O Microsoft Excel possui inúmeras ferramentas e opções para ajudar organizar seu fluxo de trabalho. Algumas mais complexas e outra bem simples, mas que são tão eficazes quanto, como é o caso da função Auto-Filtro.
Para entender como você pode ganhar tempo (e muito!) com essa função, você deve planejar quais tipos de dados podem ser filtrados e cruzados. Confira:
Função Auto-filtro: saiba como utilizar
Vamos utilizar um exemplo bem prático: um acompanhamento de status de clientes. Com ele é possível pesquisar e obter estatísticas rápidas e na hora, como quantos clientes de uma cidade do Estado de São Paulo estão aguardando uma determinada remessa.
Primeiramente, tenha em mente quais tipos de dados são interessantes de você ter um acesso rotineiro.
Insira essas categorias em uma mesma linha, cada um em uma coluna diferente. Lembre-se de separar, por exemplo, a cidade em uma coluna e o estado em outra.
Feito isso, selecione essa linha, vá até a aba “Dados” e selecione o ícone de filtro, na opção Auto-Filtro.
Você verá que todas as colunas dessa linha ganharam um botão com setinha para baixo.
Seu auto-filtro está pronto! Basta agora alimentar os dados em sua planilha e “brincar” de filtrar e cruzar os dados que forem pertinentes a sua pesquisa ou relatório.
Após preencher algumas linhas de dados, você verá que, ao clicar na setinha da categoria que criou, aparecerão todas as diferentes opções de dados que você inserir naquela coluna. Todos estarão selecionados, para filtrar as linhas de um específico dado é só clicar nele que as linhas serão organizadas.
Feito isso, você pode filtrar outros dados de outra coluna, e assim por diante, usando um filtro dentro do outro.
Mas não se desespere! As linhas não são excluídas. A todo o momento você pode clicar na setinha de filtro e mandar aparecer todos os tipos de dados.
Função Auto-Filtro: dicas para utilização
Uma dica para facilitar o preenchimento de linha parecidas é utilizar o atalho Ctrl+D. Esse atalho faz com que a célula que você está no momento seja preenchida automaticamente e exatamente igual ao da célula acima. Você também pode selecionar várias células seguidas na mesma linha e aplicar o atalho para preencher todas de uma única vez.
Outra dica muito boa é prestar atenção na barra de status do próprio Excel, localizada na parte inferior da tela, logo abaixo das abas das planilhas. Após utilizar o filtro, ele indica quantos registros foram filtrados e, assim, você descobre na hora quantos status estão finalizados, por exemplo, ou quantos clientes seu estão localizados na cidade de Santos.
A grande vantagem dessa opção é a facilidade de aplicar ela em qualquer planilha, a rapidez como você consegue manipular seus registros e a despreocupação de não ter que utilizar um método muito complexo e detalhado, que requer fórmulas, códigos ou que você tenha que estar muito atento para efetuar.
E aí, sua produtividade pode aumentar com essas dicas simples? Deixe sua opinião ou dúvida na seção de comentários abaixo!
