Como projetar gastos no seu Estudo de Viabilidade Econômica

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Estudo de Viabilidade Econômica

O que você vai encontrar nesse post?

Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica
Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica

Tipos de Gasto

O estudo de viabilidade econômica consiste na projeção de fluxos de caixa futuros de uma ideia de negócio ou de um investimento. Ou seja, analisa o potencial do seu projeto de gerar receitas e, deduzindo os gastos, de gerar lucro.

Portanto, é correto afirmarmos que a qualidade do seu estudo de viabilidade econômica é diretamente proporcional a precisão das suas projeções. É comum as pessoas acharem que todos os gastos são iguais e tentarem projetar da mesma forma. Mas há diferentes tipos de gasto e isso causa um grande impacto na forma como você vai projeta-los para o futuro.

Tipos de Gasto - Como Projetar Gastos no seu EVE

O que são custos?

Os custos são os gastos que possuem quantidade e valor diretamente ligados a receita, ou, melhor, a quantidade de unidades vendidas, ou seja, a produção da empresa. Vamos pensar juntos em alguns exemplos de produtos ou serviços:

a) Produção de garrafas de água mineral – ao vender apenas uma unidade adicional de água mineral, quais são os gastos que irão necessariamente aumentar? A própria matéria-prima (água), o plástico para fazer embalagem e tampa e impostos proporcionais a venda são bons exemplos de custos nesse caso. Para vender uma unidade a mais, eu não pagarei mais aluguel, nem aumentarei a equipe. Portanto, esses não são custos.

b) Serviços de consultoria – digamos que agora eu tenha uma empresa de consultoria e trabalhe com consultores freelancers que me cobram por hora em projetos. Nesse caso, a hora dos meus consultores passa a ser um custo direto. Quanto mais projetos eu vendo, mais horas eu tenho que alocar neles e o custo aumenta. É muito comum também empresas de consultoria pagarem comissões em porcentagem do valor do projeto para funcionários do comercial que vendem os projetos. Esse é outro exemplo de custo que vai crescer sempre que um novo projeto for vendido.

c) Salão de beleza – apesar de também ser um modelo de serviços, a composição de custos é diferente, nesse caso. Se a manicure é uma funcionária da empresa, com salário fixo todo mês, não importa quantas unhas ela vai pintar, o seu gasto será o mesmo. Portanto, pela sua natureza fixa, o salário nunca será projetado como custo. Os únicos custos que eu consigo enxergar nessa situação é o esmalte e outros tipos de matéria-prima, mas como o gasto é extremamente baixo, na projeção talvez seja melhor imaginar um gasto periódico para trocar o estoque de esmaltes e tratar esse gasto como despesa.

Salão de Beleza - Como projetar gastos no seu EVE

O que são despesas?

As despesas são gastos de natureza fixa ou quase-fixa, que praticamente independem da receita ou da produção para variar. O salário de um funcionário e o aluguel de um galpão são bons exemplos de despesas. Se você vender 0 unidades ou 100 unidades, não importa. O seu gasto com esse salário será o mesmo.

Mas quando as despesas vão variar? Isso vai depender da sua capacidade produtiva. Por isso, você deve pensar nos milestones que farão suas despesas crescerem. Um funcionário do atendimento consegue atender quantas pessoas por dia? Com quantas vendas diárias você acredita que precisa atingir para chegar nesse volume de atendimentos? Esse é um bom exemplo de caminho para iniciar sua projeção de despesas.

O ponto de dúvida neste quesito são os gastos de natureza quase fixa, como a eletricidade. Se nós estivéssemos conversando aqui sobre um estudo aprofundado de custos para fim de análise de precificação, talvez valesse a pena estudar qual parte desse gasto é um custo e varia com a produção e qual é a parcela mais dedicada ao administrativo. Em suma, quanto você gastaria de luz sem produzir nada?

Mas, como estamos falando de estudo de viabilidade com todas as suas projeções já incertas, meu voto sempre será pela simplificação. Prefiro tratar como despesa e considerar um valor mensal fixo para tal.

Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica
Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica

O que são investimentos?

Antes de estudar contabilidade de custos, sempre que me falavam em investimentos, me remetia ao mercado financeiro, compra de ações, etc. Hoje sei que qualquer compra de ativo ou aumento da capacidade de uma empresa deve ser considerado um investimento na sua projeção de gastos.

Investimentos são gastos pontuais direcionados a compra de equipamentos, obras, softwares com o objetivo de aumentar a capacidade produtiva da sua empresa. Para fazer sua projeção, você deve diferenciar o investimento inicial – gastos necessários para iniciar sua operação que entrarão no momento zero – de investimentos que serão necessários ao longo do desenvolvimento do projeto.

Projeção de Custos

A projeção de custos é muito mais um exercício de precificação e projeção de receitas do que de orçamento de gastos. Você precisa entender quais são os seus custos diretos e definir a margem de lucro com a qual você vai trabalhar. Talvez você precise de uma planilha de precificação para iniciar esse trabalho de discriminação de custos diretos antes de projetar.

Custos Diretos Absolutos - Projeção de Gastos no Estudo de Viabilidade Econômica

No exemplo acima, estamos tratando de uma empresa que cria sites simples para outras empresas. Em todo projeto que ela entrega, ela precisa comprar um domínio (endereço do site), um template pronto para o layout (estrutura de design pré-formatada) e alguns plugins (funcionalidades pré-prontas para melhorar o desempenho do site).

Custos Diretos - Projeção de Gastos no Estudo de Viabilidade Econômica

Além disso, essa empresa tem como política pagar 5% de comissão para o responsável por concretizar a venda e tem uma taxa de 5% a pagar para a bandeira de cartão de crédito, caso o cliente pague por essa forma de pagamento. Não importa se eles são absolutos ou percentuais, todos são custos diretos que incorrem em todos os projetos.

A única questão aí é a taxa de cartão de crédito, já que nem todo projeto será pago dessa forma. Nesse caso, podemos buscar uma média – adicionar 2,5% de custo na projeção – ou, por simplificação, como toda projeção é incerta, se proteger colocando o custo máximo de 5%.

Precificação - Projeção de Custos Diretos

Se você espera vender cada site por R$2.000,00, com o custo de R$575 e R$400 de comissões e impostos, estamos trabalhando com uma margem de 51%. Para simplificar, usei uma alíquota de imposto de 10% incidindo direto na receita e vou trabalhar com uma margem de 50% na projeção.

Chegou a hora de projetarmos. Para projetar os custos diretos, você terá que necessariamente projetar receitas. Para projeta-las, você precisará pensar em premissas de crescimento, mas esse não é o objetivo desse artigo, portanto vamos começar com 5 sites vendidos no primeiro mês e crescimento de 20% por mês até o fim do primeiro ano. Nossa projeção terá a seguinte cara:

Projeção de Receitas e Custos - Como Projetar Gastos no seu Estudo de Viabilidade Econômica

A projeção de custos não tem muito segredo. Elas sempre acompanharão as receitas percentualmente, a não ser que você queira prever ganhos/perdas de escala. Os ganhos de escala acontecem quando você consegue produzir mais sem aumentar os insumos. Um exemplo desse tipo de ocorrência é quando a empresa ganha tamanho suficiente para negociar preços menores por unidade com os principais fornecedores.

Você pode até prever isso no seu plano, desde que seja uma premissa bem explicada. Eu prefiro não contar com esse tipo de detalhismo nos meus planejamentos financeiros, pois a chance de não acontecerem é grande e vale a pena contar sempre com o cenário mais pessimista.

Outra coisa que pode dar complexidade ao seu plano é quando você está planejando uma empresa com vários tipos de produtos diferentes. Se a margem de lucro deles é a mesma, ok, só manter o percentual sobre as receitas. Caso contrário, vale separar os produtos em grupos diferentes e projetar as receitas separadamente para depois soma-las.

Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica
Planilha de Estudo de Viabilidade Econômica

Projeção de Despesas

As despesas possuem 3 naturezas: fixas, quase-fixas e pontuais. Para fazer um plano simples que não necessite de uma bola de cristal, recomendo que você tente transformar todos os tipos em gastos fixos por mês ou por trimestre. A lógica é orçar as despesas e “normalizar” a variação dos quase-fixos e pontuais. Algumas despesas que devem ser consideradas:

  • Facilidades e utilidades – aluguel, conta de luz, conta de água, telefone, internet – todas as despesas para manter o escritório operando
  • Marketing e comerciais – propaganda, reuniões, materiais gráficos – tudo o que é empenhado em divulgar a marca e/ou vender
  • Folha de Pagamento – salários, encargos, benefícios, bônus – gastos para manter a equipe
  • Outros gastos com pessoas – treinamentos, capacitações, prêmios – gastos mais pontuais com a equipe
  • Serviços – contabilidade, jurídico, tecnologia – gastos com a contratação de serviços para consumo da empresa
  • Outros – manutenções, material de escritório, outros materiais

Projeção de Despesas - Como projetar gastos no seu estudo de viabilidade econômica

Para projetar, você pode começar separando as despesas entre fixas e variáveis. Orce as fixas a partir das premissas do seu projeto buscando a resposta para perguntas que você mesmo deve fazer ao seu projeto:

  • Quanto custa um aluguel de uma sala comercial na região que eu desejo?
  • Quanto é o salário médio de um profissional sênior de tecnologia? E um gerente comercial?
  • Quanto custa um serviço mensal de contabilidade? E assessoria jurídica?
  • Quanto pretendo investir em marketing por mês? Como isso vai impactar as receitas?

Note que algumas despesas vão variar de acordo com o tamanho da equipe. O aluguel que você irá pagar para uma equipe de 10 pessoas não será o mesmo aluguel que você irá pagar para uma equipe de 100 pessoas. A sua folha de pagamento também irá evoluir de acordo com a necessidade de aumentar a sua operação. Defina milestones para estas mudanças.

Por exemplo: “Começaremos fazendo home-office. Quando a equipe chegar a 5 pessoas, abriremos um escritório pequeno para até 15 pessoas. Quando atingirmos esse número, abriremos uma segunda filial e cresceremos em outro lugar. Esperamos atingir esses números 3 meses e 1 ano após o início da operação, respectivamente”. Planeje as suas contratações a partir da necessidade de produzir mais e vender mais.

Quanto mais incerta a sua despesa, mais você precisa se preparar para o pior cenário. Um salário é fixo, portanto você pode lacrar um valor esperado quase exato dele com reajustes anuais. No entanto, quanto colocar para provisão de manutenções? Não há uma resposta certa para isso. O ideal é usar experiências antigas e/ou conversar com pessoas que possuem uma empresa semelhante, para tentar entender como orçar isso.

Se você espera gastar R$12.000 por ano, projete R$1.000 por mês. Lembre-se apenas que quanto maior for a empresa, mais gastos você deve ter com essas contas. Considere ganhos de escala ao longo do tempo.

Projeção de Despesas Fixas - Como projetar gastos no seu estudo de viabilidade econômica

Projeção de Investimentos

Os investimentos são os gastos mais pontuais. Se você já tiver feito o planejamento de expansão do espaço físico corretamente na projeção de receitas e despesas, a partir do crescimento da equipe, ficará mais fácil saber quando você terá investimento com expansão.

No caso dos investimentos, eu acredito que não valha a pena tentar “normalizar” o valor por mês. Vale mais projetar quando você espera que eles de fato ocorram para já ir contando com a necessidade de caixa. Uma dica valiosa, é vincular alguns investimentos a entrada de novos membros na equipe. Todo novo membro precisa de um computador, alguns softwares e um lugar para sentar, ou seja, planeje despender um certo nível de investimento a cada entrada.

Projeção de Investimentos - Como projetar gastos no seu estudo de viabilidade econômico

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