Como usar o Calendly para automatizar o agendamento de reuniões

0
357
LUZ Prime

Já parou para pensar em quanto tempo você gasta tentando conciliar agendas e marcando reuniões? É para automatizar esses processos que o Calendly existe.

Sobretudo quando o consultor está com uma alta demanda e diversos projetos em andamento, o agendamento de reuniões se torna um entrave. Isso porque fica difícil administrar os horários para falar com cada cliente, fazer reuniões de negociação e ainda lidar com outros compromissos do dia a dia.

Com a ajuda do Calendly, esses processos se tornam automáticos. Você consegue ter uma rotina mais produtiva e se concentrar nas tarefas que só você pode fazer.

Quer entender como usar esse software a ser favor? Então continue lendo!

Descubra como aproveitar os principais recursos do Calendly

Como usar o Calendly para automatizar o agendamento de reuniões 1
Fonte: Calendly

Automatizar tarefas manuais, como o agendamento de reuniões, é algo que pode transformar o seu dia a dia.

LUZ Prime

Ao usar o Calendly, é possível integrar a sua agenda com o software e mandar links para os clientes agendarem reuniões com você, tudo de forma automática.

Para entender como isso funciona, nada melhor do que conhecer os recursos que a ferramenta oferece:

Preferências de disponibilidade

Com o objetivo de agilizar o processo, o Calendly permite que você compartilhe seus horários disponíveis com apenas um clique. Basta compartilhar ou enviar o link de agendamento por e-mail.

Então, os próprios convidados encolhem o melhor horário dentre as opções na sua agenda.

Você pode predefinir regras conforme a sua rotina permite, como:

  • dias de antecedência para agendamento;
  • tempo de reserva entre as reuniões, seja para se preparar ou fazer uma pausa;
  • limites de reuniões por dia e por convidado.

O Calendly também detecta automaticamente as diferenças de fuso horário para que você não tenha que se preocupar com isso.

Agendamento de equipes

Quando a reunião envolve várias pessoas, conciliar as agendas fica ainda mais complicado. Mas o Calendly tem a solução.

Em uma única página, você pode oferecer aos seus convidados diversas opções.

Dessa forma, eles escolhem um horário e o Calendly faz automaticamente a distribuição conforme a disponibilidade de todos e a prioridade das reuniões.

Incorporação no site

O link de agendamento pode ser incorporado ao seu site, oferecendo uma experiência simples aos seus clientes atuais e em potencial.

Eles podem marcar um horário por meio de qualquer página ou widget em pop-up no seu site. E o melhor de tudo é que ninguém precisa ter uma conta própria no Calendly para isso.

Formulários de encaminhamento

Por meio dos formulários de encaminhamento do Calendly, você consegue filtrar, qualificar os interessados em fazer uma reunião e aumentar as suas conversões.

Ao compartilhar ou colocar o link de agendamento no site, o consultor pode incluir formulários de encaminhamento para conhecer mais sobre um cliente em potencial.

Isso ajuda você a agilizar os agendamentos para não perder oportunidades de fechar negócios por conta de atrasos ou desistências causadas pelo acompanhamento manuais.

Processos de comunicação automáticos

Todo profissional deve concordar comigo que as ausências e cancelamentos de reuniões atrapalham bastante a rotina de trabalho.

Para minimizar o problema, o Calendly permite que você agende confirmações e lembretes, enviados por e-mail ou SMS para os participantes. Também é possível personalizar as mensagens para manter uma comunicação consistente.

Com isso, você aumenta as taxas de comparecimento, além de poupar o seu tempo e dos seus clientes.

Vínculos de agendas

O Calendly permite conectar até seis agendas comerciais e pessoais. Assim, o agendamento automático é feito com base na sua disponibilidade em tempo real.

Além disso, ao cruzar as agendas, o software evita os agendamentos duplos, sem nunca expor o conteúdo da sua agenda aos convidados.

Você pode integrar o Calendly com as agendas do Google, Outlook, Microsoft Office e iCloud. E também com diversas plataformas de videoconferência, gerando as informações da reunião automaticamente.

Passo a passo para agendar as suas reuniões com o Calendly

Veja como é simples marcar compromissos presenciais ou online com outras pessoas:

Passo 1 – Criar o seu link personalizado

Assim que se cadastrar no Calendly, você já pode começar a gerar links para reuniões. Basta clicar no botão “+ Create”, selecionar o tipo de evento e inserir as informações.

Passo 2 – Enviar o link para seu cliente

Então, um link será gerado para você compartilhar com os participantes da reunião.

Passo 3 – Seu cliente escolhe a data que funciona melhor

Ao clicar no link, o seu cliente acessa uma página com as opções de data e horários. É algo que usamos para marcar os bate-papos com os membros da Academia do Consultor:

Como usar o Calendly para automatizar o agendamento de reuniões 2

Passo 4 – Reunião agendada

Pronto! A reunião é agendada sem que você precise ficar trocando mensagens para encontrar um horário que funcione para todos.

Adote o Calendly para aproveitar benefícios que vão além da automatização

O Calendly oferece uma versão gratuita, que inclui as funcionalidades básicas e pode ser usado pelo tempo que quiser. Mas, se quiser aproveitar todos os recursos, integrações e personalizações, existem opções de planos pagos.

Recomendo que você experimente o plano básico para se familiarizar com a ferramenta e experimentar os recursos disponíveis, sem precisar fazer um investimento. Caso queira aproveitar todas as automatizações, assinar um dos planos vale a pena.

Isso porque o uso do Calendly proporciona diversos benefícios para os consultores.

Além de ajudar você a ganhar tempo, a ferramenta valoriza o tempo dos seus clientes. Ou seja, a experiência deles com a sua consultoria se torna ainda mais positiva.

Mesmo trabalhando sozinho, você consegue colocar o processo de agendamento e de acompanhamento das reuniões no piloto automático, como se tivesse um assistente ao seu lado.

E isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo por meio de navegadores e aplicativos.

Além disso, você pode fazer integrações com outras ferramentas, como o Google Meet, Zoom, Slack, WordPress, Google Analytics, entre outras.

Outra possibilidade é usar o IFTTT para integrar seus aplicativos e aparelhos do jeito que quiser. Eu, por exemplo, criei um IFTTT para inserir uma tarefa no meu Todoist sempre que uma nova reunião é marcar no meu calendário.

Quanto menos tarefas manuais você tiver que fazer, mais tempo você tem para se dedicar às atividades estratégicas.

Saiba que também existem outras ferramentas para agendamento de reuniões. Esse é o caso do HubSpot Sales Hub, Setmore, Calendar.com, Youcanbook.me e SimplyBook.me. Vale a pena conhecer as diversas alternativas para encontrar a que você mais gosta de usar.

Diante da praticidade e modernidade oferecida pelo agendamento automatizado, os seus clientes têm uma impressão ainda melhor do seu trabalho, o que ajuda a fortalecer os seus relacionamentos.

Quer conhecer um modelo simples para organizar melhor suas reuniões? Conheça o Sistema dos 7Ps e complemente a metodologia com a Planilha de Controle de Reuniões!

LUZ Prime