Quando temos uma empresa sob nossa responsabilidade, nos sentimos entusiasmados em poder elaborar projetos, desenvolver produtos, gerir pessoas e liderar equipes. Mas a gestão do orçamento, uma das partes administrativas mais complicadas da empresa, facilmente sai do nosso controle com qualquer descuido ou gasto que não estava nos planos.
Por que controlar: Gerenciar o dinheiro da sua empresa da maneira certa garante o sucesso de todos os seus projetos, pois dessa forma você encontra um ponto de equilíbrio entre o que pode ser investido no desenvolvimento de novos produtos e serviços, por exemplo, e o que precisa ser separado para os gastos rotineiros. Lembre-se que é justamente a falta de controle financeiro que leva muitas pequenas empresas brasileiras a fecharem as portas. Não deixe que isso aconteça com seu negócio. Comece a planejar o orçamento agora mesmo!
Como começar: Apesar de parecer difícil, controlar os gastos da empresa sem afetar os pessoais é mais fácil do que você imagina. Existem várias técnicas e ferramentas de gestão que irão te ajudar a ter dinheiro para aplicar no empreendimento e ainda ter verba para você, gestor. Veja os quatro passos.
Etapa 1: Divida o objetivo dos gastos
Junte um montante de dinheiro da empresa e outros para gastos pessoais. O ideal é ter mais de uma conta bancária para isso. Dessa maneira você sabe qual é o limite de uso do dinheiro sem comprometer a as finanças da empresa e vice-versa. Da mesma forma, o orçamento para cada área da empresa também precisa ser diferente. Reflita sobre quanto precisa ser destinado à divulgação (Marketing), salários, pró-labore, treinamentos e benefícios (RH), além das despesas operacionais, diretas e não-operacionais.
Etapa 2: Tenha disciplina e cheque as contas com cuidado
Anote tudo que entrar e sair de dinheiro. Separe um dia para verificar todos os gastos da sua empresa. Veja e analise todas as transações, reveja os gastos em uma base mensal para saber se está indo além da conta. Se estiver gastando demais, deverá cortar algumas despesas para não comprometer o desenvolvimento da organização.
Etapa 3: Use uma planilha para fazer um orçamento
Apesar de parecer cansativo escrever cada transação em um papel ou no computador, isso faz diferença para saber se o dinheiro de fato está sendo aplicado no lugar certo. Algumas ferramentas, como uma planilha de Controle Financeiro Completo, podem ajudar a analisar os dados e servem de grande apoio para as finanças.
Como fazer:
Abra uma versão em branco da planilha e comece simulando as suas despesas e receitas já esperadas para cada um dos meses futuros.
Depois de simular todos os meses, lançando todas as despesas e receitas projetadas vá na aba de Resultados Consolidados e veja o resultado de seu planejamento, como no exemplo abaixo.
Além da análise acima, poderá ver o resultado do seu planejamento orçamentário por DRE, centro de custos e por conta bancária. Além é claro de analisar os gráficos.
Fluxo de caixa por Centro de custos:
Dashboard Financeiro para acompanhar o ano inteiro:
Etapa 4: Reavalie o orçamento
Essa é a chave de sucesso para a as finanças da sua empresa. Sempre surgem novas demandas ou o volume de trabalho aumenta ou diminui. É importante sempre acompanhar de forma regular o dinheiro que entra e sai da sua empresa para não ficar no aperto. Por isso, depois que tiver concluído o preenchimento anterior, salve esta planilha para que tenha sempre a sua projeção financeira detalhada.
Em seguida abra uma nova planilha em branco, copie o resultado apresentado no DRE da planilha de projeção e monte na aba de Planejamento Financeiro da Planilha de Controle Financeiro Completo.
Depois, conforme for fazendo os lançamentos reais (não os projetados anteriormente) ao longo do ano, conseguirá acompanhar se está batendo suas metas de receitas e despesas ou não, fazendo assim uma comparação entre o que foi planejado no início do ano e o que foi sendo realizado ao longo do ano.
Ao acompanhar o orçamento pela planilha, conforme o passo 3, você pode ao final do mês ter gráficos com uma visão ilustrada da real situação daquele período.
Então, em qualquer diferença positiva entre o planejado e o realizado você deverá retrabalhar o orçamento, para que possa acomodá-lo ao volume de gastos e o que pretende lucrar em cima da soma total. Com o tempo, você passa a acumular um verdadeiro retrato da saúde financeira da empresa.
Ficou clara a importância de acompanhar o orçamento para as finanças da empresa? Na LUZ, oferecemos um modelo de planilha pronta para elaborar o orçamento que pode tornar esse trabalho ainda mais fácil! Também temos uma Planilha Pronta para Controle Financeiro Completo!
