Controle de Estoque: o que é e como fazer?

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disciplina de controle de estoque

O controle de estoque costuma ser confundido como uma atividade meramente operacional. No entanto, ele engloba diversas competências e pode ser decisivo no lucro de uma organização. Neste artigo falaremos de todos os aspectos da gestão de estoque: operação, contábil-financeira, produtividade e estratégia.

Índice:

O que é Controle de Estoque?

O controle de estoque abrange as atividades de planejamento, organização e controle do fluxo de materiais na organização. Em outras palavras, a movimentação e o armazenamento de matérias-primas, produtos (acabados ou inacabados), ferramentas e equipamentos.

Algumas empresas, principalmente de serviços, necessitam apenas de controles simples, não ligados a sua atividade fim: almoxarifado, materiais de limpeza, alimentos, dentre outros. Empresas que trabalham com produtos – seja produção própria ou revenda – possuem na gestão de estoque uma atividade-chave para sua lucratividade.

planilha de controle de estoque

Por que fazer Controle de Estoque?

Uma vez fomos chamados para ajudar uma borracharia a entender porque ela perdia dinheiro, apesar das vendas estarem “bem”. Realmente a empresa parecia em ordem, até que entramos no estoque. Havia mais de R$1 milhão em pneus parados no estoque. O proprietário nos explicou que os fornecedores de pneus só faziam vendas de kits. Alguns pneus dos kits eram de carros de luxo, com baixa procura. Eles estavam parados no estoque e eram responsáveis por prejuízos sucessivos para a empresa. Recomendamos que eles negociassem acordos mais vantajosos com fornecedores ou se aliassem a outras borracharias para fazer compras casadas.

Este exemplo parece ser irreal, devido ao tamanho do estoque que a empresa possuía a mais, mas acredite, essa é a realidade de muitas empresas brasileiras. Especialmente com muitos produtos, fica cada vez mais difícil de gerenciar perdas e ganhos.

Sem comunicação, o setor de vendas continuará vendendo. E o setor de compras comprando – ou o de produção produzindo. O estoque continuará crescendo enquanto houver espaço ou o problema se tornar insustentável.

O estoque de uma empresa é um volume de capital parado. Além da empresa gastar dinheiro com armazenagem, capital parado significa perda de dinheiro, visto que a empresa está abrindo mão de vendas.

Ela poderia estar gastando espaço, tempo e recursos com produtos de maior giro, caso a gestão do estoque estivesse sendo bem feito. Os produtos de maior giro também ilustram um problema comum na gestão de estoque. É muito comum uma empresa estar registrando um pedido de um cliente, acessar o estoque e… Acabou! Cliente insatisfeito.

Curva ABC Estoque: O que é e para que serve?

Além dos motivos citados, o gerenciamento de estoque possui uma série de vantagens, tais quais:

  • Gestão de produção eficiente, orientada ao que gira mais no estoque
  • Gestão de compras eficiente
  • Melhoria na comunicação entre as áreas – compras, vendas, estoque, logística, financeiro.
  • Redução de perdas
  • Produtividade de forma geral

planilha de controle de estoque

Como Fazer Controle de Estoque

O gerenciamento do estoque possui três fatores críticos de sucesso:

  • O gerenciamento físico
  • O gerenciamento administrativo-financeiro
  • A coordenação entre as áreas da empresa que influenciam no estoque: vendas, compras, produção, financeiro e operacional.

Dicas para o gerenciamento físico do estoque

O gerenciamento físico do estoque ganha complexidade, conforme a empresa cresce. Com muitas filiais, a empresa, por exemplo, precisa decidir quantos centros de distribuição terá e como fará o trânsito entre eles. Os centros precisam ser tratados como filiais da empresa, com algum nível de gerenciamento próprio, mas com gerenciamento central da matriz, também.

Empresas menores precisam definir apenas como organizarão o pequeno espaço físico destinado para a atividade e as atividades de expedição, para a coleta das entregas ou a chegada de novas peças ou produtos.

