, que a gente mais indica, se você for te algum tipo de trabalho, é com o custo médio por que se você sabe que dessas vinte calças que você comprou geraram um custo de três mil reais, se você sabe que o seu preço de venda da calça é cento e cinquenta reais quer dizer que se você vender vinte calças a cento e cinquenta reais você vai ter três mil reais. Então beleza, o seu custo médio desses três mil reais de compra que você realizou tem que ser vendido, no mínimo, a cento e cinquenta reais. Se for vendida a menos de cento e cinquenta reais você vai ter um prejuízo, e tendo esse prejuízo você não tá fazendo uma boa gestão do seu estoque e das compras do seu estoque.

Então só pra falar, são métodos se contabilização de estoque, esses três são os mais importantes, fazem muito sentido que vocês entendam cada um deles, mas na prática pro seu dia-a-dia o que faz mais sentido é o seu custo médio, então tudo que entra você vai jogar numa continha que depois você vai dividir por tudo que entrou e você vai saber qual é o seu preço mínimo de venda para você não ter prejuízo em relação a esse estoque. É lógico que nessa conta você vai ter que colocar enfoque, coisas do tipo, afinal de contas só não são cento e cinquenta reais líquidos em nosso exemplo mas serve para exemplificar como isso acontece.

Então o nosso terceiro aprendizado é que o valor de estoque tem que ser por completo para evitar erro, e você não pode achar que só por que você tem duzentos produtos no seu estoque você pode vender eles a X reais que isso pode gerar um prejuízo para você no final do mês, e se tiver gerando prejuízo, mais uma vez vale a pena reforçar que você tá fazendo um controle de estoque mal feito, ou pelo menos só é mal feito se não tiver noção disso, as vezes você pode tá fazendo por algum motivo empresarial.

Mas agora só pra gente ir pro nosso quarto passo, que é ate um passo até mais rapidinho, é uma auditoria, o que isso quer dizer? Quer dizer que se você tem seu inventário organizado, você controla suas entradas e saídas, você sabe qual é o seu custo total de estoque, você precisa revisar isso de tempos em tempos pra saber se tá certo. Então para você fechar esse processo de uma maneira com excelência, bem feita, a sua empresa precisa periodicamente auditar o seu estoque, pra saber se não tá tendo nenhum desvio, se não tá tendo nenhum registro desatualizado, se não tá tendo nenhum erro de preeenchimento das planilhas ou dá forma de conteúdo que você está utilizando, e por ai vai.

Então você precisa ter uma auditoria, até mesmo por que por vezes, isso acontece, você pode ter um funcionário seu furtando matéria-prima, furtando produto pronto do seu estoque, então obviamente pra pequenas empresas é mais difícil que você tenha esse tipo de problema, para empresas maiores pode ser um pouco mais recorrente mas o importante é que a gente tem noção que se você não faz essa auditoria periódica você pode tá criando um buraco dentro do teu estoque e você nem sabe, e esse é o pior quando você não sabe das coisas que está acontecendo na sua empresa.

Isso leva a gente ao nosso quarto aprendizado que é auditar o estoque é a melhor maneira de pegar furos no seu processo como um todo de gestão de estoque e melhorar essa sua gestão de uma maneira geral.
Bom, era mais ou menos isso os principais fatos sobre estoque que a gente prioriza aqui dentro da LUZ e que são essenciais pra se controlar, pra se trabalhar, e se você quer fazer isso com uma ferramenta para otimizar o seu processo de vendas como um todo, seu processo de controle dos estoques e todo esse processo de maneira geral, a gente indica a planilha de controle de estoque, pra você ter acesso a ela é só você entrar no nosso site luz.vc/estoque, é uma planilha bem completa que nela você vai conseguir o colocar seus itens de entrada e saída de estoque, você vai conseguir ver o seu ponto de estoque mínimo, você vai conseguir ver quanto estoque você tem hoje para cada tipo de produto que você registra e isso tudo também vai gerar um valor de estoque automatico de acordo com as entradas e saídas que você já adicionou diretamente na planilha. É uma planila bem completa e legal sobre estoque, a gente recomenda que vocês conheçam ela, só como eu disse entrar nesse link que tá ai abaixo e dar uma olhadinha maior na demonstração dela, no vídeo dela e por ai vai. E isso tudo faz parte de um bom controle de estoque.

Eu queria agradecer muito a presença de todos vocês, como eu já havia falado no começo, na nossa sexta palestra online sobre práticas de gestão, a nossa última desse ano, então pra você que não aproveitou as outras cinco é só você entrar no nosso canal do YouTube e dar uma olhada nelas, todas estão lá gravadas, tem duração média de meia hora, quarenta minutos, em todas a gente fala sobre uma prática de gestão que é essencial pra micro e pequenas empresas, até médias empresas mesmo, e a gente sempre dá dicas de ferramentas muito boas pra se utilizar em todas elas.

Então queria agradecer muito a presença de todos vocês, quem tiver ficado com alguma dúvida ou quiser bater um papo é só me mandar um email em rafael@luz.vc. Se você tiver interesse você também pode escrever algum comentário aqui no YouTube, logo abaixo aqui do vídeo você tem um espaço para fazer seus comentários, que na medida do possível a gente vai responder todos eles dentro do tempo que a gente tiver.

Então, mais uma vez, eu queria agradecer a presença de vocês aqui, se vocês tiverem qualquer tipo de dúvida ou quiserem conversar um pouco mais o meu email está disponível pra todos vocês, pode ser sobre gestão de estoque, sobre gestão como um todo ou que mais vocês precisarem.

Mais um vez muito obrigado, um grande abraço, boa noite e um ótimo natal e um excelente ano novo pra todos vocês que não conversarem com a gente nos próximos dias. Tchau tchau!

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