Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer?

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Gerenciamento de Projetos ou Gestão de Projetos é um conjunto de melhores práticas para o planejamento e a execução de projetos, considerando principalmente escopo, cronograma, custos e qualidade. Um projeto é um encadeamento de atividades planejadas para atingir um resultado específico.

Veja neste artigo:

Planilha de Gerenciamento de Projetos

O que é gestão de projetos?

Digamos que você queira atingir um resultado ou fazer uma grande ação. Por exemplo, a realização de um grande evento. De cara, você tem dificuldades de imaginar quantas atividades, recursos financeiros e humanos serão necessários para realizar o evento na data certa.

Para que ele ocorra e seja um sucesso, você precisará planejar um projeto.

Um projeto tem algumas características exclusivas (outras não) que servem para o definir. A principal é seu caráter temporário. Ele sempre terá início e fim. Dessa forma, pensando nas minhas atividades cotidianas, eu não posso considerar “escovar os dentes todos os dias” como um projeto. No entanto, se eu quiser fazer uma obra na cozinha, posso considera-la um projeto.

Outra característica de um projeto é seu escopo. As pessoas costumam pensar em projetos como a união de atividades, mas estas são a hierarquia mais baixa do escopo. Um projeto possui sempre um grande objetivo. Abaixo dele estão os entregáveis, do inglês deliverables. São as entregas que serão feitas para se chegar ao grande objetivo. Cada entrega é composta de atividades.

Parece complexo, mas à medida que você evoluir na leitura, eu te prometo que vai ficar cada vez mais simples. 🙂

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Por que gestão de projetos é importante?

Esse é o tipo de pergunta que eu, particularmente, gosto de responder com novas perguntas. Vamos pensar juntos na construção de uma ponte. Qual das duas situações abaixo você acha que tem mais chances de funcionar?

  1. A gente junta uma galera de um lado do rio e outra do outro lado. Alguém dá um tiro para o alto e ambos os lados começam construir até a ponte estar pronta.
  2. Contratamos um gerente de projetos experiente. Ele irá pensar em todos os recursos necessários para construir a ponte: pessoas necessárias para a execução das diferentes tarefas, custos, materiais e licenças técnicas e ambientais exigidas. Ele também pensa em riscos do projeto e possíveis soluçõs. Após planejamento minucioso, a ponte é construída.

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer? - projeto que deu errado

Se o cenário ilustrado na situação “1” chegar a imagem acima, acredito que podemos dizer que ele chegou até mais longe do que o esperado. 🙂

Acho que esse tipo de problema ilustra a importância da gestão de projetos.

Problemas Complexos exigem soluções bem planejadas e com grande capacidade de execução

Empresas ganham muito treinando seus colaboradores em conhecimento de gerenciamento de projetos. Não necessariamente eles passarão a fazer um planejamento formal para cada pequena realização, até porque isso também burocratizaria a empresa. Mas eles passarão a ter a essência da gestão de projetos enraizada em suas ações.

Esse novo mindset significa pensar na hierarquização de atividades, na alocação de pessoas segundo competências, na gestão de custos e riscos e, principalmente, em reportologia. Uma equipe que sabe gerenciar projetos se torna especialista em resolver problemas de forma personalizada e reduz substancialmente o nível de preocupação de seus gestores.

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Instituições de gestão de projetos

A principal instituição ligada a gerenciamento de projetos no mundo é o PMI (Project Management Institute). Eles são responsáveis pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que seria basicamente o conjunto de técnicas sobre gerenciamento de projetos segundo o PMI.

O PMI possui sedes em diversos países no mundo e oferece diversas certificações relacionadas a gestão de projetos. Para quem quer levar a carreira um degrau acima nessa modalidade, é interessante se informar mais sobre estes tipos de certificação.

Existem outras instituições direta ou indiretamente ligadas a gerenciamento de projetos que oferecem certificações em métodos ligados ao tema:

Entenda o PMBOK

Como falamos logo acima, o PMBOK (Project Management Book of Knowledge – Livro de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos) é o manuscrito que une as melhores práticas dentro das áreas de conhecimento em gestão de projetos.

