7 dicas para acertar no planejamento do projeto

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planejamento do projeto

O planejamento do projeto é o grande responsável pelo sucesso dele. E saiba que eu não estou exagerando para convencer você a investir nessa etapa.

Até porque fica difícil chegar a algum lugar sem planejamento, concorda?

Basta a gente pensar na quantidade de erros que podem ser cometidos quando não se tem um escopo, cronograma, orçamento e responsabilidades bem definidos.

Imagine, por exemplo, que você não se planejou direito para montar o cronograma do projeto e acabou atrasando a entrega. 

Nesse caso, não existe nenhuma desculpa aceitável para dar ao cliente, pois o erro foi cometido logo no início.

Se você está acostumado a gerenciar projetos deve saber o quanto uma falha desse tipo pode deixar o cliente insatisfeito. E aí, a sua empresa acaba sofrendo as consequências do marketing negativo.

Ainda, no caso de um erro no orçamento, você corre o risco de perder dinheiro com o projeto e sair no prejuízo.

É por isso que eu digo que o planejamento do projeto é o segredo para ter bons resultados!

Logo abaixo, compartilho as melhores práticas que aprendi com as minhas experiências como consultor.

Pronto para conferir?

1. Tente não diagnosticar problemas, mas sim O problema

O cenário empreendedor brasileiro é formado por muitas empresas familiares. Quando os consultores chegam em uma dessas empresas, encontram muitos problemas a serem resolvidos.

Tenho certeza de que esse cenário é normal para você, mas mesmo diante de tantos problemas, lembre-se de que não é possível resolver todos de uma vez.

E não estou me referindo aqui a sua capacidade de solucioná-los.

Em vez de oferecer uma solução para o problema principal do cliente, você apresenta um diagnóstico cheio de problemas que ele nem sequer entende.

Essa situação pode se tornar um obstáculo na conquista do cliente, pois você acaba vendendo algo complexo demais que não, necessariamente, dialoga com a dor dele.

Portanto, a melhor estratégia para começar o planejamento do projeto é diagnosticar um problema por vez, levando em conta o que é prioritário.

Assim, você faz uma proposta bem objetiva, resolvendo o problema principal do cliente sem fazer ele se sentir perdido.

2. Alinhe expectativas em relação ao entregável final

Além de entender a dor do cliente, descubra o que ele espera ao final do projeto.

Será que a expectativa dele é implementar um processo funcional, contar com uma ferramenta de controle ou ter um relatório guiando a implementação?

Em alguns projetos que fiz, o grande entregável foi uma planilha bem feita que permitiu que o meu cliente tivesse a noção exata dos seus resultados.

Jamais venda um projeto antes de compreender perfeitamente quais são as expectativas do cliente. É um jeito simples de evitar frustrações.

Outro ponto importante para o planejamento do projeto é saber se a ferramenta ou solução proposta vai entrar na rotina do cliente.

Enquanto consultor, tenho que cumprir o papel de explicar como o projeto funciona e quais são os objetivos. Mas de que adianta tudo isso se a minha ideia de projeto não resolve, de fato, o problema do cliente?

Já realizei projetos em que entreguei um belo documento escrito que acabou “envelhecendo” na gaveta do cliente. 

O que eu quero dizer com isso é que temos que lembrar sempre que projeto bom é projeto implementado e com resultados para o cliente.

Portanto, antes de começar qualquer coisa, você deve ter clareza sobre o que o cliente espera do projeto e da realidade do negócio dele.

3. Aprofunde-se na solução para chegar aos melhores resultados

A elaboração do escopo é parte fundamental do planejamento de qualquer projeto, pois ele mostra quais são as entregas que devem ser realizadas.

Afinal, antes de chegar no entregável final, várias atividades precisam ser feitas ao longo da execução, certo?

E todas elas devem estar detalhadas no escopo.

Basicamente, é como se você dividisse a solução proposta em várias soluções menores, que vão sendo entregues em etapas.

Dessa forma, você consegue se preparar melhor para entregar o que foi prometido. E, ao mesmo tempo, o cliente sabe o que vai receber em cada momento.

4. Faça uma estimativa realista das horas de trabalho

Assim como eu, você deve estar sempre preocupado em satisfazer seus clientes, certo? Mas isso não quer dizer que você precise correr para entregar seus projetos.

Inclusive, é comum ver consultores estabelecendo prazos que eles não dão conta de cumprir só para conquistar o cliente.

No entanto, minha dica para a elaboração do cronograma é que você tenha os pés no chão e calcule as horas de trabalho, levando em conta diversos fatores, como:

  • quantas horas você tem disponíveis por dia, semana e/ou mês;
  • se outras pessoas vão ser alocadas no projeto e quantas horas elas têm para se dedicar;
  • quanto tempo cada um gasta para fazer as atividades planejadas.

Recentemente precisei contratar um profissional freelancer para me ajudar com parte de uma solução que estava desenvolvendo. 

Então, pedi o orçamento antes e contabilizei na proposta os dias que ele deveria levar para fazer o trabalho. É o tipo de detalhe que evita que você extrapole os prazos combinados com o seu cliente.

5. Proteja-se dos riscos

Ainda pensando no cronograma, não adianta você falar para o cliente que termina o projeto em um mês, por exemplo, se isso for demandar 12 horas de trabalho por dia.

Seja realista na hora de estimar os prazos para o cronograma e inclua horas extras para evitar atrasos. Sobretudo quando se trata de um projeto diferente, que você nunca fez antes, ter uma margem de segurança faz toda a diferença.

Caso a tarefa seja finalizada antes, ótimo! Mas se demorar mais do que o esperado, as horas extras estarão ali para serem usadas.

E a mesma lógica vale para o orçamento. Na hora de prever os gastos, você deve incluir uma quantia a mais para os imprevistos que podem surgir.

Só tome cuidado para não deixar o seu projeto mais caro e inacessível por conta desses custos extras. Encontrar o equilíbrio é o seu papel como consultor.

6. Faça o orçamento de todos os custos, inclusive os de deslocamento

Tome cuidado para não deixar nada de fora quando for montar o orçamento dos seus projetos.

Alguns gastos são mais óbvios, como as horas de trabalho dos profissionais, contratação de fornecedores, compra de materiais, entre outros.

Mas há ainda aqueles que acabam sendo esquecidos, como os gastos com deslocamento.

Embora possam parecer insignificantes perto dos outros, eles devem ser contabilizados. Ao final do projeto, a soma desses pequenos custos pode surpreender você.

7. Anote quais foram as lições aprendidas

Por fim, gostaria de ressaltar a importância das lições aprendidas em cada projeto. Se você não as anotar, boa parte delas pode acabar se perdendo.

Com isso em mente, crie o hábito de documentar o que deu certo e o que deu errado para fazer melhor na próxima vez e não cometer os mesmos erros.

Eu considero essa prática uma medida de gestão de qualidade dentro da consultoria. Afinal, é algo que estimula você a parar para refletir sobre o que foi feito e buscar formas de aprimorar o trabalho.

Espero que você tenha gostado das dicas. Com a ajuda delas, o planejamento do projeto só tende a melhorar.

Se tiver ficado com alguma dúvida, não deixe de compartilhar comigo.

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