Ferramenta Consolidar: aprenda como consolidar dados de várias planilhas

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LUZ Prime

O que é: A consolidação de dados é basicamente a união de informações contidas em planilhas diferentes de modo a serem agrupadas em uma única planilha. Desta forma, a ferramenta de consolidação surge com a praticidade em diversos casos, onde se trabalha com várias planilhas e se deseja obter informações destas em uma única planilha.

Exemplo de uso:

Para melhor compreensão a respeito desta ferramenta, bem como sua implantação, utilizaremos o exemplo de uma empresa que vende componentes de informática (peças de computadores). Esta empresa possui três unidades, no qual realizam vendas aleatórias e cada uma alimenta uma planilha de vendas contendo informações sobre o nome do vendedor, o produto vendido e a data da venda. Conforme mostra a figura abaixo:

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Estas planilhas são salvas em um servidor da empresa em pasta específica para controle de vendas e, em determinado momento, surge a necessidade de se agrupar as informações destas três planilhas de modo a obter todas as informações numa única planilha.

Deste modo, sem o conhecimento da ferramenta de consolidação, um usuário terá que atualizar diariamente a planilha que irá receber as informações das três unidades da empresa, gerando assim um trabalho desnecessário. Por outro lado, ao consolidar estas informações em uma única planilha, estas serão atualizadas automaticamente quando houver alterações nas demais.

Consolidar dados de planilhas:

Após compreendermos o uso da ferramenta de consolidação, utilizaremos o exemplo acima para mostrar o passo a passo para consolidar planilhas. Veja a seguir:

1 – Identifique as planilhas a serem consolidadas. No caso do exemplo citado, as planilhas estão em uma única pasta porém, podem estar em locais diferentes sem que haja problemas.

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2 – Abra uma nova planilha e acesse a aba “Dados” escolhendo a opção “De Outras Fontes” e escolha novamente a opção “Do Microsoft Query”.

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3 – Após selecionar a opção “Do Microsoft Query” abrirá uma nova janela, onde se deve escolher a opção “Excel Files*” e clicar em OK.

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4 – Abrirá uma nova janela onde se deve apontar o caminho dos arquivos a serem consolidados. No exemplo citado, vamos apontar para as planilhas das três unidades da empresa.

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Seleciona a primeira planilha e clique em OK. No passo seguinte, adicione as tabelas que deseja no campo “Colunas em Consulta” e prossiga até finalizar.

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6 – Ao clicar em concluir, note que a primeira planilha já estará consolidada. Repita os passos de 2 a 4 para adicionar as demais planilhas a serem consolidadas. Ao final do procedimento, teremos todas as planilhas agrupadas em uma única planilha conforme mostra imagem abaixo:

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Deste modo, a cada alteração realizada em qualquer uma das três planilhas, serão modificadas também na planilha que consolidamos. Bastando neste caso, acessarmos a aba “Dados” e clicar no botão “Atualizar Tudo”.

Com o exemplo citado, pode-se concluir que a ferramenta de consolidação é fundamental para agrupar informações de diversas planilhas em um único arquivo. Seja qual for o tipo de dado que estas planilhas comportam, a consolidação de dados traz o benefício da praticidade em unir informações para relatórios e demais análises bem como obtê-los atualizados de acordo com as modificações em cada uma das planilhas.

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