Como fazer o fechamento de caixa

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Como Fazer o fechamento de caixa
Planilhas Prontas em Excel

Realizar o fechamento de caixa é uma tarefa seria que envolve um trabalho minucioso que consiste em conferir e checar o valor presente no caixa no momento em que se encerra o expediente do funcionário ou da empresa como um todo. Esse valor presente deve coincidir com os registro de entradas e saídas de dinheiro durante o período de funcionamento da empresa( ou mesmo guichê de pagamento).

Objetivo do Fechamento de Caixa

O termo fechar o caixa diz respeito as ações realizadas com intuito de se verificar se o valor presente no caixa condiz com as movimentações financeiras(compra, venda, repasses financeiros e pagamentos) realizadas durante o expediente de trabalho. Além disso o fechamento de caixa organiza o ambiente financeiro tornando viável a retomada das atividades financeiras no dia seguinte.

Por envolver recursos financeiros, o profissional responsável pelo fechamento de caixa deve ser altamente qualificado e ser digno de confiança. Pois conflitos financeiros representam um risco e arranha a imagem da empresa diante de seus consumidores. Dessa forma quem lida com o Fluxo de Caixa deve ser capaz de seguir etapas de trabalho de forma organizada evitando assim desvios financeiros e inconsistências de valores ao final do dia.

Podemos segmentar o processo de fechamento de caixa em três etapas, dessa forma realizamos uma operação eficiente sem nós perdemos diante de tantos recibos e anotações. Confira as etapas a seguir:

1º passo – Conferir Valores

Quando o turno ou expediente da empresa se encerrar é preciso iniciar o processo de fechamento de caixa. Para isso contabilize todos os valores e movimentações realizadas durante o dia, classificando-os de acordo com o seu tipo.

  • Valores Financeiros (notas e moedas);
  • Cheques, Tickets e Vale funcionário
  • Cartões de crédito ou de débito
  • Pagamentos diversos

2º passo – Calcular entradas e saídas

Depois, calcule todas as entradas e subtraia do total das saídas, verificando se o valor calculado confere com o saldo presente (dinheiro, ticket, cheque, etc) no caixa. Lembre-se também de agregar a esse valor o fundo de troco, que também deve ser inserido na contabilidade como uma entrada de recurso.

É comum que durante o processo de contabilização incongruências de valores se evidenciem( falta ou excesso de dinheiro), isso acontece por vários motivos, os principais são:

  • Troco Incorreto
  • Mercadorias podem ter sido trocadas sem receberem baixas
  • Ausência de registros(recibos ou anotações)

Para conseguir lidar com essas divergências de forma mais eficiente é que aconselhamos que o fechamento de caixa seja ao final do expediente logo em seguida, evitando um distanciamento de tempo entre a finalização das atividades e fechamento de caixa, uma vez que na medida em que esse prazo se alonga, aumenta as chances de se esquecer o que ocorreu no decorrer daquele expediente em questão.

3º passo – Preparar o caixa para o próximo expediente

O processo de fechamento de caixa não se encerra após verificar-se que todos os valores estão corretos. Depois que tudo estiver anotado é preciso:

  • Realizar a retirada do excesso de recursos presentes no caixa(também conhecido como sangria)
  • Finalizar o expediente em softwares e planilhas utilizadas durante o dia.
  • Separar uma quantia de capital( cédulas e moedas) que servirão como troco no próximo expediente.

Uma ótima maneira de agilizar o fechamento de caixa e minimizar os possíveis erros é contar com o suporte de uma boa planilha. Ferramentas de fechamento de caixa são encontradas dentro de planilhas de Fluxo de Caixa, que são um conjunto de ferramentas organizadas de forma a prover maior funcionalidade e facilitar os processos que lidam com recursos financeiros da sua empresa.

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4 COMENTÁRIOS

  1. Oi José, se você quer abrir o dia com 100 e tinha 1000, precisa fazer uma retirada de 900.

  2. Se chega ao fim do dia e vou fazer o fechamento do caixa com 1 mil reais, se eu quiser abrir o caixa no dia seguinte com apenas 100 reais, faço uma retirada de 100 reais desses mil no caixa anterior?

  3. Oi Ana, pode existir uma série de possibilidades que ocasionam problemas no fechamento do caixa. Erro ou problemas com configurações do sistema é um desses erros, mas não único. É possível ainda que exista desvio de dinheiro do caixa (não necessariamente roubo) ou mesmo alguns tipos de descuidos relacionados ao uso do sistema. A melhor forma de descobrir onde está o erro é fazer testes no sistema inputando valores e vendo os resultados comparativamente.

  4. Meu caixa nunca fecha. Ou sobra ou falta, meu patroes e eu ja procuramos o erro e nao conseguimos encontrar.
    Isso pode ser algum erro do sistema?

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