Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

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Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

O que é: A folha de pagamento é uma lista mensal, semanal ou diária referente à remuneração dos trabalhadores de uma instituição. É um conjunto de procedimentos trabalhistas feito por uma empresa para realizar o pagamento dos empregados.

Por que organizar: Organizar as folhas de pagamento dos funcionários de sua empresa pode ser um grande desafio, mesmo para quem já é empreendedor experiente. Ferramentas complexas à disposição no mercado podem atrapalhar mais do que ajudar.

folha de pagamento

Como Calcular a Folha de Pagamento?

O conceito básico do cálculo da folha de pagamento é bastante simples, ela é o total pago pela empresa por um funcionário de acordo com o salário acordado. Ou seja, a princípio seria algo que não deveria mudar muito de mês a mês, né? No entanto, funcionários contratados via CLT possuem diversos tipos de descontos que vão influenciar no valor final e devem ser contabilizados mensalmente para garantir que os valores pagos estão corretos. Na verdade, a fórmula simplificada seria:

Remuneração = Salário base + Adicionais – Descontos

Itens que podem “aumentar” a sua remuneração:

Itens que podem “diminuir” a sua remuneração:

Vamos ver agora como cada um desses pontos influencia no cálculo da sua folha de pagamento individualmente.

Cálculo de Horas Extras

As horas extras são calculadas de acordo com as horas que o funcionário trabalhou além da sua jornada contratada. Ou seja, se o horário é das 9h até às 17h e o funcionário ficou até às 22h, quer dizer que ele fez 5 horas extras nesse dia. As horas devem ser sempre contabilizadas para o cálculo total no final do mês. Algumas empresas até possuem sistema de banco de horas para que o funcionário possa também “gastar” horas extras em dias que quiser trabalhar menos horas. Para isso é recomendado usar um sistema de ponto e também uma planilha para cálculo das horas extras/controle de ponto.

O cálculo das horas extras deve ser feito baseado no salário-hora do funcionário. Além disso, normalmente existe um extra por hora, normalmente varia de 50%, 100% ou 150% da hora-base. Em um exemplo prático:

Salário-Base = R$2000

Hora-Base = R$2000 / 220 horas = R$9,10

Hora Extra com Adicional de 50% = R$13,64

Nesse caso, com 5 horas extras devidas, o funcionário deverá ter um acréscimo de 5 x R$13,64 = R$68,20

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Adicional Noturno

Esse acréscimo só é aplicável para funcionários que tem a jornada entre 22h e 5h do dia seguinte. O adicional noturno não varia mensalmente, mas você deve prestar atenção para incluí-lo em funcionários com turnos diferentes na sua folha de pagamento. O seu valor é de 20% sobre a hora-base.

Férias

As férias tem um comportamento bastante especial e temos um post específico falando de todos os seus detalhes. De todo modo, em um caso simples do funcionário retirar seus 30 dias de férias de uma só vez, você simplesmente tem que adicionar um 1/3 do salário-base que devem ser pagos na folha anterior ao gozo das férias. Ou seja, as férias diferentemente do salário normal, são pagas em avanço e não no término das férias.

Salário-base = R$2.100

Adicional de férias = R$2.100 / 3,33 = R$700

Pagamento no mês anterior às férias = R$2.700

Décimo Terceiro

O décimo terceiro salário também é calculado usando o salário base e deve ser pago independente do meses que o funcionário trabalhou na empresa e pode ser pago em duas parcelas, uma até 30 de novembro e a outra até 20 de dezembro. Muitas empresas, por razões de fluxo de caixa, pagam metade no meio do ano e a segunda parcela em dezembro. Quando o funcionário está a menos de um ano na empresa, ele deverá receber o proporcional em meses. Como esse calculo é bem fácil, vamos ver um caso de um funcionário que está há apenas 6 meses na empresa.

Salário-base: R$2000

Décimo terceiro = R$2000 / 2 = R$1000

Lembrando que o valor pode ser pago ou não em duas parcelas, isso fica a cargo da empresa.

Insalubridade/Periculosidade

Esses são adicionais bastante específicos para atividades que expoem o funcionário à riscos de saúde. Assim como adicional noturno, seu cálculo é bem simples. O adicional de insalubridade é de 20% e o de periculosidade de 30% sobre o salário base. No entanto, é importante notar que não são cumulativos, ou seja, o funcionário que tem direito aos dois deve optar pelo que lhe dê mais benefícios, isto é o adicional de periculosidade. Também temos um post específico com mais detalhes e casos sobre insalubridade/periculosidade.

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Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O pagamento do DSR é um dos cálculos mais estranhos da folha de pagamento, pois ele basicamente é uma remuneração extra ao que já foi pago das horas extras. Ou seja, ele é o adicional de um outro adicional. No entanto, seu cálculo é relativamente simples:

Valor total de Horas Extras / dias úteis do mês x quantidade de domingos e feriados

Vamos pegar o caso das horas extras, em um mês com 22 dias úteis e 5 domingos/feriados.

