Use a Matriz de Priorização para fazer as atividades importantes, não as urgentes

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matriz de prioridades

Nesse artigo falaremos sobre:

Não ter níveis de prioridade pode ser um tiro no pé

Um dos maiores problemas relacionados à execução do dia a dia na maioria das empresas é viver tendo que realizar tarefas muito urgentes, ou seja, “apagando incêndios”. Normalmente isso ocorre quando não existe muito planejamento e, no calor do dia a dia, muitas coisas precisam ser resolvidas sem se pensar na sua real importância.

Planilha de Matriz GUT

Basicamente, essa confusão é um tiro do pé da própria empresa, que acaba não separando tempo, pessoal e recursos para as tarefas que são realmente importantes, mas que por não estarem entre as urgentes, acabam ficando de lado. Felizmente, existem maneiras bem simples e práticas de determinar qual o nível de priorização de tudo relacionado ao que os seus colaboradores estão fazendo.

Matriz de Priorização

É por isso mesmo que eu recomendo que qualquer pessoa que tenha atividades para resolver no seu negócio utilize a matriz de priorização. Para quem não conhece por esse nome, é a famosa matriz de importância x urgência, que divide suas atividades, estratégias ou problemas em 4 quadrantes principais:

  • + Importante , + Urgente
  • + Importante , – Urgente
  • – Importante , + Urgente
  • – Importante , – Urgente

A representação visual é algo como essa imagem abaixo:

matriz de priorização

O mais importante é entender o que fazer com as atividades, estratégias ou problemas que se encontram em cada um desses quadrantes e eu acredito que o ideal é o seguinte:

  • + Importante , + Urgente – se o item é importante e urgente, significa que você está de frente para uma atividade crítica e que demanda sua atenção e resolução o quanto antes. Normalmente aqui você vai ter reuniões de resultados, acidentes, problemas urgentes, projetos com prazos, “incêncidios”, etc.
  • + Importante , – Urgente – se o item é importante, mas não é urgente, significa que deve fazer parte das suas metas e planejamento. Para isso você precisa se programar para realizar essas atividades e deixá-las na sua lista de prioridades e acompanhamento cotidiano para que elas não se tornem urgentes no médio prazo.
  • – Importante , + Urgente – se o item não é importante, mas é urgente, significa que está tomando o seu tempo sem essa necessidade. Se enquadram aqui tarefas importantes para outras pessoas, reuniões desnecessárias, telefonemas, etc. Independentemente do que seja, é importante que você saiba dizer não ou que consiga delegar essas tarefas, assim não perde tempo que poderia estar utilizando para o que realmente é sua prioridade.
  • – Importante , – Urgente – se o item não é importante e nem urgente, não deveria nem existir, simples assim. Pode parecer bobeira, mas participar de conversas de grupos do whatsapp, checar o facebook, responder emails desnecessários e conversas triviais no trabalho são os principais itens que poderiam ser eliminados para que o seu foco no que é realmente importante aumente.

De maneira resumida, o que é urgente e importante tem que ser feito mesmo. Se a tarefa for importante, mas sem urgência, vale a pena planejar, definir metas e ir realizando de acordo com os prazos definidos. Caso a atividade seja urgente, mas não tenha importância para você, vale a pena delegar para outra pessoa fazer. Por fim, se o item em questão não é nem importante e nem urgente

Como usar a matriz GUT para melhorar a matriz de priorização

Só existe uma coisa que não me agrada tanto na matriz de priorização, que é a dificuldade de delimitar o grau de importância entre atividades e problemas dentro de um mesmo quadrante. Para resolver esse detalhe de ordenação ou identificação de intensidade, aconselho o uso da matriz GUT.

Vamos supor que tivéssemos colocado 4 problemas como urgentes e importantes para resolvermos no nosso negócio:

  • Atraso na entrega de material (insumos) para produção
  • Atraso no pagamento de fornecedores
  • Atualização de sistema necessária
  • Otimizar infraestrutura de trabalho da empresa

Nesses casos, basta você fazer uma lista com esses problemas dentro da nossa planilha de matriz GUT:

problemas urgentes e importantes

Depois de listar os problemas que estão dentro de um dos quadrantes da sua matriz de priorização você vai classificar a intensidade dos três principais aspectos da GUT, a gravidade (importância), a urgência e a tendência. Se não estiver familiarizado com o tema, aconselho que você leia o nosso post sobre o que é e como montar uma matriz GUT.

problemas classificados pela matriz gut

Como você pode ver, de acordo com a classificação, a pontuação final vai variando, te mostrando exatamente a ordem de quais roblemas são mais importantes e precisam de mais atenção dentro do quadrante em questão. No nosso caso, essa foi a ordem:

ordenamento de problemas na matriz gut

Agora é só pensar em estratégias, planos de ação e diretrizes práticas para resolver cada um deles na ordem do mais importante para o menos importante.

Uma outra coisa interessante da nossa planilha de matriz GUT é a criação automática de relatórios e gráficos mostrando o nível dos problemas e a porcentagem de problemas por nível.

analise de matriz de priorizacao

Matriz GUT na prática

Além de te ajudar a fazer a escolha de quais itens da matriz de priorização você vai resolver primeiro, a matriz GUT permite que você entenda o real estágio de problemas, estratégias e atividades, propiciando um conhecimento da prioridade de todo o funcionamento do seu negócio.

Planilha de Matriz GUT

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