O que é Compliance e como Aplicar no seu Negócio

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O que é Compliance e como Aplicar no seu Negócio

O que é Compliance?

Compliance é um termo inglês que significa “cumprir com as regras”. Ele é aplicado no universo do negócios quando uma empresa possui uma área específica que controla os processos internos do negócio, garantindo que todas as atividades estejam alinhadas com a política de conduta, ética e estratégia do negócio.

Muito embora o termo seja associado em primeiro momento às áreas de finanças ou jurídica, o compliance tem um papel estratégico muito maior sendo associado a sistemas de gestão da qualidade e também à política de governança corporativa do negócio que são áreas tipicamente estratégicas para as empresas.

Como o compliance é aplicado na prática

Tipicamente, cria-se uma área ou departamento nas empresas responsáveis pelo compliance. Os profissionais dessa equipe tem como principal função criar e atualizar os processos de controles internos da empresa. Por isso, eles normalmente estão envolvidos em alguma etapa de aprovação dos principais processos de negócio e também estão envolvidos em auditorias periódicas. Normalmente, você vai encontrar a equipe de compliance mais envolvida em processos como:

  1. Compras
  2. Vendas de alto volume/risco
  3. Contratação/Demissão de funcionário
  4. Elaboração de parcerias
  5. Compra/Venda e movimentações societárias do negócio
  6. Gestão do Conhecimento e controle de documentos/acesso
  7. Segurança do Trabalho
  8. Prestação de contas contábil

Quando é um bom momento para estruturar a área de compliance?

Logicamente, uma área de compliance só tem razão de existir em empresas que possuem muitos processos internos com variedade de profissionais executando-os e que geram um risco significativo para os objetivos de negócios.

Tendo isso, sido dito, dificilmente você terá razões para criar uma área com esse objetivo em pequenas empresas , salvo exceções de segmentos que lidam com atividades bastante delicadas como, por exemplo, uma pequena fábrica de equipamentos médicos.

Normalmente, esses tipos de negócios já tem obrigações legais de possuírem processos de qualidade estruturados e controlados. Para todos os outros casos, como empresas de serviços, você vai querer formar esse tipo de estrutura quando a empresa já for média e estiver crescendo.

Qual a melhor maneira de iniciar seu compliance

Uma nova área de compliance vai ter sucesso o quanto mais ela for vislumbrada pelo resto da empresa como uma ferramenta que facilita o seu trabalho. Por isso, ao invés de tentar iniciar um maior controle para a empresa como um todo, é importante escolher um primeiro processo de negócio que seja muito importante e esteja sofrendo com bagunça e desorganização para ser o seu primeiro caso de sucesso. Assim, ao conseguir ajudá-los a trabalhar melhor, você não vai ter que “vender” essa ideia para a empresa toda, mas terá a própria equipe defendendo e contanto como o pessoal de compliance é uma mão na roda. Então vamos ao passo a passo:

  1. Escolher uma área importante e problemática para começar
  2. Conversar/entrevistar o maior número de funcionários dessa equipe possível
  3. Desenhar e apresentar os processos internos para serem aprovados em conjunto
  4. Acompanhar diariamente o uso desses processos para fazer correções, incluindo ferramentas de apoio
  5. Calcular indicadores de desempenho desses processos e monitorar sua melhoria
  6. Apresentar o case para a empresa
  7. Escolher a próxima área e repetir do 1 ao 6

Como desenhar os processos internos

Talvez você tenha lido o tópico anterior e não esteja familiarizado com mapeamento de processos. Eu não vou me alongar muito aqui sobre isso, pois temos outro post que aprofunda mais sobre o tema, mas de maneira geral é um método de registrar como as coisas são feitas em um negócio.

Isso quer dizer listar etapa por etapa, demonstrando momentos de decisões de opções de fluxo. Tipicamente, são usadas ferramentas que auxiliam a criação de um fluxograma como uma planilha ou também o Visio. De todo modo, também pode-se documentar um processo em um formato de checklist ou um documento escrito no Word ou PDF.

Exemplo de Fluxograma de Vendas

Os problemas típicos enfrentados por compliance

Como praticamente qualquer área que exerce maior controle nas atividades de outras áreas, a área de compliance pode sofrer do estigma de ser taxada como “chata”, “burocrática” ou “sem visão”. Isso acontece naturalmente pois outras áreas e profissionais da empresa estão tentando de todas as maneiras bater as suas metas e dependem da aprovação da área de “regras” para seguir com novas ideias que trazem tanto benefícios quanto abrem novos riscos ao negócio. Para amenizar esse conflito, existem algumas sugestões:

  1. Criação e aprovação dos processos da maneira mais participativa possível
  2. Agilidade na aprovação de processos rotineiros
  3. Posicionar corretamente a aprovação no processo para evitar idas e vindas
  4. Manter sempre um espaço aberto para revisão periódica das regras
  5. Comunicar claramente e constantemente os processos de compliance

Seguindo esses princípios acima, você garante que a área atuem de maneira mais parceira de todo o resto da empresa, fugindo da dinâmica de policial repressivo que só aparece para dizer “NÃO”.

Os benefícios de criar uma área de compliance

Por outro lado, uma área de compliance é essencial, mesmo que não tenha esse nome especificamente, em qualquer grande negócio. Sem ela, a empresa fica confusa sobre as regras de como operar e certamente viverá um caos constante, sem poder garantir padrão em suas ações. Os benefícios dessa área são:

  1. Alinhamento estratégico e operacional do negócio
  2. Definição clara de regras de desempenho para todos
  3. Diminuição do risco operacional
  4. Melhoria continua dos processos internos
  5. Maior credibilidade para captação de recursos
  6. Facilidade na gestão de conhecimento

Conclusão

A área de Compliance é uma solução importante para muitas empresas, principalmente as grandes, mas não é para todo mundo. Além disso, ela possui desafios de implementação que devem ser levados em conta e, caso a empresa tente implementá-la antes da hora, provavelmente vai sofrer com rejeição.

No entanto, quando utilizada corretamente, ela é fonte de crescimento interno para a equipe e também da qualidade de gestão do negócio tanto do ponto de vista de investimento externo quanto de perpetuidade do negócio, facilitando a sucessão de novos líderes.

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Leandro Borges
Leandro começou a vida profissional prestando consultorias centenas de pequenas empresas em todo o Brasil e foi professor em instituições como SEBRAE, Vale, Souza Cruz, FIRJAN, COPPE e FGV. Hoje, é encantado pelas facilidades que o Excel traz para a gestão empresarial e quer levar essa maravilha para o Brasil e o Mundo!

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