Se você tem interesse em ser um gerente de projetos, ou ao menos entender suas práticas, o PMBOK é o melhor caminho para começar. Abaixo explicaremos as 9 gerências abordadas pelo livro.

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer?

O Escopo de um Projeto

O escopo do projeto seria a estrutura de entregáveis do mesmo. Em outras palavras, quais seriam as entregas que deverão ser feitas para que o projeto chegue ao objetivo final?

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer? - Escopo

A imagem acima é uma representação da EAP (Estrutura Analítica de Projeto). Vamos explica-la através de um projeto de elaboração de plano de negócios.

As “Fases”, nesse caso, seriam as entregas intermediárias do projeto, por exemplo: relatório de análise de mercado, relatório de planejamento estratégico, relatório de plano de marketing e relatório de estudo de viabilidade econômica.

As “Subfases” seriam as macro-atividades necessárias para a elaboração dos entregáveis. Dentro do relatório de análise de mercado, por exemplo, o gerente do projeto poderia pensar no Estudo da Concorrência, na elaboração da Análise SWOT e na pesquisa de Benchmarks.

Por último, os “Pacotes de Trabalho” seriam as atividades necessárias para formar as Subfases e assim por diante.

Bastante simples, mas entregando o projeto quebrado assim, e validando cada entrega, o alinhamento entre cliente e gerente de projetos será maior. Garantindo um melhor resultado final.

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O Cronograma de um Projeto

O cronograma nada mais é do que o prazo detalhado do projeto. Ele deve conter toda a estrutura do projeto – entregáveis, atividades e respectivos responsáveis – e deverá ser atribuído uma data de inicio e uma data final para cada uma atividade.

O gerente de projeto deverá se atentar também a quais atividades poderão ser iniciadas concomitantemente, sem sobrecarregar a equipe. E quais são as atividades que seguem uma certa hierarquia, ou melhor, precisam esperar outras atividades acabar para começarem. Geralmente isso ocorre por sobrecarga da equipe ou pelo fato destas atividades dependerem de dados coletados em suas predecessoras.

A forma correta para montar um cronograma é ir do micro para o macro. Começar estipulando a hierarquia e prazo de cada atividade. Em seguida, ver o prazo completo do projeto, de cada entregável, com data de início e data de término.

O cronograma de um projeto geralmente é representado por um gráfico de gantt:

Gerenciamento de projetos em excel - criação do cronograma das etapas

Gerenciamento de Custos na Gestão de Projetos

Cada etapa terá custos envolvidos e este planejamento deverá ser feito antes do início do projeto. Independente de ser interno (dentro da empresa) ou externo (para um cliente), ele vai interferir na decisão de executa-lo ou não. No caso dos externos, inclusive, o preço do projeto sofrerá alterações a partir de sua estrutura de custos.

Alguns exemplos de custos que incidem sobre projetos:

  • Deslocamentos – viagens, alimentações
  • Aquisições e alugueis – softwares, máquinas, veículos
  • Contratações – terceirizados, mão de obra específica
  • Insumos – materiais, fornecedores
  • Serviços – traduções, outras consultorias e assessorias

Veja também: Como fazer gestão de custos no Gerenciamento de Projetos

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Gestão da Qualidade no Gerenciamento de Projetos

Um projeto apenas será bem sucedido se ele cumprir requisitos especificados pela equipe e pelo cliente. De nada adianta ele chegar ao fim se o cliente não está satisfeito ou se ele deu prejuízo, apenas citando dois exemplos.

A gestão da qualidade de um projeto consiste em criar essas especificações e medi-las, para entender se o projeto está sendo bem sucedido ou não.

