Como usar planos de ação 5W2H na consultoria

Leia neste Artigo:

O 5W2H é uma metodologia focada em planos de ação que parte de 7 perguntas simples: o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto.

Por ser simples e, ao mesmo tempo, eficiente, se tornou uma das ferramentas mais usadas por consultores, gestores e profissionais de diversas áreas no mundo todo.

Se você precisa de uma ferramenta prática para planejar tarefas, de forma fundamentada, e acompanhá-las de perto, vale a pena ler o artigo até o final!

5W2H: o que é como funciona?

O 5W2H é uma metodologia para planos de ação baseada em uma lista de perguntas em inglês — que explicam o seu nome:

  • What: o quê?
  • Why: por quê?
  • Where: onde?
  • Who: quem?
  • When: quando?
  • How: como?
  • How much: quanto?

A partir dessas diretrizes, fica mais fácil planejar e acompanhar ações de maneira eficiente.

Isso porque as respostas ajudam você a enxergar com clareza o contexto, as necessidades e os caminhos que devem seguidos no seu negócio, projeto ou empresa do cliente.

E essas respostas devem ser curtas.

Tanto é que a adoção do 5W2H costuma ser feita por meio de uma tabela com espaços para cada pergunta e resposta.

Modelo 5W2H

Além de ajudar a criar planos de ação, facilita o acompanhamento, a delegação de funções, o controle do tempo e evita o desperdício de recursos.

Mas em quais situações o 5W2H pode ser usado?

Basicamente, em qualquer atividade profissional e pessoal que precise de planejamento. Ou seja, que envolva etapas, prazos, estratégia, recursos, responsáveis.

Mesmo quem trabalha sozinho, como é o caso de muitos consultores independentes, pode adotar essa ferramenta para trilhar caminhos mais claros.

Leia mais:

Por que criar planos de ação com 5W2H?

Entenda a seguir quais são as principais vantagens que o 5W2H oferece para a sua consultoria empresarial:

Simples e acessível

Existem várias metodologias focadas em planos de ação. Mas por conta da complexidade, algumas acabam criando certas dificuldades.

Com o 5W2H, você não tem esse problema.

Isso porque ela foi criada justamente para ser uma ferramenta fácil de ser usada por qualquer pessoa. E, claro, muito eficiente.

5W2H é universal

O 5W2H é considerado um método universal porque pode ser usado para projetos de todos os tipos.

Ou seja, não importa o nicho de atuação, tipo de consultoria ou porte da empresa do cliente.

Por meio dessa ferramenta, objetivos de diversas naturezas podem ser atingidos.

Aumenta a produtividade

Por sempre seguir um mesmo modelo, com perguntas-chave, o 5W2H consegue potencializar a sua produtividade.

De maneira visual, você consegue acessar facilmente todas as informações que precisa sobre um plano de ação e acompanhar tudo de perto de forma prática.

Consequentemente, sobra mais tempo para você se dedicar às questões estratégicas da sua consultoria.

Prazos são atendidos

Como usar planos de ação 5W2H na consultoria 1

Atender a prazos nem sempre é uma tarefa fácil, sobretudo quando você precisa fazer a gestão de vários projetos ao mesmo tempo.

Mas as empresas veem com outros olhos os consultores que cumprem com o que prometeram. E o seu negócio também se beneficia de um planejamento executado no tempo certo.

Com o 5W2H, que deixa tudo mais claro e acessível, você evita perder prazos importantes.

Como usar o 5W2H na consultoria?

Depois de entender como 5W2H funciona, é hora de colocar a mão na massa.

Veja a seguir quais passos você deve seguir para adotar a ferramenta na sua consultoria:

Defina uma meta

Ter clareza do que você pretende alcançar com um plano de ação é o primeiro passo. Como já comentei aqui, o 5W2H pode ser usado em diversos âmbitos.

Mas, na hora de definir a meta, tenha em mente que ela é diferente de objetivo.

O objetivo costuma ser mais amplo, grandioso. Já a meta consiste em passos menores para atingir um objetivo, são mais tangíveis.

Responda às perguntas de forma objetiva

Uma das vantagens do 5W2H é a capacidade de simplificar as coisas. Sendo assim, não faz muito sentido escrever longos textos na hora de responder às perguntas.

Se o intuito fosse esse, a metodologia não seria baseada em uma tabela com pequenos espaços.

O segredo está em ser objetivo. 

Antes de começar a responder, reflita com calma sobre as perguntas e responda cada uma delas com uma única frase.

É claro que algumas são mais fáceis de serem respondidas do que outras. Geralmente não há muita dificuldade em responder o que, quando e onde, por exemplo.

Mas, na hora de explicar como uma atividade será realizada, parece que a tarefa se torna mais complexo.

Mesmo que você queira detalhar algumas informações, tente ser o mais sucinto possível para que uma única frase dê conta do recado.

Revise as respostas

Depois de responder a todas as perguntas, faça uma revisão cuidadosa das respostas, tendo sempre o objetivo do plano de ação em mente.

Dessa forma, você consegue eliminar possíveis contradições entre as respostas, garantindo que todas sigam o mesmo propósito.

Conte com a ajuda de uma planilha

A adoção de metodologias se torna mais eficiente quando você usa planilhas como ferramentas de apoio.

No caso do 5W2H, não seria diferente.

E você nem precisa montar uma planilha do zero, já que existem modelos prontos para planejar a execução e gastos de planos de ação, que incluem relatórios e dashboards para acompanhamentos consolidados.

Assim, você aumenta a sua produtividade e consegue seguir as diretrizes do 5W2H de forma simples e prática.

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