Briefing no Desenvolvimento de Projetos

Os projetos, dentro ou fora de uma empresa, são criados e desenvolvidos com base em ideias, ao longo do processo de descobrimento de uma solução até a implementação e verificação de seus resultados é imprescindível que se adotem estratégias com base em um planejamento bem elaborado.

Daí então que  surge o briefing, um material indispensável para quem busca assertividade em suas decisões. Afinal de contas, muitas vezes o sucesso ou insucesso das empresas depende das medidas que são adotadas nas primeiras fases de seu desenvolvimento, muito antes de ser colocado em prática.

É com base nesse cenário onde as empresas precisam tomar decisões precisas que eu te convido a ler esse artigo a fim de evidenciar, para você, a importância do briefing dada a sua incrível capacidade de trazer resultados extraordinários através de um planejamento eficaz, me acompanhe.

O que é Briefing?

Trata-se de um termo de origem inglesa, cujo significado quer dizer instruções. De maneira simples e objetiva, briefing é um documento munido de instruções que tem como finalidade guiar as empresas no desenvolvimento e execução de um determinado projeto. 

É muito utilizado por diversos profissionais nas áreas de Administração, Marketing, Design, Propaganda, dentre outras onde o planejamento é de vital importância no processo. 

As instruções presentes nesse material devem ser claras e concisas e, sobretudo, objetivas, sendo elas minuciosamente selecionadas de modo a transmitir ao leitor uma ideia clara de quais atitudes e ações ele deve tomar. Um material extenso, e demasiadamente complexo, poderia tornar os processos confusos, descaracterizando sua premissa que é tornar as decisões mais simples.

O material, gerado pelo briefing, pode ainda ser consultado quantas vezes forem necessárias, sendo de leitura obrigatória a todas as pessoas diretamente ligadas e correlatas às ações e medidas descritas no projeto.

Importância e benefícios do Briefing

O briefing traz uma infinidade de benefícios, que tornam a implementação de qualquer projeto muito mais simples, acelerando significativamente suas etapas, além de te preparar previamente para agir na possibilidade de haver percalços durante seu desenvolvimento. 

De modo mais específico, o briefing serve para orientar as pessoas no que diz respeito a:

Tomada de decisões

Tomar decisões precisas e que possam contribuir positivamente no decorrer de projetos, sobretudo quando envolvem assuntos que demandem mais complexidade e importância, são o objetivo de todo gestor.

Esquematização

Para haver um maior controle sobre o escopo do projeto, isto é, a somatória de todos os produtos e requisitos do mesmo, é fundamental que haja organização. Visto que o briefing roga para que as decisões sejam tomadas de forma mais dinâmica é imprescindível que o mesmo seja pautado de modo a transmitir praticidade e objetividade aos seus preceitos. 

Orientação de Resultados

Outro importante benefício do briefing diz respeito a facilidade que ele promove ao orientar de forma objetiva seus guiados. Servindo como ferramenta de direcionamento nas tomadas de decisão e desenvolvimento do projeto.

Como elaborar um bom briefing

O primeiro passo já sabemos, o que é e a sua premissa. Agora como desenvolver um ? Quais informações são necessárias para constituí-lo?

Existem algumas informações e etapas que são essenciais na criação de um projeto de briefing, são elas:

1. 1. Dados Sobre a Empresa: O histórico bem como posicionamento da empresa, suas características e produtos vendidos. 
   2. Objetivo do projeto: É necessário a compreensão, na totalidade, dos objetivos de seu cliente. O objetivo bem definido é o pontapé necessário para prosseguir com o desenvolvimento do projeto.
   3. Público alvo: Saber definir o público-alvo é de suma importância, pois, deste modo, as estratégias estabelecidas tendem a tornar a aproximação entre produto e cliente muito mais fácil.
   4. Concorrência: Os concorrentes são fundamentais no que diz respeito a estabelecer um parâmetro de desenvolvimento. Saber quem eles são, onde estão posicionados e quais são suas estratégias poderá te servir como margem para saber o que precisa fazer, como se destacar.
   5. Dados sobre o Mercado: Mais do que somente conhecer seu concorrente, é necessário um amplo estudo sobre o mercado em que se atua, descobrir qual seu tamanho, possibilidade de expansão, quais seus períodos de sazonalidade, fornecedores. 
   6. Orçamento: Deve-se definir com clareza as questões acerca do orçamento, visto que, isso irá se refletir no desenvolvimento geral do projeto, adequando ele ao valor investido.
   7. Cronograma: Os prazos devem ser planejados conforme sua real necessidade, além disso é essencial que, no planejamento, sejam levados em consideração possíveis percalços que podem prejudicar na qualidade e entrega do projeto.
   8. Objeções: Na reunião de planejamento, é importante que não se concorde e estabeleça todos os desejos colocados em pauta, seja do contratado ou do contratante. Deve-se haver discernimento no que diz respeito às objeções estabelecidas por ambos os lados, buscando não só o equilíbrio mas também aquilo que possa gerir melhores resultados.

Conclusão

Fica claro que, com as medidas a serem tomadas, não existe um modelo fixo e geral de briefing que adote, com amplitude, as necessidades de todas as empresas.

É necessário que ele se adeque a cada cliente, o que nos evidencia sobre a importância das informações contidas em seu planejamento e a necessidade de uma comunicação eficaz entre as partes. As reuniões realizadas para discussão do projeto devem ser embasadas em dados significantes para o projeto e seu desenvolvimento.

O câmbio dessas informações é peça fundamental para entender o objetivo do projeto e o que deve ser feito para alcançá-lo, levando-se em conta todos os cenários possíveis para que as decisões tomadas sejam o mais assertivas possíveis.

Tudo isso nos mostra dois pontos que poderão ser responsáveis pelo sucesso de seu projeto. O trabalho em conjunto, unindo transparência, comprometimento e conhecimento. O outro ponto é o planejamento, esse adotando a forma de briefing, ele é o guia que fará o elo entre ideia e ação, dando aspectos práticos e tangíveis ao projeto. 

Quais estratégias sua empresa adota para o desenvolvimento de projetos? Ela está realmente engajada na busca de resultados incríveis?

Investir em métodos como o briefing é a garantia assertividade, afinal, conquistar resultados extraordinários exige mais do que boas ideias, exige organização e planejamento.

Este artigo foi escrito pelo IBC – Instituto Brasileiro de Coaching, em parceria com o Blog Luz.