  • Separe produtos em diferentes fases – produtos inacabados separados no início do estoque, produtos finalizados mais longe.
  • Agrupe produtos casados – várias empresas costumam fazer vendas casadas. Para facilitar a expedição, é interessante que produtos complementares fiquem próximos.
  • Escolha um responsável – por mais que várias pessoas utilizem o estoque, uma pessoa deve vestir o chapéu de gerente, registrar e autorizar as entradas e saídas e fazer inventários.
  • Faça inventário de tempos em tempos – para analisar perdas e erros de contagem e atualizar os balanços.
  • Nunca deixe para fazer registros depois – para tal, mantenha a sua planilha de controle de estoque, ou outra ferramenta, aberta próxima ao local físico.
  • Treine os colaboradores – não adianta esperar zelo e comprometimento, sem ensinar a sua equipe a gerenciar o estoque. invista neles, caso seja uma atividade fim.

Coordenação entre áreas da empresa

Para que o controle de estoque tenha sucesso, a empresa deve coordenar as atividades que se relacionam com o estoque: compras, vendas, produção, fluxo de caixa, etc.

O setor de vendas necessita que haja estoque para vender. O setor de compras precisa criar esse estoque. O setor financeiro precisa ter caixa para efetuar as compras. Se o setor de compras compra produtos que não vendem, o financeiro fica sem caixa e o setor de vendas fica sem estoque.

Para empresas que trabalham com grandes estoques, a coordenação entre suas áreas é uma atividade estratégica crucial. Veja algumas dicas para aumentar a eficiência do seu estoque:

  • Mapeie os processos de entrada e saída de materiais – desde a compra de um produto, até a sua venda, há um fluxograma de atividades que precisam ser cumpridas. Tenha elas mapeadas com possíveis zonas de gargalo registradas.
  • Adicione atividades ligadas ao estoque na descrição dos cargos – não conte com o bom senso dos seus profissionais de compras ou de vendas. Institucionalize a comunicação entre eles.
  • Mantenha seus controles atualizados e acessíveis – seja uma planilha ou um software, permita que colaboradores saibam os produtos disponíveis antes de vender ou comprar.
  • Estimule queimas de estoque – faça promoções agressivas para produtos de menor giro.
  • Utilize o ciclo PDCA para melhorar o estoque a metodologia permitirá que os processos de gestão do estoque estejam sempre em um regime de melhoria contínua.
  • Registre lições aprendidas produtos encalhados, processos mal executados, todos os erros da operação podem servir de aprendizado no futuro.

planilha de controle de estoque

Controle de Estoque e Contabilidade

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Existem dois aspectos importantes no controle de estoque: o físico e o contábil. O físico se trata de como a sua operação estará organizada na prática. Arrumação dos estoques e centros de distribuição, trânsito de mercadorias e equipamentos, expedição e burocracia. A parte contábil se trata de como o estoque será contabilizado no balanço patrimonial.

O aspecto contábil parece besteira, mas vou mostrar um exemplo rápido de como a situação pode se complicar. Digamos que você tem uma papelaria, ou seja, um negócio de revenda. Você faz as seguintes operações:

  • Operação 1: Compra de 10 lápis a R$1,00 – total de R$10,00 em estoque
  • Operação 2: Venda de 5 lápis – total de R$5,00 em estoque
  • Operação 3: Compra de 10 lápis a R$2,00 – total de R$25,00 em estoque
  • Operação 4: Venda de 10 lápis – e agora, contabilmente devo considerar que eu vendi os 5 lápis de R$1,00 e 5 de R$2,00 ou vendi os 10 de R$2,00 logo? Falaremos sobre essas possibilidades na próxima seção, de metodologias de controle de estoque.

Para fazer esse gerenciamento de forma correta, você vai precisar da ajuda de uma Planilha de Controle de Estoque.

planilha de controle de estoque

Metodologias de Controle de Estoque

O método de avaliação escolhido afetará o total do lucro a ser calculado para um determinado período contábil. Considerando que vários fatores podem fazer variar o preço de aquisição dos materiais entre duas ou mais compras (inflação, custo do transporte, etc.), surge o problema de selecionar o método que se deve adotar para avaliar os estoques.

