A comunicação interna com emails está morrendo. Conheça seu substituto

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Os emails estão com os dias contados

Quando o assunto é comunicação interna (conversa entre membros de uma empresa), o email ainda é uma das ferramentas mais usadas no mundo empresarial. Seja para enviar um arquivo com relatório para o chefe, para fazer algum comentário com todos do seu time em cópia ou para ter uma conversa pessoal com alguém.

Nos últimos anos até surgiram algumas facilidades e melhorias para quem usa emails (pelo menos para quem usa gmail) como:

  • Separação das caixas de entradas (principal, promoções, social, etc)
  • Possibilidade de criação de filtros específicos
  • Redirecionamento de outras contas de email para o seu email principal
  • Respostas predeterminadas

algumas facilidades do email

O problema é que mesmo com essas melhorias e sendo uma das ferramentas mais usadas na comunicação interna de empresas, eu não conheço um ser humano que goste “de coração” de usar emails para se comunicar. E isso acontece principalmente porque:

  • é (quase) impossível manter a sua caixa de entrada vazia
  • sempre tem alguém para responder uma mensagem inútil para você mantendo todos em cópia
  • é uma grande perda de produtividade entrar no email toda hora para ver se tem mensagens novas
  • costuma ser extremamente difícil encontrar emails antigos
  • é mais complicado ainda encontrar arquivos antigos
  •  de tempos em tempos sua capacidade de arquivos pode exceder o limite

Eu poderia ficar até amanhã falando sobre um monte de coisa que tem feito com que os emails estejam com os dias contados, mas não seria muito produtivo nem pra mim e nem pra você. Até existem outras opções ao email, mas até pouco tempo atrás, nenhuma era unanimidade e, na minha opinião, não eram porque não resolviam 100% esses problemas listados.

Outras opções que já tentaram substituir o email:

É bem verdade que poderíamos listar aqui uma infinidade de ferramentas de comunicação interna, mas vou mostrar as que considero mais relevantes ou que já vi colegas utilizando:

  • Google Hangouts: tem seu valor por ser um chat e vídeo conferência integrados ao gmail e por ter um aplicativo, mas peca em usabilidade e na busca de conversas e arquivos antigos
  • Intranets: normalmente tem uma interface pré histórica e não são muito amigáveis ao uso, apesar de cumprirem uma parte da função de comunicação
  • Skype: excelente para vídeo conferências e conversas rápidas, mas tem mais valor entre empresas do que internamente
  • Whatsapp: muito bom para conversas rápidas, mas está longe de ter uma funcionalidade empresarial forte
  • Redes sociais corporativas: vejo como intranets 2.0, mas não chegaram a se consolidar como uma boa opção

Independentemente da solução, deu para perceber que todas tem um ou vários pontos de melhoria. Para piorar, muitas vezes elas são utilizadas em conjunto com o email para resolver alguns pontos. Hoje mesmo eu estava conversando com uma amiga que disse usar o whats app para conversas rápidas, utiliza o email para conversas mais “importantes” e envio de arquivos e fica com o skype quando precisa fazer conferências/ reuniões virtuais.

Slack, o substituto do email (e de diversas outras ferramentas)

Para começar, vale você entender que o Slack é uma plataforma de comunicação interna que simplifica a conversa entre funcionários (e até mesmo clientes e fornecedores). Seu lema é “fique menos ocupado” e ele funciona em 3 níveis:

  • Conversa direta
  • Grupos privados
  • Canais gerais

comunicacao interna - imagem slack

Mas você deve estar pensando que o Slack é “só mais um chat” e que não existe uma razão forte o suficiente para você testar essa ferramenta nova. Bom, na verdade existe uma série de motivos sim e vou te mostrar agora:

  • o Slack centraliza a comunicação interna (e até mesmo externa) da empresa

Essa centralização é feita pelos 3 níveis que expliquei aqui em cima e é mais ou menos essa a visão que você tem de uma parte do menu:

comunicacao interna - imagem menu slack

O mais legal é que esses grupos podem ser utilizados por todos da empresa ou apenas por pessoas específicas e com interesses específicos. Assim, no caso da LUZ nós temos canais voltados para atendimento, bugs em planilhas, para planejamento da nossa área de cursos e por aí vai.

