Aprenda a usar o Trello para ter uma rotina mais produtiva

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O Trello é uma das ferramentas de organização mais usadas no mundo inteiro. Com uma interface intuitiva e muitas funcionalidades, permite gerenciar projetos e administrar as tarefas do dia a dia de forma simples e prática.

Foi inspirado num famoso método de gerenciamento de projetos e não para de conquistar cada vez mais pessoas em busca de produtividade.

Se você está precisando de ajuda para gerir vários projetos ao mesmo tempo e conciliar as demandas pessoais e profissionais, vale a pena entender como Trello funciona.

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O que é o Trello?

Embora tenha nascido como um software de gerenciamento de projetos, o Trello pode ser usado para planejar, classificar e organizar basicamente qualquer coisa.

Isso porque ele funciona como um quadro branco a ser preenchido com cartões, como se fossem fichas. E cada um desses cartões pode representar uma tarefa pessoal ou profissional.

É você quem decide como organizá-las.

Você pode, por exemplo, dividir o quadro em colunas para classificar ou acompanhar o progresso das atividades, definindo status, prioridade, entre outras categorias.

Além disso, os cartões contam com espaço para discussão e comentários, permitem inserir links, anexos, checklists, etiquetas, data de entrega e até adicionar pessoas.

Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhar o andamento dos seus projetos e cumprir suas metas diárias, sem se esquecer de nada importante.

O Trello possui planos pagos, voltados principalmente para grandes equipes, e uma versão gratuita, ideal para consultores independentes e profissionais que trabalham em home office. Sem nenhum custo, você consegue usar os principais recursos.

Saiba que é possível acessar os seus quadros do Trello de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel por meio do navegador ou de aplicativos.

Uma tecnologia inspirada no sistema Kanban

O Kanban é uma conhecida metodologia de gerenciamento de projetos criada nos anos 1940 pela Toyota com o objetivo de tornar a empresa mais eficiente.

Conhecer um pouco sobre esse método ajuda a entender as vantagens do Trello. Isso porque ele foi desenvolvido a partir dos princípios do painel Kanban.

Na época, a necessidade da Toyota era registrar e acompanhar as tarefas da indústria.

E isso começou a ser feito de forma bastante visual, a partir de fichas divididas em colunas: to do (a fazer), doing (em andamento) e done (concluídas).

Dessa forma, todos conseguiam visualizar o fluxo de trabalho. Conforme as tarefas são concluídas, as fichas correspondentes são passadas para a coluna seguinte, dando lugar a novas tarefas. 

Mas essa não é a única maneira de organizar o processo.

As colunas podem ser criadas de acordo com a necessidade de cada empresa ou profissional para conferir maior fluidez ao trabalho.

Por deixar tudo visualmente claro, o Kanban não só contribui para a produtividade como também ajuda a te deixar no controle da sua própria rotina. 

Conheça os principais recursos do Trello

Veja a seguir quais são eles e como você pode usá-los para organizar as suas demandas diárias:

Quadro

Fonte: Trello

O quadro é o painel onde todas as informações e atividades de um determinado projeto, cliente ou equipe podem ser visualizadas.

Você pode ter um único quadro para organizar as tarefas do seu dia a dia e classificá-las em colunas ou usando as etiquetas, por exemplo.

Mas, quando o fluxo de trabalho for grande ou se tratar de um projeto que envolve mais pessoas, vale a pena criar quadros específicos. 

Além de montar o seu próprio quadro, saiba que o Trello oferece modelos gratuitos com fluxos de trabalho que podem ser aproveitados pelos usuários.

Listas

Fonte: Trello

As listas seguem a lógica das colunas do Kanban, criadas de acordo com as etapas de trabalho. Em cada uma delas, você insere tarefas específicas que podem ser movidas, seguindo as etapas.

Mas as colunas também pode ser usadas como um espaço para registrar ideias e informações sobre determinados assuntos.

É possível criar quantas colunas você quiser nos quadros e organizá-las do seu jeito. 

Cartões

Fonte: Trello

Os cartões são as unidades mais detalhadas dos quadros do Trello. Você pode usá-los para representar uma ideia ou uma tarefa, como: reunião com o cliente, entrega de proposta de consultoria, escrever artigo para o blog, etc.

Também são úteis para lembrar você de seus compromissos pessoais e atividades importantes para o seu bem-estar.

Além disso, os cartões podem ser personalizados de várias formas:

  • descrição: campo de texto, facilmente editável, para registrar as informações que quiser;
  • adicionar membros: basta colocar o @ do usuário no Trello para que ele acompanhe o progresso da tarefa;
  • etiquetas: podem ser nomeadas e ajudam a classificar os cartões por cores;
  • checklist: permite acompanhar o progresso e garantir que nenhum detalhe passe batido;
  • datas: define prazos para entrega das tarefas, com a possibilidade de enviar lembretes aos membros do cartão;
  • anexo: anexe arquivos diretamente do computador ou a partir do próprio Trello, Google Drive, OneDrive, Dropbox e Box.

Você tem total liberdade para mover os seus cartões entre as listas do seu quadro, copiá-los, arquivá-los, compartilhá-los por meio de links e criar modelos.

Menu do quadro

Fonte: Trello

O menu fica no lado direito do quadro do Trello e pode ser ocultado a qualquer momento. É lá onde ficam registradas todas as atividades realizadas.

Ainda, serve para você controlar as configurações, gerenciar as permissões de membros, pesquisar cartões e conferir, como numa linha do tempo, todas as ações feitas.

Além disso, é no menu que os usuários podem criar:

  • automações: regras, botões e comandos para automatizar ações recorrentes;
  • power-ups: integração com outros aplicativos, como Slack, Gmail, Google Drive, etc. 

Embora a quantidade de funcionalidades seja grande, o Trello permite configurar infinitos quadros e cartões de um jeito muito intuitivo.

Caso você nunca tenha usado, eu recomendo explorar essa ferramenta. Pelo menos no meu caso, tem sido extremamente útil para organizar as demandas dos meus projetos e manter minha produtividade em alta.

Também indico que você experimente outros aplicativos com recursos parecidos até encontrar aquele com o qual mais se identifica.

Já ouviu falar do Todoist? Mais uma alternativa de ferramenta para gerenciar as suas atividades diárias!