Todoist: como usar essa ferramenta para gerenciar suas tarefas diárias

0
319
LUZ Prime

O Todoist é uma ferramenta feita para ajudar as pessoas a gerenciarem as tarefas do dia a dia, sejam elas de trabalho ou pessoais. Graças às funcionalidades disponíveis, você consegue criar sua to-do list e controlar as suas atividades de formas simples.

Mesmo tendo metas bem estabelecidas, é importante que o consultor conte com uma espécie de sistema para ajudá-lo a fazer tudo o que precisa.

Afinal, nem sempre dá para confiar na memória. E anotar e remanejar tarefas no tradicional caderninho não é a maneira mais prática de administrar suas demandas diárias.

Sobretudo porque hoje existem tecnologias desenvolvidas especialmente para isso, como é o caso do Todoist.

Continue lendo para conhecer as vantagens dessa ferramenta e aprender a usá-la no seu dia a dia!

LUZ Prime

Como o Todoist ajuda você a ter uma rotina mais produtiva?

Produtividade tem tudo a ver com organização e disciplina. Por isso, é importante que os consultores busquem formas mais eficientes de gerenciar as suas tarefas.

Com o Todoist, isso ficou muito fácil, já que ele permite registrar e controlar todas as suas atividades por meio do navegador ou dos apps para celular.

Descubra os impactos que essa ferramenta pode gerar na sua rotina:

Esteja sempre no controle do seu dia

O Todoist dá uma visão geral de tudo aquilo que precisa ser feito hoje, amanhã, até o final da semana ou em datas futuras.

Dessa forma, você consegue começar o seu dia com mais tranquilidade, sem o receio de acabar se esquecendo de algo importante. 

Para adicionar e organizar as suas tarefas, basta apenas alguns cliques. Ainda, é possível separá-las em categorias a seu critério e dividi-las em subtarefas.

Além de definir prazos para conclusão das atividades, o Todoist permite atribuir datas de vencimento recorrentes para tarefas que se repetem, ajudando você a criar novos hábitos. Por exemplo:

  • Enviar relatório ao cliente toda segunda-feira, às 18h;
  • ou Corrida matinal toda terça e quinta, às 7h.

Assim, você não precisa adicionar a mesma tarefa a cada ocorrência. Elas já ficam programadas de acordo com as datas inseridas.

Concentre sua energia no que realmente importa

Quantas vezes você termina o dia com a sensação de que não deu conta de tudo? Muitas vezes, isso acontece pela dificuldade de priorizar e de gerenciar a energia ao longo do dia.

Graças às funcionalidades do Todoist, você consegue saber no que focar em cada momento, classificando as tarefas em níveis de prioridade.

Por ter um visual bem minimalista, simplifica a navegação e ajuda você a manter o foco.

Gerencie projetos em equipe

Para quem trabalha em equipe, o Todoist oferece a vantagem de compartilhar projetos e definir responsáveis por cada tarefa ou subtarefa.

Além disso, facilita o acompanhamento por meio de notificações enviadas quando alguém conclui uma tarefa, faz um comentário ou realiza outras ações no painel do projeto.

Organize as tarefas do seu jeito

Por meio de painéis em estilo Kanban, você consegue ampliar a sua visão sobre um projeto e as atividades relacionadas a ele.

Também é possível adicionar filtros e etiquetas para categorizar suas tarefas do jeito que você quiser e visualizá-las de acordo com projeto, responsável, data de vencimento, etc.

Simplifique o seu fluxo de trabalho

O Todoist centraliza tudo o que você precisa fazer em um único lugar, trazendo fluidez para a sua rotina.

Ainda, permite incluir comentários, notas de voz e arquivos que facilitam a realização das atividades.

Se quiser, você pode visualizar as tarefas agendadas no seu calendário digital e encaminhar e-mails para o Todoist com tarefas ou comentários — isso é possível por meio da integração entre as ferramentas.

Acompanhe o seu progresso

Já pensou em chegar ao final do dia ou da semana vendo, em números, o quanto você progrediu? O Todoist permite fazer esse acompanhamento por meio do registro de histórico de atividades e do arquivamento de tarefas concluídas.

Você também pode definir metas que te ajudem a ser mais produtivo e a se manter no caminho rumo a grandes conquistas.