O Slack é tão bom e centraliza tanta coisa no mesmo lugar, que é possível convidar pessoas de fora da sua empresa, para manter a comunicação mais fácil e prática. Então se você tiver uma consultoria e quiser manter um canal de comunicação melhor do que o email com um cliente, pode criar um canal específico no Slack para isso.

No nosso caso, quando estávamos trabalhando com terceirizados, convidamos eles para o nosso Slack e trocávamos mensagens por lá. Abaixo tem um exemplo de uma conversa rápida entre o Rodrigo (terceirizado) e eu:

conversa com terceirizados - slack - comunicacao interna

Além disso é fácil e simples encontrar arquivos e conversas antigas. Além de tudo ficar armazenado no mesmo lugar, existem uma infinidade de filtros que podem ser utilizados.

comunicacao interna - busca por arquivos ou conversas antigas - slack

  • o Slack possui versão mobile (app) e software web (navegador)

Obviamente que não existe a hipótese de se ter um canal de comunicação que não esteja ligado ao seu smartphone. A melhor maneira de fazer isso é por um app, já que isso vai facilitar e muito o uso das principais funcionalidades do software. Veja um exemplo do app do Slack:

comunicacao interna - slack mobile app

Outra opção é utilizar a versão web do Slack, que é bastante boa. Normalmente eu deixo ela aberta sempre que estou trabalhando no computador e mantenho a configuração marcada para me chamar a atenção com avisos importantes ou mensagens escritas diretamente para mim.

  • o Slack possui uma infinidade de integrações

A verdade é que a nossa realidade empresarial leva a gente a usar diversos serviços de empresas diferentes. O slack atento a esse fenômeno, criou integrações com a grande maioria deles. Um exemplo é analisar as vendas que aconteceram na LUZ planilhas.

É isso mesmo, de uma maneira simples o Slack avisa de todas as vendas que ocorrem ao longo do dia, tornando inútil eu ter que entrar no nosso sistema de vendas para acompanhar o que saiu ou não. Além disso, temos integrações com praticamente todas as funcionalidades que utilizamos, ou seja, recebemos mensagens automáticas informando gastos com adwords do dia e do mês, com comentários no nosso blog e até mesmo dúvidas no nosso fórum de dúvidas sobre Excel, veja:

comunicacao interna - integracao com o forum luz

  • além disso tudo, o Slack ainda é divertido

Logo que você começa a mexer, um divertido e amigável robô com uma “inteligência semi artificial” te faz algumas perguntas como qual é o seu nome para gerar uma configuração inicial. Depois disso, você pode criar várias regras que fazem o slackbot (nome do robôzinho deles) para mandar mensagens sempre que alguém falar determinada palavra ou expressão e ainda utilizar gif em conversas:

comunicação interna giphy good job

  • o que pode ser uma barreira para você

Só pra não falar que eu só estou fazendo elogios, o Slack ainda não tem uma versão em português (o que não chega a ser uma barreira imensa) e apesar de ter uma versão gratuita, pode ser um pouquinho caro se você quiser utilizar todas as funcionalidades que ele proporciona.

Qual ferramenta de comunicação interna sua empresa usa?

A verdade é que a maioria das organizações não faziam ideia que tinham problemas de comunicação interna antes de conhecer e usar o Slack. Depois de começar ele vicia e realmente tem as principais características para se tornar a principal ferramenta de comunicação de todas as empresas que não querem se parecer com um dinossauro.

Antes de você perguntar, não recebemos nada para falar tão bem do Slack, mas somos usuários extremamente felizes com o serviço e eu achei que você gostaria de conhecer também.

E você, já conhecia o Slack? Está pensando em usar ou já usa? E qual é a principal ferramenta de comunicação interna que sua empresa utiliza? Responde pra mim nos comentários que vai ser um prazer bater esse papo com você.

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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