Gestão de Processos: O que é e como utilizar

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Gestão de Processos: O que é e como utilizar
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Dentro de uma organização, é preciso alinhar os objetivos e estratégias de mercado, a fim de obterem um único resultado satisfatório a longo prazo.

O que é Gestão de Processos

A Gestão de Processos, compreende o alinhamento dos objetivos estratégicos da organização com a operação, bem como a projeção e a medição da arquitetura que esteja alinhada com todos os membros de uma empresa.

Na Gestão de Processos, podemos incluir também os trabalhos da automação, sistemas de fluxo intenso de trabalho, linguagens em XML, dentre outros, com um objetivo de educar os gerentes, a fim de organizar de forma eficaz todos as estratégias.

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Gestão de Processos e Sistemas de Qualidade

A relação entre Gestão de Processos e Sistemas de Qualidade, é definida como sendo uma o complemento da outra, no que diz respeito a identificar os processos de uma empresa, e como eles podem melhorar os serviços e produtos aos clientes.

Quem aprova as Normas Técnicas, é a Organização Internacional de Padronização (ISO), criado em Genebra na Suíça, no ano de 1947. A principal função desta é justamente padronizar os sistemas de qualidade em todo o mundo.

No Brasil, quem representa a ISO é a Associação Brasileiras de Normas Técnicas (ABNT). As normas mais populares, são a ISO 9000 e a ISO 9001. Mas existem também, a ISO 14000 e a ISO 14064 que determinam as diretrizes do sistema de gestão ambiental, emissões e remoções de gases do efeito estufa.

– Certificado de acreditação: com base nas normas ABNT NBR, ISO/IEC 17025, aplicados a Laboratórios de Ensaio e Calibração; e a ABNT NBR, ISO 15189, aplicados aos Laboratórios de Análises Clínicas.

O Certificado de Acreditação, é obtido através do Instituto Nacional        de Metrologia, Normatização e da Qualidade Industrial – Inmetro. Esta certificação dará a empresa mais credibilidade diante dos clientes e da concorrência, verificando constantemente se a organização atende aos requisitos determinados pela norma.

– Certificação: as empresas têm como base a norma NBR ISO 9001, ISO 14001; essa certificação pode ser adaptada por qualquer empresa pública e privada, provando que a organização segue as normas de gestão ambiental e a tecnologia da informação.

Benefícios da Gestão de Processos

Quando uma organização decide focar em gerir melhor os recursos, os objetivos, os processos que envolvem uma empresa, passa a ter a longo prazo, benefícios conhecidos para toda a empresa.

– Melhora o aproveitamento do tempo: a gestão que foca nos processos, faz com que os colaboradores foquem nas suas atividades, evitando que elas tenham que ser refeitas, bem como o desperdício de tempo e dinheiro. Cada colaborador tem uma função determinada na empresa, e terá a capacidade de mensurar o tempo gasto com cada atividade.

– Melhora da comunicação entre os setores da empresa: como o nome mesmo diz, todos os colaboradores de todas as áreas se comunicam de forma coesa dentro da organização, pensando no objetivo comum e não só em suas atividades individuais.

– Qualidade do produto ou serviço prestado: os processos de qualidade sendo praticados, trarão aos colaboradores motivação, participação e vontade de todas as atividades de forma eficaz.

Gestão por Indicadores (dashboards)

Essa gestão, permite que toda organização se comunique de forma padronizada e integrada entre os colaboradores e setores por meio de ferramentas digitais, podendo ser implantados em todos os níveis hierárquicos da empresa.

– Dashboard Executivo: é um processo de visualização de um volume grande de informações, bem como as estratégias da empresa, com o fim de tomar as melhores decisões. Esse é um painel que utiliza recursos visuais e baseados em gráficos, fornecendo aos executivos uma visão ampla dos produtos e serviços oferecidos.

– Dashboard Analítico: ele é preparado para fornecer informações bem detalhadas, para que novas tendências possam ser traçadas, utilizando os dados constantemente atualizados no sistema. É uma ferramenta para interferir e corrigir os desvios de forma rápida, evitando desperdícios e prejuízos.

– Dashboard Operacional: é uma ferramenta com foco na exibição dos processos operacionais, possibilitando avaliações específicas e corrigindo erros pontuais e específicos.

– Dashboard de gerenciamento de projetos: essa ferramenta permite que todos os processos dos projetos em andamento, sejam visualizados de forma eficaz, bem como o tempo e a evolução de cada um deles, lançando mão de gráficos e referências.

– Dashboard de atendimento ao cliente – call center: com essa ferramenta, o gestor consegue visualizar como um todo, o call center da organização, obtendo os relatórios, estatísticas e comparativos, conferindo a quantidade de chamadas e o colaborador que as administrou.

5 Exemplos de Dashboards Importantes

– Dashboard de Gerenciamento de projetos: está voltado para gerenciar projetos dentro de uma empresa. O gestor consegue visualizar cada etapa à medida que vai sendo concluída, otimizando o tempo e dinheiro.

– Dashboard site de viagens: está voltado para monitorar por meio de gráficos, os destinos mais visitados, bem como a evolução das vendas de passagens mês a mês.

– Dashboard de site de viagem – pesquisa: tem um visual limpo, fornecendo a visualização de um gráfico de bolhas, com um plano de ação voltado para a satisfação do cliente.

– Dashboard atendimento via call-center: o sistema utilizado aqui é para o ramo de informática, onde são registradas as chamadas, e o período de tempo de cada ligação, favorecendo a qualidade do cliente.

– Dashboard de nível de serviço ao cliente: nessa ferramenta é possível visualizar as informações por mês, ou por trimestre, mensurando o nível de satisfação do cliente ao longo do tempo, obtendo a inclusão de toda a equipe no processo.

Todas as empresas, podem e devem incluir em suas atividades diárias, qualquer um desses dashboards, visando a otimização do espaço, recursos disponíveis e dos colaboradores no quadro da empresa.

Uma organização alinhada com um objetivo, que sabe onde quer chegar, luta com cada membro promovendo não somente o lucro, mas também a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.

Em meio a tempos de constante mudança no mercado, estratégias devem ser reavaliadas e testadas constantemente, de forma a promover o funcionamento saudável da empresa.

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