Como Fazer a Gestão de Compras da Empresa

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Por que fazer: Gerir as compras de seu negócio é um fator estratégico que envolve todos os departamentos da empresa. A ideia geral é otimizar os recursos existentes com o objetivo de gerar lucros financeiros. Quem trabalha com estoque ou almoxarifado precisa ter, de forma fácil, uma maneira de visualizar todas as compras realizadas – tanto por produtos quanto por fornecedores.

Como fazer: Nesse sentido, é preciso encontrar o balanço adequado entre fornecedores, clientes, valor de custo e entrega dos produtos.

Confira os 10 passos essenciais para organizar a gestão de compras e fazer bons negócios!

Planilha de Gestão de Compras

1. Estabelecer objetivos

O primeiro passo para organizar a gestão de compras é planejar os objetivos do modelo de gestão da sua empresa. O ideal é reunir os diferentes setores para estabelecer uma meta viável e realista.

2. Monitorar produtos

O controle rigoroso dos dados de sua empresa é uma ferramenta eficaz para monitorar os produtos que precisam ser adquiridos para manter seu negócio ativo. Uma planilha organizacional deve conter todos os produtos necessários, assim como o estoque da empresa. Esses dois dados são o ponto de equilíbrio da gestão eficiente. É possível criar uma tabela, como no exemplo abaixo, com um inventário de produtos, inserindo o código de cada um, o nome e a unidade de medida utilizada.

Gestão de Compras - produtos

3. Lista de fornecedores

A próxima etapa é manter uma lista atualizada de fornecedores confiáveis que podem entregar materiais de qualidade com preços acessíveis e bons prazos de entrega. Um cadastro completo, como o que mostramos abaixo, é uma boa forma de fazer isso.

Gestão de Compras - fornecedores

Essa planilha deve conter o nome da empresa, os produtos que ela fornece para você, dados específicos (telefone, endereço, contato e email) e se há ou não um contrato formalizado.

4. Bom relacionamento com fornecedores

O relacionamento com os fornecedores é uma importante etapa do processo de gestão. Em alguns casos, o ideal é ter múltiplas fontes de fornecedores. Em outros, o ideal é manter um fornecedor em contrato de exclusividade.

Planilha de Gestão de Compras

5. Negociação de compras

A parte da negociação é fundamental na hora de gerir as compras (e as contas) da empresa. É preciso sempre buscar orçamentos mais acessíveis sem, é claro, prejudicar a qualidade final do produto. O controle de compras também deve ser cuidadosamente monitorado na planilha de gestão.

Gestão de Compras

6. Gestão de estoque

O objetivo da gestão do estoque é encontrar a solução para a máxima disponibilidade do produto com menor estoque possível. É preciso ter em vista que o estoque parado significa que seu dinheiro também está parado. Assim, é preciso encontrar uma forma de manter o estoque de forma inteligente.

7. Manter estoque de segurança

O estoque é um item fundamental no jogo de gestão de compras. É preciso manter o estoque de segurança para melhorar o nível do serviço prestado, agir como proteção contra qualquer rebuliço no mercado e proteger você e seus clientes de qualquer tipo de incerteza que pode acontecer na demanda dos produtos.

8. Análise de vendas

Mantenha sempre os dados bem atualizados. É preciso conhecer a demanda de seus produtos, os tipos de materiais oferecidos, quantos produtos são vendidos e em quanto tempo. Ao final do acompanhamento da planilha, mês a mês, avalie questões como:

  • Valor Médio Pago por Produto;
  • Valor Médio Pago por Fornecedor;
  • Total de Compras por Mês e
  • Melhor Fornecedor por Produto.

9. Aumentar clientes

O objetivo de qualquer empresa é gerar lucros e aumentar o número de clientes. A gestão de compras organizada da empresa faz com que novos compradores se interessem por seus produtos. Assim, é preciso conhecer seu público-alvo para atender a demanda.

10. Networking

Na hora de organizar a gestão de compras, não dá para esquecer da ferramenta básica de networking com todos os elos da cadeia: fornecedores, empregados e clientes. O bom relacionamento ajuda a otimizar os negócios e gera pontos positivos para a marca da sua empresa.

Ficou fácil entender a importância desse acompanhamento? Na LUZ, oferecemos um modelo de planilha pronta para gestão de compras que pode ajudar a organizar esse processo e trazer ainda mais resultados para sua empresa!

Planilha de Gestão de Compras

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Rafael Ávila

Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ – Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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