A criação do Excel possibilitou ao mundo lidar com dados tabulares de forma dinâmica, isso representou um ganho expressivo de tempo e aumentou a possibilidade de comparações e correlações entre dados. No entanto para que o profissional consiga tirar o máximo de proveito dessa ferramenta é preciso tomar algumas medidas. Uma delas diz respeito a organização, clareza das informações e interatividade com quem utiliza a planilha.
Benefícios de ter uma planilha impecável
Uma planilha organizada é aquela que armazena os dados de forma clara e logica, facilitando a interação do usuário com os recursos da planilha. Seus principais benefícios são:
- Ganho de Tempo
- Diminuição de inserções errôneas
- Otimização dos processos internos do Excel
- Fluidez do trabalho que resulta em menor stress
- Facilidade para compartilhar a planilhas com outros departamentos
- Aumenta a confiabilidade dos dados.
Como criar planilhas no Excel: Dicas da Luz.vc para criar planilhas organizadas
A Luz.vc é uma empresa que desenvolve e mantem diversos pacotes de planilhas empresariais. Nela você encontra ferramentas que auxiliam nos processos diários de empresas, seja na administração de caixa, planejamento de ações futuras ou controle de qualidade. Seu know-how de mercado a faz preferencia entre um grande numero de empresas. Abaixo segue algumas das praticas que a Luz.vc decidiu compartilhar em forma de dicas, confira:
1. Planejamento
Antes de botar a mão na massa (no nosso caso planilha) é preciso parar e planejar. Sem traçar um planejamento se torna inviável a criação de uma planilha organizada. Por isso leve em consideração:
- Objetivo da planilha
- O que será abordados
- As funcionalidades que a planilha terá
- O público alvo (Para clientes externos, uma boa prática é bloquear a planilha evitando modificações indesejadas por parte do cliente.)
2. Aposte em Menu de Navegação
Menus de navegação simplificam a vida de quem utiliza a planilha ao encaminhar o utilizar diretamente para o ponto especificado. Podemos criar um menu de navegação a partir de qualquer elemento do Excel, pode ser uma forma, uma figura e até mesmo um texto. Para criar um menu de navegação você precisa:
Selecione o objeto que deseja transformar e menu de navegação.
Com o botão direito do mouse, clique sobre o objeto. Surgirá uma barra de opções, nessa barra escolha a opção Hiperlink.
Uma janela chamada Inserir HiperLink surgirá na tela com diversas opções. Clique na opção Colocar neste documento.
Selecione a planilha que deseja vincular ao objeto. É possível informar qual a célula da planilha de destino para isso digite o valor correspondente no campo Digite a referência de Célula.
Caso precise de mais botões para integrar o seu menu de navegação é só repetir os passos listados acima.
3. Puxe dados de outras sheets
Pode-se pegar dados de outras sheets que estejam ocultas, isso evitará que a sua planilha fique poluída com muitas informações. Para isso faça o seguinte: depois do sinal de igual, digite o nome da planilha que contem o valor desejado, insira um ponto de exclamação e depois a célula desejada. Ficaria mais ou menos assim: =Luz!B5*2 , caso quiséssemos multiplicar o valor da célula B5 da planilha Luz por 2.
4. Teste antes de usar
É fundamental realizar uma bateria de testes na sua planilha antes de disponibiliza-la para uso final. Os testes consistem na utilização de todos os recursos da planilha de diferentes formas, admitindo até mesmo a inserção de dados de tipos diferentes para entender como a planilha responde a esse tipo de erro. Mas lembre-se que a realização de teste não deve ser realizada por quem montou a planilha, uma vez que o vicio de montagem impedirá a localização de erros. Por isso conte com a colaboração de ao menos três amigos ou colaboradores que entendam da aplicação mas que não tenham participado do processo de criação da planilha.
Essa medidas simples garantirão que a sua planilha cause um impacto positivo em quem as utilizar. Lembre-se de não exagerar nas cores e dar enfoque apenas no que realmente for importante.
Quer saber mais sobre como criar planilhas bem organizadas? O site LUZ.VC disponibiliza de forma gratuita um e-book com dez dicas que vão tornar o seu projeto muito mais organizado e atraente. Confira!
