Os 4 tipos de cronogramas mais relevantes são os cronogramas de barras (gráfico de Gantt), de marcos (que pode usar o milestone trend analysis), o diagrama de rede e a linha do tempo.
Esses tipos de cronogramas não são necessariamente independentes e você pode usar mais de um para fazer o gerenciamento do seu projeto sem problemas.
O que é um cronograma
Na essência o cronograma é um calendário com os prazos (data de início e término) das etapas e atividades que devem ser realizadas para o projeto de consultoria ser finalizado.
Um cronograma pode possuir todos ou alguns desses componentes:
- Etapas
- Escopo (entregáveis)
- Atividades e tarefas
- Prazos e datas
- Marcos
- Relação de dependência entre etapas
- Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
- Responsáveis
- Recursos necessários
O que você usa vai depender dos tipos de cronogramas e projetos que você tiver mais interesse.
Com um cronograma bem feito você auxilia a equipe que fará a gestão do projeto a entender exatamente o que precisa ser feito e a cumprir os prazos combinados.
4 Tipos de cronogramas de projetos e como usá-los
Os principais tipos de cronogramas são:
- Cronograma de Barras (Gráfico de Gantt)
- Cronograma de Marcos
- Diagrama de Rede
- Linha do Tempo
1. Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt, que também é conhecido como gráfico de barras é um dos primeiros tipos de cronogramas lembrados por qualquer pessoa que vai se envolver em um projeto.
Ele é uma representação gráfica dos prazos de cada uma das etapas de um projeto. Nele, cada etapa (ou atividade) do projeto de consultoria é representado por um retângulo que varia de comprimento de acordo com a sua duração.
Veja um exemplo da planilha de gerenciamento de projetos da LUZ, onde vemos as atividades de uma determinada etapa representada por esses retângulos:
Observe que nesse caso, temos 3 cores diferentes representando o que foi previsto inicialmente no planejamento do projeto (verde), os prazos que estão sendo executados de fato (azul) e o que está acontecendo como deveria (amarelo).
Essa é uma das melhores maneiras de se criar um cronograma de projeto e uma das formas mais usadas.
Se você já tem uma ferramenta, basta estabelecer a data de início e de término de cada uma das etapas (e atividades) para ele ir se formando e acompanhar a execução para ter certeza que os prazos estão sendo respeitados.
2. Cronograma de Marcos (Milestones)
O cronograma de marcos é um dos tipos de cronograma que serve muito bem para complementar o uso dos outros. Quando analisado sozinho, só ter os pontos de referência do projeto podem não ajudar muito na gestão da execução das atividades em si, podendo prejudicar o resultado final.
Na prática, esse tipo de cronograma tem um eixo com as datas e outro com os marcos definidos para o projeto. Dessa forma, você pode ir analisando periodicamente se está alcançando essas datas limites dentro do prazo estabelecido ou não. Veja um exemplo criado no Excel:
Uma outra forma de criar um cronograma de projeto voltado para os marcos é através do Milestone Trend Analysis – MTA (Análise de Tendência de Marcos). Nesse caso, ao invés de analisar os marcos estáticos em um gráfico, você visualiza a evolução deles no tempo. Veja:
A ideia é que se a linha permanecer reta, constante como o milestone 1 é um indicativo que esse marco está no prazo e ele atinge a linha diagonal exatamente no dia previsto.
Quando ele tem uma tendência crescente, como o milestone 2, é um sinal de atraso, pois ele vai atingir a diagonal em uma data posterior à previsão.
Por fim, quando a tendência é descrescente, como o milestone 3, é um indicador de adiantamento do prazo de entrega.
3. Diagrama de Rede
O diagrama de rede é um dos tipos de cronograma mais voltado para as atividades propriamente ditas que precisam ser executadas para se concluir um determinado projeto.
A organização desse diagrama costuma seguir o padrão abaixo. Inclusive, em vermelho eu separei o caminho crítico do projeto (Critical Path Method).
Essa é mais uma maneira de criar um cronograma de projeto e pode ser essencial para fazer o acompanhamento entre marcos de um projeto, afinal de contas, aqui você consegue ter o entendimento do que precisa ser feito e de como será feito.
4. Linha do Tempo
Para finalizar os tipos de cronograma, temos a linha do tempo, que basicamente é uma representação visual de um determinado período de tempo com os marcos destacados.
De acordo com a duração do projeto, pode mostrar a separação desses milestones em dias, semanas, meses ou até anos de acordo com a necessidade.
Veja um exemplo de cronograma em linha do tempo retirado da apresentação TimeLine da LUZ:
Eu gosto de usar essa forma de representação do cronograma principalmente na proposta comercial de consultoria, por conta do seu apelo visual e facilidade de entendimento dos momentos onde cada etapa, passo ou momento do projeto vai acontecer.
Veja um outro exemplo dessa mesma apresentação.
Como fazer o seu cronograma
Independentemente dos tipos de cronogramas que você possa ter escolhido para usar no gerenciamento dos seus projetos de consultoria, vale a pena lembrar desse passo a passo aqui para criar um cronograma:
Passo 1 – Use cronogramas anteriores como referência: Analise os prazos estipulados para outros projetos similares como base, dessa forma você já passa ter um ponto de referência inicial
Passo 2 – Cuidado com etapas nunca realizadas: Nesses casos, busque dividir a etapa em todas as atividades necessárias para ela ser concluída. Estime prazos e, se necessário, deixe uma margem de erro no prazo.
Passo 3 – Entenda a disponibilidade da equipe: Analise quais consultores são necessários para esse projeto, veja se eles já estão com outras responsabilidades e garanta uma boa organização do cronograma
Passo 4 – Organize atividades e etapas: Veja exatamente quais etapas podem ser feitas ao mesmo tempo e quais possuem precedentes que precisam ser concluídas antes.
Passo 5 – Revise o cronograma: Veja se o prazo total atende o que o cliente quer, se as etapas estão bem organizadas, se existe alguma “gordurinha” e se está tudo no seu devido lugar.
Conclusão
A escolha dos tipos de cronogramas de projeto possíveis não é simples e costuma variar de consultor para consultor.
Na minha visão, mesclar o gráfico de Gantt com o cronograma de marcos é o ideal para um bom gerenciamento de qualquer projeto.
Em casos específicos com equipes grandes, sugiro o diagrama de redes para especificação de responsabilidades por tarefas e para apresentação de propostas gosto de usar a linha do tempo, por considerar ela mais visual.
E você, qual ou quais tipos de cronograma utiliza? Compartilhe sua forma de gerenciar projetos aqui nos comentários.
