O 5W2H é uma metodologia focada em planos de ação que parte de 7 perguntas simples: o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto.
Por ser simples e, ao mesmo tempo, eficiente, se tornou uma das ferramentas mais usadas por consultores, gestores e profissionais de diversas áreas no mundo todo.
Se você precisa de uma ferramenta prática para planejar tarefas, de forma fundamentada, e acompanhá-las de perto, vale a pena ler o artigo até o final!
5W2H: o que é como funciona?
O 5W2H é uma metodologia para planos de ação baseada em uma lista de perguntas em inglês — que explicam o seu nome:
- What: o quê?
- Why: por quê?
- Where: onde?
- Who: quem?
- When: quando?
- How: como?
- How much: quanto?
A partir dessas diretrizes, fica mais fácil planejar e acompanhar ações de maneira eficiente.
Isso porque as respostas ajudam você a enxergar com clareza o contexto, as necessidades e os caminhos que devem seguidos no seu negócio, projeto ou empresa do cliente.
E essas respostas devem ser curtas.
Tanto é que a adoção do 5W2H costuma ser feita por meio de uma tabela com espaços para cada pergunta e resposta.
Além de ajudar a criar planos de ação, facilita o acompanhamento, a delegação de funções, o controle do tempo e evita o desperdício de recursos.
Mas em quais situações o 5W2H pode ser usado?
Basicamente, em qualquer atividade profissional e pessoal que precise de planejamento. Ou seja, que envolva etapas, prazos, estratégia, recursos, responsáveis.
Mesmo quem trabalha sozinho, como é o caso de muitos consultores independentes, pode adotar essa ferramenta para trilhar caminhos mais claros.
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Por que criar planos de ação com 5W2H?
Entenda a seguir quais são as principais vantagens que o 5W2H oferece para a sua consultoria empresarial:
Simples e acessível
Existem várias metodologias focadas em planos de ação. Mas por conta da complexidade, algumas acabam criando certas dificuldades.
Com o 5W2H, você não tem esse problema.
Isso porque ela foi criada justamente para ser uma ferramenta fácil de ser usada por qualquer pessoa. E, claro, muito eficiente.
5W2H é universal
O 5W2H é considerado um método universal porque pode ser usado para projetos de todos os tipos.
Ou seja, não importa o nicho de atuação, tipo de consultoria ou porte da empresa do cliente.
Por meio dessa ferramenta, objetivos de diversas naturezas podem ser atingidos.
Aumenta a produtividade
Por sempre seguir um mesmo modelo, com perguntas-chave, o 5W2H consegue potencializar a sua produtividade.
De maneira visual, você consegue acessar facilmente todas as informações que precisa sobre um plano de ação e acompanhar tudo de perto de forma prática.
Consequentemente, sobra mais tempo para você se dedicar às questões estratégicas da sua consultoria.
Prazos são atendidos
Atender a prazos nem sempre é uma tarefa fácil, sobretudo quando você precisa fazer a gestão de vários projetos ao mesmo tempo.
Mas as empresas veem com outros olhos os consultores que cumprem com o que prometeram. E o seu negócio também se beneficia de um planejamento executado no tempo certo.
Com o 5W2H, que deixa tudo mais claro e acessível, você evita perder prazos importantes.
Como usar o 5W2H na consultoria?
Depois de entender como 5W2H funciona, é hora de colocar a mão na massa.
Veja a seguir quais passos você deve seguir para adotar a ferramenta na sua consultoria:
Defina uma meta
Ter clareza do que você pretende alcançar com um plano de ação é o primeiro passo. Como já comentei aqui, o 5W2H pode ser usado em diversos âmbitos.
Mas, na hora de definir a meta, tenha em mente que ela é diferente de objetivo.
O objetivo costuma ser mais amplo, grandioso. Já a meta consiste em passos menores para atingir um objetivo, são mais tangíveis.
Responda às perguntas de forma objetiva
Uma das vantagens do 5W2H é a capacidade de simplificar as coisas. Sendo assim, não faz muito sentido escrever longos textos na hora de responder às perguntas.
Se o intuito fosse esse, a metodologia não seria baseada em uma tabela com pequenos espaços.
O segredo está em ser objetivo.
Antes de começar a responder, reflita com calma sobre as perguntas e responda cada uma delas com uma única frase.
É claro que algumas são mais fáceis de serem respondidas do que outras. Geralmente não há muita dificuldade em responder o que, quando e onde, por exemplo.
Mas, na hora de explicar como uma atividade será realizada, parece que a tarefa se torna mais complexo.
Mesmo que você queira detalhar algumas informações, tente ser o mais sucinto possível para que uma única frase dê conta do recado.
Revise as respostas
Depois de responder a todas as perguntas, faça uma revisão cuidadosa das respostas, tendo sempre o objetivo do plano de ação em mente.
Dessa forma, você consegue eliminar possíveis contradições entre as respostas, garantindo que todas sigam o mesmo propósito.
Conte com a ajuda de uma planilha
A adoção de metodologias se torna mais eficiente quando você usa planilhas como ferramentas de apoio.
No caso do 5W2H, não seria diferente.
E você nem precisa montar uma planilha do zero, já que existem modelos prontos para planejar a execução e gastos de planos de ação, que incluem relatórios e dashboards para acompanhamentos consolidados.
Assim, você aumenta a sua produtividade e consegue seguir as diretrizes do 5W2H de forma simples e prática.
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