Como envolver o dono da empresa em seu projeto de consultoria?

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Mesmo com um diagnóstico bem feito e escopo fechado, é comum um projeto de consultoria enfrentar algumas dificuldades pelo caminho. Uma delas é a falta de envolvimento do dono da empresa ou do CEO ao longo da execução.

Estamos falando de pessoas que estão à frente do negócio. Ou seja, costumam estar muito ocupadas e ter diversas responsabilidades.

Por isso, acabam sendo sugadas por outros problemas que vão surgindo no dia a dia.

Pode ser que esse responsável por tocar o projeto com você esteja empolgado em fazer acontecer, mas algumas semanas depois do início perca o foco.

E aí, o seu projeto acaba deixando de ser uma prioridade na agenda dele.

O problema é que fica difícil dar andamento sem o aval de quem está contratando você. É fundamental que o cliente acompanhe para ver se o projeto está dentro do que ele esperava.

Quando a evolução acontece sem esses feedbacks, as chances de retrabalho são grandes.

Isso porque, na hora que o projeto se tornar prioridade de novo para o responsável, ele pode falar que não concorda. E aí, você precisa refazer o que já foi feito.

Mas, então, como fazer o dono da empresa participar do projeto ativamente? É o que eu vou te mostrar a seguir!

1. Conscientize a empresa como um todo sobre a importância do projeto

Você preparou o projeto, fechou o negócio e finalmente chegou a hora de colocá-lo em prática. Porém, o sucesso dele não depende apenas de você, certo?

Sobretudo se o projeto envolve entrevistas, pesquisas internas na empresa e participação de gestores de diferentes áreas, tudo deve ficar muito claro logo de cara.

O que eu quero dizer com isso?

Todos da empresa precisam estar conscientes sobre a importância do projeto. Tanto os colaboradores quanto as lideranças precisam saber que um problema existe e que você pode chegar à solução com a ajuda deles!

Portanto, minha dica é marcar uma reunião geral de conscientização. Além de passar uma visão do cenário, você deve mostrar que o seu trabalho tem o objetivo de melhorar a vida deles.

Aproveite a ocasião para enfatizar perante à equipe o peso que o comprometimento do dono, CEO ou diretor tem para o projeto dar certo. Assim, se essa pessoa central não participar, a responsabilidade pelo projeto não andar também será dela.

2. Peça a designação formal de um decisor no projeto

Esta dica nada mais é do que uma medida simples de remediação de problemas futuros.

Se logo nas primeiras semanas você percebe que o dono ou responsável não está participando ativamente, exija uma designação por escrito de um responsável com poder de decisão. 

Aliás, o ideal é que isso esteja previsto antes mesmo de o começo começar. Se o dono não participar, a pessoa designada poderá tomar as decisões no lugar dele.

É uma solução para o seu projeto não ficar empacado.

Pela minha experiência, quando o consultor faz essa sugestão, o dono se dá conta de que precisa participar.

Então tenha uma conversa objetiva para definir quais decisões devem ser tomadas junto dele e entender quais precisam ser tomadas por outras pessoas.

E deixe tudo isso formalizado por escrito!

3. Nunca faça o dono ou CEO da empresa perder tempo

Quem está à frente de um negócio geralmente tem uma agenda cheia. Portanto, não tem tempo para perder.

No início do projeto, o responsável costuma ter mais tempo para se dedicar. Isso quer dizer que você precisa conquistá-lo logo nos primeiros contatos para manter o envolvimento.

Do contrário, se a pessoa sente que está desperdiçando um tempo valioso que poderia ser usado para resolver outras coisas, a disposição dela em participar diminui.

Com isso em mente, avalie com cuidado se acionar o dono, CEO ou diretor é, de fato, necessário.

Reflita sobre se esse responsável vai gostar de receber determinada informação ou não. Dependendo do caso, como um assunto burocrático, talvez não precise passar por ele ainda.

Sendo assim, faça essa avaliação antes de acionar a hora mais cara da empresa.

4. Mostre os resultados de forma clara

Assim como na hora de apresentar a proposta, você deve ser claro com o dono da empresa e falar a língua dele.

Quando for mostrar os resultados, apresente tudo de forma simples e o mais objetiva possível.

O que os donos querem é bater o olho nos dados e ver que estão ganhando o jogo!

Afinal, o mais importante para os responsáveis é entender se a empresa está perto ou longe de atingir o objetivo. Eles não costumam estar interessados nos detalhes técnicos.

Sendo assim, evite ficar acionando o dono para falar sobre assuntos muito micro para não perder o engajamento dele em seu projeto.

5. Marque os compromissos na agenda do cliente

Nada pior para alguém muito ocupado do que ficar recebendo várias mensagens e solicitações de compromisso.

Uma dica prática é entender qual ferramenta de agenda o seu cliente usa para já deixar tudo marcado. Assim, basta você criar o evento e convidá-lo para participar.

E ele recebe as notificações automaticamente, sem precisar ser incomodado.

Sabe que vai precisar do cliente em determinados momentos? Então já deixe todos os compromissos agendados.

Caso haja alguma mudança e for preciso desmarcar, basta migrar o evento na agenda. É um jeito fácil de poupar tempo, além de evitar desencontros.

6. Priorize feedbacks rápidos no lugar de longas reuniões

Temos uma cultura de fazer reunião para tudo, o que é péssimo para a produtividade dos profissionais.

Afinal, muitos assuntos podem ser rapidamente resolvidos por meio de feedbacks rápidos em vez de longas reuniões.

Então o melhor é evitá-las sempre que possível.

Mais importante ainda é entender qual a forma de contato que o responsável pelo projeto prefere.

Veja qual a ferramenta que ele mais usa: WhastsApp, Skype ou Slack, por exemplo. Sabendo disso, você pode compartilhar os principais assuntos da semana por ali mesmo, em forma de tópicos.

É uma estratégia muito mais eficiente do que marcar uma reunião para falar de algo mais corriqueiro.

Essas dicas são práticas simples para você aplicar assim que o projeto começar.

Embora possam parecer meros detalhes, fazem toda a diferença para garantir o envolvimento do dono ou CEO da empresa.

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