Alguns exemplos de requisitos simples que podem ser utilizados como critérios de qualidade de um projeto:

  • Cumprimento de prazos
  • Cumprimento de custos
  • Consumo de recursos
  • Satisfação do cliente – medida através de pesquisa
  • Quantidade e Satisfação do público ou de usuários – se pensarmos em um evento ou em um lançamento
  • Poluição gerada
  • Benefícios conseguidos para a região
  • Investimentos captados

Veja também: Tudo sobre Gestão da Qualidade

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Gestão de Stakeholders

Os stakeholders são as pessoas envolvidas no projeto. Não só as pessoas alocadas na equipe, mas todas as pessoas de certa forma afetadas pelo projeto: clientes, fornecedores, patrocinadores e todas as pessoas que sofrem influência positiva ou negativa do andamento e da conclusão do projeto.

Por exemplo, voltando ao “projeto” de fazer uma obra na minha cozinha. Não necessariamente a minha família participará do projeto, mas se a casa ficar inabitável por um tempo, precisarei tomar decisões sobre eles. Portanto, eles são stakeholders importantes. Eu posso hospeda-los em outro local, ou tentar fazer ajustes no escopo e cronograma para que a casa fique inabitável menos tempo.

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer? - obra em casa

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de stakeholders é alocar a equipe do projeto. Eu aconselho que isso seja feito com base em competências (técnicas ou habilidades) e disponibilidade. Após a alocação da equipe interna, o gerente deve fazer o mapeamento de todos os stakeholders externos. A partir do mapeamento, será decidido se ações de gestão são necessárias ou não.

Lembrando que a alocação de pessoas nas atividades é fundamental para o sucesso do projeto, pois influenciam não só na qualidade, mas também no cronograma. Há pessoas que fazem atividades mais rápido que outras. Além disso, alocar mais pessoas em um projeto permitirá que tarefas que não tenham relação hierárquica sejam feitas concomitantemente. No entanto, mais pessoas representariam custo maior.

No fim das contas, tudo é questão de alinhamento com os clientes para entender o que é mais valorizado por ele: preço, prazo ou qualidade.

Gestão da Comunicação em Projetos

O gerenciamento das comunicações dentro de um projeto estão muito ligados a gestão de stakeholders. Se trata de planejar antecipadamente os acessos e formatos da comunicação e a reportologia do projeto. Por exemplo, como a equipe do projeto irá se comunicar? Através de email ou de uma plataforma diferenciada? É necessário guardar o histórico dessas comunicações?

Outra questão é hierarquizar as comunicações, definindo quem terá acesso a cada canal e a cada nível de informação. O cliente, por exemplo, deverá estar a par de tudo o que acontece dentro do projeto, exceto questões internas da equipe. E, para haver alinhamento, a periodicidade e formato dos reports devem ser definidos com antecedência.

Outros stakeholders não precisarão saber tudo o que acontecerá no projeto, mas é importante definir como e quanto informações relevantes para eles serão passadas.

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Gestão de Riscos em Projetos

Todo projeto está inerentemente exposto a uma série de riscos. Ou melhor, nós, como seres humanos, estamos expostos a uma série de riscos todos os dias. Há riscos que são impossíveis de prever, mas há também alguns antecipáveis.

Quando eu tenho uma reunião importante cedo, me programo para sair antes do horário certo, pois sei que pode ter acontecido algum acidente no trânsito no caminho. Esse é o tipo de gestão de riscos que deve ser feito dentro de um projeto.

O primeiro passo é criar uma matriz de riscos, cruzando gravidade e probabilidade. A partir da matriz, o gerente do projeto deve definir quais riscos serão apreciados e suas possíveis soluções. Algumas possibilidades:

  • Atraso de um fornecedor -> deixar mais fornecedores engatilhados
  • Demissão de um membro da equipe -> criar um sistema de tarefas em duplas
  • Atraso em uma licença do governo -> antecipação de outras etapas do projeto
  • Redução do orçamento do cliente -> redução de escopo programada

Gestão de Aquisições em Projetos

O conceito de gestão de aquisições se confunde com o conceito de gestão de custos. No entanto, o último se trata apenas dos dispêndios financeiros, enquanto o primeiro se trata do processo no qual as aquisições se darão.