Outra funcionalidade interessante é o Karma, que te dá pontos conforme você adiciona, edita e conclui suas tarefas. Um estímulo a mais para aumentar a sua produtividade.

Como usar o Todoist para gerenciar as suas tarefas

Se você nunca usou essa ferramenta, o primeiro passo é criar uma conta e fazer login. Só de fuçar um pouco, dá para notar que ela é bastante intuitiva.

A seguir, compartilho com você aqueles que considero os principais passos para explorar as funcionalidades do Todoist:

1. Crie o hábito de adicionar e concluir tarefas todos os dias

Todoist: como usar essa ferramenta para gerenciar suas tarefas diárias 5

Sabe aquelas pendências que estão na sua cabeça, salvas na agenda ou no calendário digital? Adicione todas elas ao seu Todoist.

Basta clicar no ícone “+”, escrever o nome da tarefa e pressionar “Adicionar tarefa” para que ela fique salva. 

Tente adotar o hábito de adicionar novas tarefas assim que se lembrar. E também de marcá-las como concluídas ao terminar.

Dessa forma, você aprende a se concentrar em uma tarefa por vez, ganha espaço mental para pensar em outras coisas ao longo do dia e faz disso um hábito.

2. Defina datas de vencimento para as suas tarefas

Todoist: como usar essa ferramenta para gerenciar suas tarefas diárias 6

Embora todas as atividades tenham sua importância, não tente fazer tudo hoje. Coloque datas futuras para tarefas, seguindo uma ordem de prioridade e os prazos combinados com os clientes.

Uma maneira de fazer isso é digitar a data (amanhã, próxima quarta-feira ou 17 de setembro) no próprio campo da tarefa. O Todoist detecta e salva de forma automática.

Outra opção é adicionar as datas de vencimento a partir do calendário. Você só precisa clicar no ícone da data de vencimento quando adicionar ou editar suas tarefas.

Saiba que, ao passar o mouse sobre as datas, você pode visualizar as tarefas agendadas para cada dia.

3. Crie categorias e faça o acompanhamento das tarefas

Todoist: como usar essa ferramenta para gerenciar suas tarefas diárias 7

Depois de adicionar uma grande quantidade de tarefas, como manter a sua lista organizada e saber o que priorizar?

Ao bater o olho no menu de navegação, no canto esquerdo, você vai notar que o Todoist separa as tarefas agendadas da seguinte forma:

  • Entrada: para onde vão todas as novas tarefas que você ainda não sabe como categorizar;
  • Hoje: todas as tarefas que vencem no dia, de todos os seus projetos;
  • Em breve: todas as tarefas com data de vencimento futura;
  • Filtros e Etiquetas: permite acessar as tarefas conforme a sua classificação.

Você pode dar o nome que quiser aos seus filtros e etiquetas, separando suas atividades pessoais e de trabalho.

Dessa forma, fica mais fácil se concentrar no que deve ser feito a cada dia, em vez de visualizar tudo de uma vez.

4. Use os projetos para organizar as suas demandas

A criação de projetos dentro do Todoist é um recurso supervalioso para os consultores. Facilita na hora de organizar as tarefas relacionadas a cada projeto de consultoria ou cliente.

Para adicionar um novo projeto, basta você clicar no “+” na coluna de Projetos e dar um nome a ele.

Então, dentro de cada projeto, você pode criar quantas tarefas e subtarefas quiser.

Na versão gratuita, como a que eu uso, você consegue aproveitar grande parte das funcionalidades do Todoist.

Mas há os planos Pro e Business (custam entre 4 e 8 dólares por mês), que incluem um limite maior de projetos, colaboradores, filtros, lembretes, entre outras vantagens. Para quem gosta de ter mais possibilidades, vale a pena investir.

Fique sabendo também que existem outros softwares e apps para gerenciamento de tarefas, com funcionalidades parecidas, como o Microsoft To Do, Remember the Milk, OmniFocus, entre outros.

Dentre eles, o Todoist foi o que mais me agradou. Entretanto, eu recomendo que você experimente outras opções para encontrar aquela com a qual mais se identifica.

Quer conhecer outras ferramentas que podem ser úteis para o seu trabalho? Acesse a caixa de ferramentas da nossa comunidade!

LUZ Prime