O escopo de projeto é o mapeamento das etapas e entregas essenciais que devem ser feitas para que o serviço de consultoria seja finalizado com sucesso.
De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), organizado pelo PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos em inglês), o gerenciamento do escopo de projeto possui 6 processos importantes:
- Planejar o gerenciamento do projeto;
- Coletar os requisitos;
- Definir o escopo;
- Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
- Validar o escopo;
- Controlar o escopo.
Cada um dessas etapas possui entradas (de informações), ferramentas e técnicas (que podem ser utilizadas) e saídas (que são os resultados da etapa em si).
Em um resumo um pouco mais didático, esses processos significam diagnosticar o que o seu cliente do projeto de consultoria precisa, definir as etapas e o que será entregue em cada uma delas, entender com ele se o que você está propondo realmente ajuda e, por fim, gerenciar a execução.
Entendendo as etapas do escopo de projeto
Se você está pensando em como fazer o escopo de um projeto, gostaria de te dizer que nada é super bem dividido como os próximos passos que eu vou listar.
Mas se você tiver eles em mente, pode ser mais fácil organizar as ideias e se preparar para um projeto mais assertivo e alinhado com as expectativas do seu cliente.
Passo 1 – Planejamento
A primeira coisa a se fazer na organização do escopo de projeto é o planejamento, que basicamente será feito pelo consultor responsável.
O planejamento do escopo precisa partir do diagnóstico – estou pressupondo que ele já foi feito junto ao cliente – e definir o grande objetivo do projeto.
Trata-se de uma reestruturação financeira? De uma análise de concorrentes? Da implantação de processos de gestão da qualidade? Esse é o momento de decidir.
Aqui vale a pena dar uma olhada no seu porfolio de projetos realizados em serviços similares, para saber quais foram as entregas realizadas no passado.
Se você fizer parte de uma empresa maior, pode precisar fazer reuniões e buscar a opinião especializada dos consultores que participaram desses projetos.
Passo 2 – Definição do entregável final
Em um segundo momento, você precisa documentar o que o seu cliente espera receber como resultado final do projeto.
Para você descobrir exatamente o que são essas necessidades, pode ter um questionário preparado para a primeira reunião.
Apesar de existirem diversas técnicas e ferramentas que podem ser utilizadas como entrevistas, grupos de discussão, oficinas, pesquisas e análise de documentos, muitas vezes no mundo real você não tem muito tempo e nem sempre disponibilidade do cliente para ter todas essas informações.
Por isso, seja assertivo no primeiro contato, faça as perguntas certas e tenha certeza que só saiu dela com o alinhamento do que o seu cliente espera do seu trabalho.
Passo 3 – Definição das demais entregas e do que será feito
Agora é a hora de detalhar o que você vai fazer de fato (etapas e o que você entrega de resultado em cada etapa), ou seja, o escopo do projeto propriamente dito.
Por exemplo, em uma etapa de análise SWOT do ambiente que uma empresa está inserida, o entregável pode ser um relatório.
Definir o que deve ser feito é a base para a elaboração do cronograma do projeto e de como cobrar por ele. Esse também é o momento onde errar pode lhe custar muito no futuro, já que um escopo mal feito pode significar dias ou semanas de trabalho não programado.
Passo 4 – Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), nada mais é do que a organização visual das etapas do projeto de forma hierárquica.
Passo 5 – Validação com o cliente
Depois de ter tudo organizado, a importância do escopo vai aparecer na validação dessa estrutura com o seu cliente.
Normalmente essa validação do seu escopo já ocorre na apresentação da proposta, já que esse costuma ser o segundo contato com ele.
É óbvio que se você tiver em mãos projetos muito complexos, podem ser necessários mais contatos e reuniões, mas em um mundo onde sua agilidade e assertividade contam muitos pontos, vale a pena para ter essa validação junto com a apresentação de uma proposta comercial de consultoria.
Passo 6 – Controle do Escopo do Projeto
Para fechar o escopo de projeto, se você for contratado, precisará fazer o seu gerenciamento, controlando os prazos definidos, se as entregas prometidas estão sendo feitas e se o projeto de uma maneira geral está seguindo o rumo planejado.
Se estiver, excelente, você fez um bom trabalho inicial, mas se não, nem tudo está perdido, você precisa apenas estar a frente dos problemas e ir fazendo os ajustes necessários, sempre validando com o cliente.