Há recursos que serão feitos sem problemas burocráticos. Mas há recursos que estão inseridos em um conceito de vendas complexas e, portanto, precisarão de múltiplas aprovações e diferentes rodadas de negociação. Para que os recursos estejam disponíveis no momento certo, é importante que esse processo se inicie com bastante antecedência.

A gestão de aquisições também engloba autorizações e procedimentos ligados a contratações da equipe e terceirizados, além da gestão de contratos e sua vigência. O projeto pode se utilizar de um software cuja licença se expirará durante o mesmo. A aquisição da renovação ou de outro software deve ser planejada junto ao projeto.

Gestão da Integração

A gestão da integração atua sobre as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos, citadas acima, além da integração dos 5 grupos de processos da gestão de projetos:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e Controle
  • Encerramento

Na gestão de integração, o gerente de projetos atua como principal agente. Os procedimentos que devem ser seguidos são:

  • Desenvolver termos de abertura – autoriza o início do projeto ou de fases internas
  • Desenvolver plano de gerenciamento do projeto – ações necessárias para preparar e integrar planos auxiliares
  • Orientar e gerenciar o trabalho do projeto – realizar trabalho definido no plano do projeto para atingir os objetivos do projeto.
  • Gerenciar o conhecimento do projeto – melhoria contínua baseado em lições aprendidas/gestão do conhecimento.
  • Monitorar e controlar o trabalho do projeto – acompanhar e revisar o progresso para atender os objetivos de desempenho definidos no plano do projeto.
  • Realizar o controle integrado de mudanças – revisar as solicitações de mudança, aprovação e gerenciamento de mudanças.
  • Encerrar o projeto ou fase – finalizar todas atividades de gerenciamento do projeto para terminar o projeto ou a fase.

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Áreas para Trabalhar com Gestão de Projetos

O conhecimento em gerenciamento de projetos pode ajudar qualquer profissional. Há muitas situações nas quais falhamos no dia-a-dia que poderiam ser superadas se fossem tratadas como projetos, com planejamento e controle.

No entanto, em algumas áreas, é simplesmente impossível sobreviver ou evoluir sem saber gerenciar projetos. Estas áreas costumam trabalhar sob demanda e não com atividades e rotina bem definida. Se trabalhar em procedimentos com início, meio e fim, é o cerne desses profissionais, o gerenciamento de projetos está intimamente ligado a eles.

Vamos ver algumas dessas áreas abaixo.

TI – Tecnologia da Informação

A área de tecnologia é tão intimamente ligada a gestão de projetos, que existem métodos próprios adaptados a esta realidade. Os profissionais de TI até possuem uma rotina de manutenções e correções, mas grande parte de seu trabalho funciona através de projetos.

Desenvolvimento e implementação de softwares, ampliações da infraestrutura e extensas modificações em plataformas fazem parte do cotidiano dessa área. Pelo dinamismo da área de TI, metodologias ágeis de gestão de projetos em TI foram criadas e adaptadas, como o SCRUM e o XP.

Estes métodos contrapõem o gerenciamento tradicional de projetos, no qual há o cascateamento de atividades para uma grande entrega final. Um projeto de desenvolvimento de software não pode se dar ao luxo de fazer isso. Na data de lançamento ele já estará obsoleto.

Os métodos ágeis defendem que os projetos sejam quebrados em pequenas entregas, para que elas sejam lançadas e evoluam com a percepção do público.

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer? - Cascata x Ágil

Engenharia

A engenharia é uma área que normalmente lida com grandes realizações e construções. Não existe nenhuma possibilidade de executa-las sem nenhum planejamento. Outro fator crítico se deve ao fato das diferentes áreas da engenharia lidarem constantemente com responsabilidades muito altas, que podem inclusive comprometer a vida de muitas pessoas.