R$68,20 / 22 = R$3,10

R$3,10 x 5 = R$15,50

Abono de Férias (Pecuniário)

Esse é o caso da venda das férias. Isso quer dizer que você pode trocar até 1/3 das suas férias, ou seja, 10 dias por mais dinheiro, caso você não queira gozar do descanso. Isso normalmente é resolvido junto com as férias, então vamos ver um caso no qual você decide retirar apenas 20 dias de férias:

Salário-base: R$2.100

1/3 do salário de férias: R$700

Remuneração de 10 dias de trabalho = R$2.100/30 = 70 x 10 dias = R$700

Remuneração = R$2.100 + R$700 + R$700 – R$3.500

Adiantamentos

Essa é uma prática comum no Brasil embora não seja aconselhável em termos de gestão financeiro tanto pro funcionário quanto empregador. De qualquer forma, caso sua empresa tenha essa política, os adiantamentos deve ser deduzidos do salário seguinte para serem creditados no pagamento atual, sempre utilizando o salário base como medida.

Faltas e Atrasos

As faltas e atrasos podem ser descontadas do salário assim como é feito com a hora extra. Você deve usar o salário-hora como base para os cálculos e se quiser ser detalhista, pode até convertê-lo para salário-minuto, embora o esforço muitas vezes não compense. No caso do uso de banco de horas, também pode ser descontado no banco e pago com horas extras, isso vai depender da política da empresa.

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Vale Transporte

O vale transporte é um benefício obrigatório, no caso do funcionário solicitar, que é pago tanto por empregado quanto empregador. Do salário do funcionário é descontado tipicamente 6% do salário base. No caso do benefício ser de valor maior, esse custo será pago pelo empregado.

O vale de ser utilizado exclusivamente para deslocamento até o local de trabalhado, não podendo ser transferível ou vendido para outras pessoas.

INSS

A tabela do INSS é atualizada anualmente e deve estar sempre atualizada seja no seu sistema ou planilha utilizado para fazer a folha de pagamento. Em 2018, a tabela é a seguinte de acordo com o salário-base. Lembrando que esse valor é descontado do funcionário.

Salário de Contribuição (R$) Alíquota
Até R$ 1.693,72 8%
De R$ 1.693,73 a R$ 2.822,90 9%
De R$ 2.822,91 até R$ 5.645,80 11%

 

Nos salários acima de R$5.645,80 em diante, você deverá pagar o teto de contribuição no valor de R$621,04.

FGTS

O FGTS é um dos cálculos mais simples e confiáveis da folha de pagamento. Basicamente, o empregador tem que depositar 8% do salário-base como benefício futuro para o funcionário. Embora isso não gere um maior ganho ou perda ao funcionário, esse valor sempre é detalhado no contra-cheque (holerite) a título de conhecimento.

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IRRF

O cálculo do imposto de renda que deve ser retido na fonte tem como base o salário deduzido da contribuição do INSS e também os dependente do funcionário. Ou seja, vamos pegar o caso de alguém que ganhe R$3.000 e tenha um filho.

Salário-base menos o INSS de 9% = R$2.730

No caso do dependente, deve-se deduzir R$189,59. Assim, o imposto será calculado em cima do valor de R$2.540,41

  • 1ª faixa: 7,5% para bases de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% para bases de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% para bases de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.

Aqueles que recebem menos de R$1.903,99 estão isentos do imposto. Como nosso caso está na 1ª faixa, o cálculo seria 7,5% de R$2.540,41 = R$190,53

No entanto, para cada faixa também existe uma redução padrão da seguinte maneira:

  • 1ª faixa: R$ 142,80;
  • 2ª faixa: R$ 354,80;
  • 3ª faixa: R$ 636,13;
  • 4ª faixa: R$ 869,36.

Assim, para efeito de cálculo de folha de pagamento, o valor retido seria de R$190,53 – R$142,80 = R$47,73

Plano de Saúde

Em muitas empresas existe o benefício do plano de saúde, no entanto esse benefício não é obrigatório. Apesar de em muitos casos a empresa arcar com o custo do plano integralmente, em outros isso é dividido com o funcionário, portanto a opção do plano de saúde da sua empresa pode também afetar no cálculo da folha de pagamento.

Contribuição Sindical

Embora a contribuição sindical tenha deixado de ser obrigatória, ainda existe muitas classes, profissionais e empresas que veem valor em continuar contribuindo. Portanto, esse valor é descontado da folha de pagamento uma vez por ano, sendo que o valor e mês de desconto pode variar de sindicato para sindicato.

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Como Calcular sua Folha de Pagamento no Excel

Uma maneira de organizar a folha de pagamento de um jeito fácil e rápido é por meio de uma planilha específica para folhas de pagamentos – a Planilha de Folha de Pagamento no Excel.

