Como fazer o fechamento de caixa

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Como Fazer o fechamento de caixa

Realizar o fechamento de caixa é uma tarefa seria que envolve um trabalho minucioso que consiste em conferir e checar o valor presente no caixa no momento em que se encerra o expediente do funcionário ou da empresa como um todo. Esse valor presente deve coincidir com os registro de entradas e saídas de dinheiro durante o período de funcionamento da empresa( ou mesmo guichê de pagamento).

Objetivo do Fechamento de Caixa

O termo fechar o caixa diz respeito as ações realizadas com intuito de se verificar se o valor presente no caixa condiz com as movimentações financeiras(compra, venda, repasses financeiros e pagamentos) realizadas durante o expediente de trabalho. Além disso o fechamento de caixa organiza o ambiente financeiro tornando viável a retomada das atividades financeiras no dia seguinte.

Por envolver recursos financeiros, o profissional responsável pelo fechamento de caixa deve ser altamente qualificado e ser digno de confiança. Pois conflitos financeiros representam um risco e arranha a imagem da empresa diante de seus consumidores. Dessa forma quem lida com o Fluxo de Caixa deve ser capaz de seguir etapas de trabalho de forma organizada evitando assim desvios financeiros e inconsistências de valores ao final do dia.

Podemos segmentar o processo de fechamento de caixa em três etapas, dessa forma realizamos uma operação eficiente sem nós perdemos diante de tantos recibos e anotações. Confira as etapas a seguir:

1º passo – Conferir Valores

Quando o turno ou expediente da empresa se encerrar é preciso iniciar o processo de fechamento de caixa. Para isso contabilize todos os valores e movimentações realizadas durante o dia, classificando-os de acordo com o seu tipo.

  • Valores Financeiros (notas e moedas);
  • Cheques, Tickets e Vale funcionário
  • Cartões de crédito ou de débito
  • Pagamentos diversos

2º passo – Calcular entradas e saídas

Depois, calcule todas as entradas e subtraia do total das saídas, verificando se o valor calculado confere com o saldo presente (dinheiro, ticket, cheque, etc) no caixa. Lembre-se também de agregar a esse valor o fundo de troco, que também deve ser inserido na contabilidade como uma entrada de recurso.

É comum que durante o processo de contabilização incongruências de valores se evidenciem( falta ou excesso de dinheiro), isso acontece por vários motivos, os principais são:

  • Troco Incorreto
  • Mercadorias podem ter sido trocadas sem receberem baixas
  • Ausência de registros(recibos ou anotações)

Para conseguir lidar com essas divergências de forma mais eficiente é que aconselhamos que o fechamento de caixa seja ao final do expediente logo em seguida, evitando um distanciamento de tempo entre a finalização das atividades e fechamento de caixa, uma vez que na medida em que esse prazo se alonga, aumenta as chances de se esquecer o que ocorreu no decorrer daquele expediente em questão.

3º passo – Preparar o caixa para o próximo expediente

O processo de fechamento de caixa não se encerra após verificar-se que todos os valores estão corretos. Depois que tudo estiver anotado é preciso:

  • Realizar a retirada do excesso de recursos presentes no caixa(também conhecido como sangria)
  • Finalizar o expediente em softwares e planilhas utilizadas durante o dia.
  • Separar uma quantia de capital( cédulas e moedas) que servirão como troco no próximo expediente.

Uma ótima maneira de agilizar o fechamento de caixa e minimizar os possíveis erros é contar com o suporte de uma boa planilha. Ferramentas de fechamento de caixa são encontradas dentro de planilhas de Fluxo de Caixa, que são um conjunto de ferramentas organizadas de forma a prover maior funcionalidade e facilitar os processos que lidam com recursos financeiros da sua empresa.

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Rafael Ávila

Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ – Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

2 COMENTÁRIOS

    • Oi Ana, pode existir uma série de possibilidades que ocasionam problemas no fechamento do caixa. Erro ou problemas com configurações do sistema é um desses erros, mas não único. É possível ainda que exista desvio de dinheiro do caixa (não necessariamente roubo) ou mesmo alguns tipos de descuidos relacionados ao uso do sistema. A melhor forma de descobrir onde está o erro é fazer testes no sistema inputando valores e vendo os resultados comparativamente.

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