Gerenciamento de Projetos: o que é e como fazer? - projeto de engenharia civil

É através da engenharia que são construídos meios de transporte, edificações e usinas dos mais variados tipos. Além de englobar projetos grandiosos, como o lançamento de um foguete. A gestão de projetos em engenharia acaba tendo algumas peculiaridades:

  • Necessidade de um bom planejamento físico-financeiro
  • Atenção maior a aquisições
  • Maior número de stakeholders envolvidos
  • Exposição a grandes riscos

Para saber mais, escrevemos um artigo sobre gestão de projetos para a construção civil. Vale conhecer também a nossa planilha de orçamento de obras.

Planilha de Gerenciamento de Projetos

Consultoria

Empresas de consultoria prestam serviços temporários para outras empresas com objetivo de resolver problemas, operacionalizar mudanças e implementar ferramentas. Projetos de consultoria podem atuar sobre áreas específicas de uma empresa ou podem ser mais generalistas.

Alguns exemplos de projetos de consultoria:

Um dos maiores desafios no gerenciamento de projetos de consultoria está na definição dos preços de projetos. É muito difícil conciliar o trabalho a ser feito com as expectativas do cliente.

Ferramentas para Gestão de Projetos

Como qualquer procedimento robusto, a gestão de projetos pode ser extremamente beneficiada do uso da tecnologia e de ferramentas.

As ferramentas de gestão de projetos podem variar desde planilhas para diversos temas até os mais completos e complexos softwares. Veja alguns exemplos abaixo:

Planilha de Gerenciamento de Projetos serve para planejar e controlar os fatores críticos do projeto: escopo, custos e cronograma.

Planilha de Precificação de Projetos serve para calcular o preço final dos projetos a ser cobrado do cliente a partir do custo, do cronograma e da margem de lucro desejada.

Trello é uma aplicação na nuvem voltada para a gestão de atividades de projetos ágeis.

Microsoft Project software da microsoft, bastante completo para gerenciamento de projetos, que pode ser utilizado na nuvem ou não.

Asana é uma ferramenta de gestão de projetos mais focada em aumento de produtividade de equipes. Estas podem criar espaços de trabalho e trocar informações.

Project Builder ferramenta brasileira, na nuvem, para gerenciamento de projetos.

WBS Chart aplicação para criar a estrutura analítica de projetos.

Exemplo Prático usando uma Planilha para Gestão de Projetos

Agora que você já sabe boa parte da teoria sobre a gestão de projetos, vou mostrar como cumprir todas as etapas da gestão de projetos, utilizando uma Planilha de Gerenciamento de Projetos. Confira abaixo!

Planilha de Gerenciamento de Projetos

1) Defina o escopo do projeto

O primeiro passo é definir os itens essenciais para o projeto. Quem é seu cliente, quais etapas esse projeto terá, contatos importantes e quem vai participar do projeto. Veja como funciona na planilha de gerenciamento de projetos no Excel da LUZ. Primeiro temos uma área para detalhes do projeto:

Planilha de gerenciamento de projetos - dados gerais do projeto

Depois os dados ligados ao prazo do projeto como um todo e contabilização de dias úteis e finais de semana:

Planilha de gerenciamento de projetos - prazo do projeto

E por fim, o volume de entregáveis (etapas do projeto):

Planilha de gerenciamento de projetos - volume de entregáveis (etapas)

Esses dados vão alimentar o resto da planilha e facilitar seu trabalho de preenchimento.

Pacote de Planilhas de Gerenciamento de Projetos

2) Crie o cronograma do seu projeto

A partir do escopo, você pode começar criando um cronograma bem simples. Basta criar linhas com o nome das etapas e depois colunas com datas de início e término da etapa em questão. Desta maneira os dados principais do projeto estarão visíveis, bem como as datas de entregas. É possível ainda trabalhar com filtros, para facilitar o seu trabalho.

As datas de início e fim de cada etapa deverão levar em consideração as horas de trabalho disponíveis da equipe e suas projeções de prazo para cada uma. Se um analista está com a semana livre e precisa de 40 horas para elaborar uma análise setorial, é razoável supor que a atividade demorará cerca de 5 dias. Você pode adicionar um ou dois dias a mais para evitar possíveis problemas.