Controle de estoque - entradas e saídas

PEPS

Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (first in, first out). No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria até que se esgotem as quantidades desse estoque, daí parte-se para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente.

No nosso exemplo da papelaria, ao fazer a operação 4, de venda de 10 unidades de lápis, seriam consideradas as 5 unidades de R$1,00 (há mais tempo no estoque) e 5 unidades de R$2,00. Saída total de R$15,00 e o saldo do estoque ficaria em R$10,00.

UEPS

Último a Entrar, Primeiro a Sair (last in, last out). O custo do estoque é determinado como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (primeiras a sair). No método UEPS, o custo dos itens vendidos/saídos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços mais recentes).

No nosso exemplo da papelaria, ao fazer a operação 4, de venda de 10 unidades de lápis, seriam consideradas as 10 unidades de R$2,00 (últimas a entrar). Saída total de R$20,00 e o saldo do estoque ficaria em R$5,00.

Custo Médio

O método do custo médio, também chamado de método da média ponderada ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo Fisco e usado amplamente.

No nosso exemplo da papelaria, ao fazer a operação 4, de venda de 10 unidades de lápis, seria calculado o valor médio de cada unidade em estoque: (5 x 1,00 + 10 x 2,00) / 15 = R$1,67. Saída total de R$16,67 e o saldo do estoque ficaria em R$8,33.

No Brasil a legislação do imposto de renda permite apenas o PEPS e o Custo Médio para fins de contabilidade de custos.

planilha de controle de estoque

Curva ABC – a classificação de informações do controle de estoque

A Curva ABC é um método de classificação de informações a fim de se separar os itens de maior importância. Normalmente, eles estão em volume menor, mas representam alto valor. O objetivo deste método é que o gestor consiga priorizar a gestão dos itens mais valiosos e representativos dentro do estoque. E o que representam as letras A, B e C?

  • Classe A: Principais itens em estoque e de alta prioridade. 20% dos itens correspondem a cerca de 80% do valor.
  • Classe B: Itens que ainda são considerados economicamente preciosos. 30% dos itens correspondem a cerca de 15% do valor.
  • Classe C: 50% dos itens que correspondem a cerca de 5% do valor.

controle de estoque

O interessante da curva ABC é definir estratégias diferentes para os 3 grupos de produtos. Os produtos classe A, terão prioridade na recompra, métodos mais refinados de armazenamento e trânsito e serão prioridade em toda e qualquer decisão da empresa.

Os produtos classe C não necessariamente terão o mesmo tratamento. Há várias formas de usar a curva ABC na gestão do estoque.

planilha de controle de estoque

Giro do estoque e ponto de recompra

Uma das principais competências de um varejista é entender a fundo o giro do estoque para calcular o ponto de recompra. Vamos ilustrar a situação para que fique mais fácil de entender:

João costuma manter 200 unidades de celular em estoque. Ele vende 100 celulares por mês, ou seja, a cada 60 dias, 2 meses, o produto celular completa um giro completo do estoque.

Se ele sabe que o fornecedor trabalha com pedidos mínimos de 100 unidades e entrega em um prazo de 30 dias, o estoque de segurança deste produto é de 100 unidades. Toda vez que o estoque bater 100 unidades, ele chega ao ponto de recompra, ou seja, ele precisará fazer um novo pedido de, no mínimo, 100 unidades novas.

Caso ele erre nesse cálculo ou perca o ponto de recompra, ele perderá vendas, pois não terá unidades em estoque depois de 30 dias.

situação do estoque

Desta forma, a fórmula do estoque de segurança, que define o ponto de recompra é:

Estoque de Segurança = Média de Vendas Diárias x Tempo de Entrega (em dias)

Como Organizar o Controle de Estoque em uma Planilha?

Viu como é importante fazer o controle de estoque do seu negócio? A LUZ desenvolveu uma Planilha de Controle de Estoque, preparada especialmente para ajudar você nessa função! Adquira já essa planilha e comece a melhorar a sua gestão já nos próximos dias. Você poderá baixar uma versão demonstrativa gratuitamente.

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