Como criar uma disciplina de controle de estoque

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Estoques

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Controlar estoque é importante e ninguém duvida, mas…

Ao mesmo tempo que todo mundo acha que o controle de estoque é realmente importante para suas empresas, é comum ver uma falta de organização geral em relação à falta de disciplina para fazer esse gerenciamento de forma cotidiana.

controledeestoques

Já falamos sobre o assunto em alguns posts como no artigo de introdução ao controle de estoque ou no de 3 metodologias sobre controle de estoque, mas hoje o meu objetivo maior é mostrar algumas dicas que se forem seguidas podem evitar que você tenha grandes prejuízos relacionados ao seu controle de produtos ou itens armazenados.

Como criar e manter uma disciplina de controle de estoque

A verdade é que não tem existe muito mistério para criar e manter uma boa disciplina de controle de estoque. Vamos ver algumas dicas que podem ser a diferença entre um bom controle e a desorganização total:

  • Dica 1 – Contrate um funcionário para controlar o estoque

A conta que você precisa fazer para saber se é necessário um funcionário é bem simples. Veja a quantidade de desperdício ou de oportunidades perdidas por falta de estoque ocorrem ao longo de um mês. Se esse número for maior que o do salário (e normalmente é), vale a pena ter um responsável para essa função.

Esse funcionário vai garantir que novos pedidos sejam feitos sempre que um item do estoque atingir seu estoque mínimo, ficará atento para validade de produtos perecíveis (muito comum em supermercados e farmácias) e sempre terá relatórios com informativos da quantidade em estoque.

Obviamente que essa dica vai depender diretamente do tamanho da sua empresa e do seu estoque. Se a sua empresa for muito pequena é bem provável que essa atividade seja uma responsabilidade sua ou que alguém acumule essa função com outras.

  • Dica 2 – Garanta que essa pessoa é de confiança e tenha metas

Não é incomum ouvirmos casos de roubos ou de acidentes em estoques. Normalmente isso ocorre pela falta de controle e de incentivos (salário bom, bônus ou reconhecimento) de quem está nessa posição.

Para evitar esse tipo de situação vale a pena ter pessoas reconhecidas pela honestidade e envolvimento com a empresa. Além disso, uma outra tática bem legal é o incentivo positivo com relação a metas de controle do estoque, que são um bom incentivo para que essa pessoa tenha um cuidado ainda maior com o seu estoque.

Até agora você já tem uma pessoa para tomar conta do seu estoque e ela tem metas para isso, mas ainda falta uma rotina de controle.

  • Dica 3 – Faça a contabilização do seu inventário

Para chegar nessa organização é importante tem um controle periódico da quantidade de itens em inventário, de quais estão com prazo de validade para vencer ou com estoque de segurança abaixo do desejado. Tudo isso vai propiciar que você não perca dinheiro por uma má gestão de estoques.

Controle de Estoques - Inventário

Um exemplo bem legal de como a contabilização do inventário pode ajudar gestores, foi com um antigo cliente da LUZ dono de uma oficina mecânica. Basicamente essa oficina tinha um processo bem organizado, uma boa quantidade de clientes e uma receita crescente. O problema relatado pelo nosso cliente era que todo final de mês não sobrava quase nada, ou seja, a empresa não era lucrativa.

Em uma análise rápida percebemos que ele tinha mais de 1 milhão em estoque de produtos e equipamentos que nem eram utilizados no dia a dia da oficina.

  • Dica 4 – Tenha controles periódicos

Só fazer essa contabilização uma vez por ano não é suficiente, por isso defina um periodicidade de análise de acordo com a disponibilidade de pessoal e com o tamanho de estoque que você tem. Com a nossa planilha de controle de estoques você consegue ver o seu estoque mês a mês e tomar decisões a partir dessa análise:

Controle de Estoques - gráficos

  • Dica 5 – Tenha uma forma de organizar o seu processo

Para fechar a disciplina de controle de estoque com chave de ouro é bem importante ter um processo de entrada e saída de produtos ou materiais. É justamente essa organização de forma prática e simples que vai permitir que você ou o responsável pelo setor tenha sempre um bom desempenho e não esqueça de nada.

Um erro comum relacionado a esses processos é a entrada ou saída de produtos ou materiais do estoque sem atualizar (dar baixa) no sistema/planilha. Com isso, pode parecer que ocorreram perdas quando na verdade está tudo normalizado ou o oposto. Com uma pessoa responsável esse processo fica mais fácil, mas se for só você mesmo, tente manter uma boa rotina de controle e organização do seu estoque.

Dica 6 – Tenha uma ferramenta

Tudo que eu falei até agora é essencial, mas se você for fazer esse controle no papel vai acabar ficando maluco ou errando nos registros. Por isso recomendo uma boa planilha de controle de estoque para que evite ao máximo erros básicos.

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