O ideal para o gerenciamento de projetos no Excel, é que de forma automática, você tenha os dias de projeto, o que realizou e o atraso ou adiantamento das etapas, conforme mostrado abaixo:

Planilha de gerenciamento de projetos - cronograma

Planilha de Gerenciamento de Projetos

3) Planeje e faça o controle de custos por etapa

Como você viu na imagem acima, além do prazo, cada etapa deve ser controlada em relação aos seus custos e escopo de realização. Isso você consegue fazer com abas auxiliares na sua planilha de gerenciamento de projetos no Excel:

Planilha de gerenciamento de projetos - controle de custos

Ao preencher o custo, adicionar data, responsável e etapa atrelada, você conseguirá fazer um controle de perto dos gastos com o projeto e também entender por meio de gráficos se o que orçou de gastos está de acordo com os custos realizados:

Planilha de gerenciamento de projetos - gráfico de controle de custos

4) Crie uma equipe e aloque pessoas ao projeto

A alocação de pessoas é uma parte crucial do planejamento de um projeto. Dependendo da complexidade do mesmo, você precisará de diferentes pessoas com diferentes especialidades e capacidades. É importante que você faça um mapeamento de competências na sua empresa para saber se possui os recursos necessários internamente ou se precisará buscar.

Outro fator preponderante é o tempo que cada um leva para fazer cada atividade. Isso poderá afetar o cronograma do projeto e deve ser considerado. Tente alocar as pessoas nas etapas de acordo com as suas especialidades.

5) Monitore o andamento geral do projeto

Se você fez todas as etapas de controle do projeto, conseguirá ter uma visualização gráfica do que está acontecendo, veja abaixo um exemplo dessa análise:

Planilha de gerenciamento de projetos - visão atual do projeto

Após concluir cada entregável, verifique com o seu cliente se tudo está de acordo com o esperado e valide por escrito cada uma das entregas. Isso vai poupar retrabalho e prováveis dores de cabeça no futuro, caso o cliente mude de ideia.

Se ele de fato mudar de ideia, você terá que deixar claro que será necessário renegociar uma mudança de escopo e isso afetará o prazo e o custo do projeto. Caso ele não concorde e a relação se deteriore, é mais desejável o cancelamento do projeto do que convencer um cliente a continuar com algo sem valor para ele.

Veja também: Checklists para Gestão de Projetos

Pacote de Planilhas de Gerenciamento de Projetos

6) Compartilhe o andamento do projeto e cobre dos colaboradores

Acabamos de ver o processo básico de controle e gerenciamento de projetos no Excel, onde você:

1 – estabelece o escopo e linhas gerais do projeto

2 – define os prazos e responsáveis

3 – controla custos (e se quiser, horas trabalhadas dos consultores/envolvidos no projeto)

4 – analisa entregas, andamento do projeto e satisfação do cliente

Agora você pode compartilhar o andamento do projeto por meio de uma área de impressão:

Planilha de gerenciamento de projetos - impressão do cronograma

Se a sua empresa faz projetos mais esporádicos, o acompanhamento dos projetos pode ser feito remotamente, até por email. Mas caso a sua empresa seja voltada para a gestão de projetos – uma empresa de consultoria, por exemplo -, é fortemente recomendável que se façam reuniões semanais de acompanhamento.

Nestas reuniões, a empresa deve escolher ou ter um PMP (Project Management Professional – Gerente de Projetos) Global. Ou seja, alguém que se responsabilize pelo andamento de todos os projetos e monitore-os junto aos demais gerentes, moderando assim a reunião.

A agenda da reunião de acompanhamento consiste em atualizar a empresa inteira sobre o andamento de cada projeto em termos de seguimento do escopo, cronograma, custos e satisfação do cliente. Ao se deparar com problemas, a empresa poderá ajudar o gerente específico a criar planos de contingência.

Veja também: Principais processos de gestão de projetos

Planilha de Gerenciamento de Projetos

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