Como fazer cotação de preços na sua gestão de compras

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cotacao de precos na gestao de compras

Nesse artigo falaremos sobre:

3 Regras essenciais sobre cotação de preços

A gestão de compras, apesar de parecer um termo exclusivo de empresas grandes, está presente em qualquer negócio, não importa o tipo, tamanho e quantidade de pessoas que trabalham nele. A verdade é que todas as empresas precisam realizar compras no seu dia a dia e conhecer as regras essenciais sobre cotação de preços pode te economizar muito dinheiro.

Planilha de Gestão de Compras

Basicamente, se você se lembrar dessas 3 regras sempre que for fazer uma nova compra, com certeza conseguirá otimizar esse processo dentro da sua área ou empresa:

  • Regra 1 – Nunca aceite o primeiro preço – Depois de receber uma primeira cotação, negocie com a empresa, peça descontos e veja qual é o melhor preço pode ser oferecido. Veja se condições de pagamento (a vista, em dinheiro, etc) influenciam o preço. Se o preço não estiver de acordo com o desejado e ficar inviável comprar desse fornecedor, procure outras empresas.
  • Regra 2 – Sempre faça pelo menos 3 cotações – Esse é o padrão mínimo de busca que deveria ser aplicado em qualquer empresa. Se você aceitar a compra sempre do primeiro fornecedor provavelmente estará perdendo dinheiro e oportundiades de conhecer fornecedores melhores e/ou mais baratos.
  • Regra 3 – Não fique encurralado – Se você é 100% dependente de algum fornecedor pode estar em uma roubada. Para começar, por depender de um único fornecedor, você pode ter a falsa sensação de que ele resolverá tudo para você. Se por um lado, isso pode ser verdade, por outro, se essa empresa tiver qualquer problema, é você que pode se prejudicar. Por isso, tenha sempre uma relação de outros fornecedores que podem te ajudar em situações delicadas ou problemáticas.

Que tipo de empresa deve fazer gestão de compras?

Agora, uma dúvida que você pode ter ficado é se vale a pena mesmo você fazer a sua gestão de compras, afinal de contas, você pode trabalhar sozinho, ter uma empresa pequena ou não ter uma quantidade de compras muito grande.

Na minha opinião, qualquer empresa pode se aproveitar de uma boa gestão de compras. Mas para confirmar o que eu estou falando, vamos ver alguns casos de negócios que podem aproveitar uma boa planilha de gestão de compras:

  • Revendedores – no exemplo abaixo, de materiais esportivos

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - cadastro de produtos

  • Restaurante – com compras em supermercados, distribuidoes de alimentos e bebidas, etc

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - cadastro de produtos restaurante

  • Farmácia – com farmacêuticas e representantes comerciais delas

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  • Agência de Viagem – com operadoras ou diretamente negociando com fornecedores de serviços turísticos

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - cadastro de produtos ag turismo

Enfim, acho que deu pra entender que mesmo pequenas empresas precisam realizar compras no dia a dia e, independentemente do seu tipo de fornecedor, é possível fazer cotação de preços e negociar valores, prazos e formas de pagamento.

Visualize o seu negócio e pense nas compras e gastos que vocês realizam ao longo do ano, por mais simples que possa parecer, vai ter algum gasto que poderá ser reduzido se você fizer bem o seu trabalho de cotação de preços dentro de um processo estruturado de gestão de compras.

Como fazer cotação de preços bem feita na sua gestão de compras

Agora que você já entendeu que a gestão de compras é para qualquer empresa mesmo, vou mostrar as melhores táticas para fazer uma boa cotação de preços. Para fins didáticos, vou continuar usando o exemplo da empresa revendedora de materiais esportivos para você entender como fazer a cotação de preços dentro da sua gestão de compras.

  • Passo 1 – Defina exatamente os materiais que você quer comprar:

No nosso caso, vamos supor que queremos fazer a compra de chuteiras

  • Passo 2 – Faça a cotação de preços com pelo menos 3 fornecedores:

Além de ligar para o fornecedor e entender o preço, vale a pena já levantar formas de pagamento possíveis, prazo de entrega, analisar reclamações e qualidade de seu material (se possível). Na nossa planilha de gestão de compras, você consegue cadastrar o produto, a quantidade, o mês da cotação, o funcionário responsável, bem como os valores e prazos:

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - cotacao de precos com fornecedores

  • Passo 3 – Veja quais são os melhores fornecedores seguindo seus próprios critérios:

Na nossa planilha, já separamos quais fornecedores tem a melhor oferta de preço e prazo, mas pode ser que você dê mais valor para qualidade ou outro item. Se esse for o seu caso, siga os critérios do seu negócio.

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - comparacao de fornecedores

  • Passo 4 – Negocie:

Antes de escolher quem vai ser o seu fornecedor, parta para a etapa de negociação de valores, condições de pagamento e de entrega. Nesse momento, você pode ver possibilidades em caso de pagamento a vista ou a quantidade máxima de parcelas que podem ser feitas para a compra. Além disso, vale a pena tentar desconto por grandes volumes (se for o seu caso) ou agilidade na entrega.

  • Passo 5 – Faça a compra com o fornecedor que teve a melhor cotação:

É isso, se você já negociou, com certeza pesou quem teve a melhor oferta e só falta comprar. Na nossa planilha, o registro de compras é feito mês a mês, possibilitando um acompanhamento de perto de todos os seus pedidos:

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - gestao de compras

  • Passo 6 – Analise seus resultados mensais:

Para fechar um bom processo de cotação de preços e escolha do melhor fornecedor dentro da realização de uma boa gestão de compras, vale a pena só você acompanhar seus gastos com compras e analisar se está tudo dentro do seu orçamento mensal.

como fazer cotaca de precos na gestao de compras - resultados por mes

Se estiver, excelente, se não repense seus gastos futuros para não ter prejuízos e nem materiais desnecessários.

Planilha pronta para sua gestão de compras

A possibilidade de fazer uma boa gestão de compras nem sempre depende só da boa vontade dos gestores responsáveis pelas compras. As vezes, uma ferramenta de controle pode te ajudar a fazer o registro e acompanhamento das compras. Se esse for o seu caso, indico a nossa planilha de gestão de compras.

Planilha de Gestão de Compras

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Rafael Ávila

Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ – Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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