Como Calcular Folha de Pagamento no Excel

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Demonstrativo F. Pagamento
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Folha de Pagamento

O que é: A folha de pagamento é uma lista mensal, semanal ou diária referente à remuneração dos trabalhadores de uma instituição. É um conjunto de procedimentos trabalhistas feito por uma empresa para realizar o pagamento dos empregados.

Por que organizar: Organizar as folhas de pagamento dos funcionários de sua empresa pode ser um grande desafio, mesmo para quem já é empreendedor experiente. Ferramentas complexas à disposição no mercado podem atrapalhar mais do que ajudar.

folha de pagamento

Como organizar a folha de pagamento

Uma maneira de organizar a folha de pagamento de um jeito fácil e rápido é por meio de uma planilha específica para folhas de pagamentos – a Planilha de Folha de Pagamento no Excel.

Para utilizá-la, basta compreender os pontos principais e preencher os espaços indicados. Trata-se de uma ferramenta de gestão que promete economizar tempo e alcançar um resultado eficiente para encontrar o ponto de equilíbrio de sua empresa.

Etapa 1: cadastro dos funcionários

Cadastro Funcionários

As primeiras informações que devem ser preenchidas na planilha são as informações sobre os impostos. Cada tabela já contém as taxas dos impostos que serão calculados na folha de pagamento.

A primeira tabela a ser preenchida é a referente ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Essa é a alíquota que será descontada do salário do funcionário da empresa e destinada ao INSS. Em seguida, a segunda tabela refere-se ao IRRF, isto é, a alíquota do imposto de renda que deve ser retido na fonte. Na terceira tabela, o empreendedor deverá preencher os outros encargos que a empresa deve pagar. Basicamente, são valores não descontados do salario do funcionário. Fique atento para verificar se as alíquotas dos impostos estão atualizadas.

O próximo passo é o cadastro de cada um dos funcionários da sua empresa. Preencha com o nome completo do empregado, o cargo e o valor do vale-transporte por dia útil de trabalho. O sistema permite o cadastro de até 15 profissionais.

Etapa 2: preenchendo a folha de pagamentos

Lançamento Funcionários

Com os funcionários já devidamente cadastrados, é hora de ir para a folha de pagamentos propriamente dita. Essa aba possui 9 tabelas. Pode parecer muito, mas só será necessário preencher as duas primeiras. As outras referem-se a fórmulas que serão calculadas automaticamente. Basicamente, cada coluna da tabela refere-se a um mês diferente.

folha de pagamento

Comece preenchendo a tabela de dias úteis do mês da folha de pagamentos. Em seguida, preencha a tabela de salários. Aqui, é preciso registrar o salário de cada funcionário em cada mês.

Na próxima tabela, indique todos os valores que o funcionário recebeu além do salario normal, como horas-extra e adicional de férias por exemplo. Em seguida, indique o salario bruto mais os possíveis valores adicionais de cada mês. Trata-se do salario bruto, sem incluir valores como vale transporte ou auxílio alimentação.

Depois, indique o valor do vale transporte que o funcionário deve receber em cada mês do ano. Na próxima tabela, indique o valor a ser descontado do INSS. E, na tabela seguida, indique o valor a ser descontado para contribuição do Imposto de renda.

Nas outras tabelas, indique o valor referente a cada funcionário que a empresa deverá contribuir ao INSS Empresa, ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e o SAT (Seguro de Acidentes de Trabalho). Atenção: o INSS Empresa, o FGTS e o SAT não são descontados do funcionário.

 Etapa 3: análise do relatório da folha de pagamentos

Demonstrativo F. Pagamento

Agora que todas as informações já foram inseridas nas planilhas, é hora de analisar o relatório da folha de pagamento. Essa aba da planilha possui duas tabelas que devem ser levadas em consideração.

A primeira é a tabela “Salário líquido”, que indica o valor líquido que cada funcionário vai receber a cada mês. Esse valor é resultado do salario bruto menos o INSS e o IR.

A última tabela é a “Pagamento Empresa”, que mostra os valores que a empresa deverá pagar no fim do mês em função dos funcionários. Agora basta revisar os valores preenchidos e sua folha de pagamentos do mês está pronta.

Etapa 4:  Imprimir Holerites

Holerite

Depois de fazer a sua folha de pagamentos é importante que você consiga passar esses dados para os seus funcionários para que eles entendam os descontos, vencimentos e bônus que compõe os seus salários. Para isso você pode imprimir demonstrativo de pagamento, conhecido como holerite, em duas vias, uma para você e outra para seu funcionário, mostrando assim que a empresa cumpre com as suas obrigações fiscais e trabalhistas.

Se você usa uma Planilha para fazer a sua folha de pagamento, você pode utilizar os dados dela para fazer o seu Holerite. A nossa Planilha de Folha de Pagamento, por exemplo, gera automaticamente os holerites para seus funcionários.

Viu como organizar a folha de pagamentos é importante para sua empresa? A LUZ.vc possui uma planilha de folha de pagamento automatizada, facilitando esse serviço! Compre agora e faça bons negócios!

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