Essa planilha vai lhe ajudar a organizar e automatizar todos os cálculos que explicamos acima, assim como também vai gerar o contra-cheque (holerite) de cada funcionário e gerar alguns indicadores sobre os seus custos ao longo dos meses, algo que a maioria dos sistemas ou o cálculo manual nunca vão lhe dar. Portanto, vamos ver abaixo o passo a passo de construção e também de uso da folha de pagamento em excel.

Etapa 1: Cadastro dos Funcionários

Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

O primeiro passo para qualquer ferramenta de gestão de equipes, logicamente, é definir quem é a essa equipe, portanto é interessante na planilha ter uma aba geral de cadastro de funcionários. Na foto acima, demonstramos alguns poucos dados que devem ter essa lista, mas el é muito maior e deve incluir itens como:

  1. Nome Completo
  2. Data de Admissão
  3. Data de Demissão
  4. Departamento
  5. Salário Base
  6. Endereço
  7. Telefone/Email
  8. RG/CPF
  9. Carga de Trabalho/Jornada
  10. Conta Salário
  11. Dependentes

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Etapa 2: Tabelas para Cálculos

Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

Para realmente automatizar a planilha e ter um ganho de tempo e também de confiabilidade nos cálculos, inserimos em nossa planilha uma aba com as alíquotas de impostos que podem ser atualizadas todo ano para manter a planilha atual.

Fora os encargos básico, a tabela seguinte a ser preenchida é a referente ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Essa é a alíquota que será descontada do salário do funcionário da empresa e destinada ao INSS. Em seguida, a segunda tabela refere-se ao IRRF, isto é, a alíquota do imposto de renda que deve ser retido na fonte. Na terceira tabela, o empreendedor deverá preencher os outros encargos que a empresa deve pagar. Basicamente, são valores não descontados do salario do funcionário. Fique atento para verificar se as alíquotas dos impostos estão atualizadas.

Etapa 3: Lançamento Mensal da Folha de Pagamentos

Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

Com os funcionários já devidamente cadastrados, é hora de ir para a folha de pagamentos propriamente dita. Essa parte da planilha é separada por mês e nela você já vai ter automaticamente a lista de funcionários previamente preenchidos assim como o indicativo se ele recebe 13 salário ou férias naquele mês.

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Para cada funcionário, você vai preencher os adicionais como horas extras, adicional noturno, descontos e mais! Essa é a base de funcionamento da planilha e agora você já terá preenchido todas as informações necessárias para a geração automática da sua folha de pagamento.

Etapa 4: Relatórios de Custos da Folha de Pagamento em Excel

Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

O próximo conteúdo interessante que uma planilha para folha de pagamento em excel vai lhe fornecer é uma análise detalhada de cada tipo de custo que compõe a sua folha de pagamento e a sua evolução por mês.

Esse tipo de conteúdo automático e preciso vai lhe ajudar a enxergar rapidamente se alguma de prática de gestão de pessoas da sua empresa está gerando custos excessivos e também oportunidades de melhorias. Logicamente, muitos dos custos são obrigatórios e não podem ser alterados, mas o uso e consequente pagamento de horas extras é um clássico custo invisível em negócio que com essa planilha ficarão claros para serem analisados.

Etapa 5: Emitir e Imprimir Holerites (Contra-Cheques)

Folha de pagamento - holerite

Depois de fazer a sua folha de pagamentos é importante que você consiga passar esses dados para os seus funcionários para que eles entendam os descontos, vencimentos e bônus que compõe os seus salários. Para isso você pode imprimir demonstrativo de pagamento, conhecido como holerite, em duas vias, uma para você e outra para seu funcionário, mostrando assim que a empresa cumpre com as suas obrigações fiscais e trabalhistas.

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Se você usa uma Planilha para fazer a sua folha de pagamento, você pode utilizar os dados dela para fazer o seu Holerite. A nossa Planilha de Folha de Pagamento, por exemplo, gera automaticamente os holerites para seus funcionários.

Além do holerite da folha mensal detalhado, a planilha também possui recurso para emissão do recibo de férias e também do décimo terceiro salário, ambos comprovantes importantes para o seu controle de departamento pessoal.

Modelo de Folha de Pagamento em Excel

Os exemplos deste post foram retirados da nossa própria planilha de folha de pagamento em excel. É um produto que permite que você gerencie até 50 folhas por mês, realizando todos os cálculos e descontos automaticamente, assim como a criação de relatórios e gráficos.

A planilha já é utilizada por centenas de empresas de todo brasil e pode ser testada gratuitamente ao visitar a página do produto.

Viu como organizar a folha de pagamentos é importante para sua empresa? A LUZ Planilhas possui uma planilha de folha de pagamento automatizada, facilitando esse serviço! Compre agora e faça bons negócios!

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

3 COMENTÁRIOS

  1. Bom dia! Impressão de Holerite (Contra Cheque),
    ao selecionar os funcionários não alterou os valores no (Contra Cheque),
    na demonstração não tem essa opção?

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