Gestão Financeira: o que é e como fazer com uma planilha?

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gestão financeira completa
Planilhas Prontas em Excel

O que é gestão financeira?

A gestão financeira é uma das principais atividades ligadas à gestão e existe em qualquer empresa. Não conheço um negócio que funcione bem sem uma organização de sua área financeira. Digo isso, pois todas as relações internas (salários, benefícios, bônus, etc) e externas (venda de produtos ou serviços, pagamento de fornecedores, etc.) são pautadas na movimentação de dinheiro.

Gestão Financeira: o que é e como fazer com uma planilha? 1

Ou seja, se você não controlar como, quando, quanto e para onde esse dinheiro está indo, muito provavelmente vai ficar míope e com sérios riscos de ter problemas de capital de giro, falta de caixa, parcelamentos excessivos, meses com prejuízo por falta de entendimento de entradas futuras e por aí vai.

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A gestão financeira vai ser responsável pela análise e tomada de decisões baseada em informações sobre as finanças da empresa como um todo e suas principais funções envolvem:

  • Organização do plano de contas
  • Controle de lançamentos financeiros
  • Demonstrações de regime de caixa (fluxo de caixa)
  • Demonstrações de regime de competência (demonstrativo de resultado do exercício)
  • Pagamentos e recebimentos futuros (contas a pagar e a receber)
  • Organização financeira (centros de custos, controle de bancos, formas de pagamentos, clientes e fornecedores)
  • Planejamento financeiro (controle orçamentário)
  • Tomada de decisões sobre investimentos e financiamentos

Não é necessário que todas as empresas controlem todas essas funções. A verdade é que o nível de gestão financeira vai depender das características e tamanho do negócio em questão. De toda forma, se você não está alinhado com alguns ou todos esses pontos, talvez precise repensar como as finanças do seu negócio estão acontecendo.

Maiores dificuldades da gestão financeira

Normalmente quando converso com clientes da LUZ existem duas grandes dificuldades em relação à gestão financeira de suas empresas. Uma é uma forma clara de analisar seus indicadores. Pouquíssimos clientes chegam no final do mês com relatórios como os gráficos da nossa planilha de gestão financeira completa. Veja como uma análise gráfica pode te ajudar a ter insights:

gestão financeira completa - gráficos de planejado x realizado

Um segundo problema crônico é a falta de detalhamento e entendimento do que acontece de fato. Normalmente esses gestores até conseguem saber o resultado final da empresa, mas falham em entender coisas simples como:

  • Visão do regime de caixa contra regime de competência (fluxo de caixa x DRE)
  • Visão de formas de pagamento (quanto entra em débito, crédito, dinheiro, cheques, etc)
  • Visão de bancos (em casos da empresa trabalhar com mais de uma conta bancária)
  • Visão de centros de custo (para entender quais áreas são mais lucrativas)
  • Visão de clientes e fornecedores (quais são os melhores clientes e fornecedores mais baratos)

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Toda essa falta de entendimento costuma ser a diferença entre boas tomadas de decisão e de queimar dinheiro com ações que nunca deveriam ter ido para frente se um conhecimento básico do negócio existisse.

Passo a passo para uma gestão financeira completa no fluxo de caixa

É por isso que entender como organizar as suas finanças de uma forma organizada é essencial para qualquer empresa e agora eu vou mostrar como usar a planilha de gestão financeira completa para chegar nesse resultado utilizando o exemplo de uma consultoria:

1 – Organização do plano de contas

O primeiro passo de qualquer financeiro é a categorização e classificação dos seus itens de receitas e despesas. Só assim é possível identificar quais são os grupos de receitas e despesas que são mais importantes para a empresa. Vamos começar com a classificação de receitas. Se pensarmos nesse tipo de setor, podemos ter os serviços de prestação de consultorias e em alguns casos também é comum encontrar receitas com venda de produtos como livros.

gestão financeira completa - plano de contas receitas

No caso das despesas, teremos as despesas diretas (que estão diretamente ligadas a prestação de serviços ou fabricação de produtos). Aqui listamos gastos que só acontecem quando ocorre a prestação da consultoria ou quando existe a produção de uma nova remessa de livros:

gestão financeira completa - plano de contas despesas diretas

e as despesas fixas (ou indiretas), que costumam ser divididas pelas categorias de recursos humanos, despesas operacionais e com marketing:

gestão financeira completa - plano de contas despesas fixas

Para fins de uso da planilha de gestão financeira completa, ainda é possível organizar o plano de contas com informações sobre os bancos utilizados, formas de pagamento, centros de custos, clientes e fornecedores da consultoria em questão:

gestão financeira completa - plano de contas bancos

Esse é um exemplo para uma empresa de consultoria, mas no seu caso poderia ser uma série de outros itens. O mais importante é que você tenha a noção de simplificação. Quanto menos itens você cadastrar, mais fácil será fazer as análises e encontrar as melhores oportunidades e gargalos financeiros.

Assim que você organiza o plano de contas, você não precisará mexer mais nele. Essa é a base de preenchimento de todo o resto da planilha. Ao longo do ano pode acontecer de uma receita ou despesa não planejada surgir. Se esse for o caso, na próxima revisão financeira, vale a pena adicionar esse item no plano de contas.

2 – Controle de entradas e saídas

Essa é uma das partes mais complicadas de se realizar bem, porque é necessário um comprometimento grande para preencher cotidianamente todas as receitas e despesas que a sua empresa possui. Abaixo eu listei um grupo de receitas e despesas da nossa consultoria para o mês de janeiro (e é exatamente assim que você deve fazer quando estiver organizando sua gestão financeira):

gestão financeira completa - lançamentos janeiro

Veja que para cada item, existem uma série de campos a serem preenchidos. Para o nosso primeiro exemplo, a venda do livro “Seja um Consultor”, temos que marcar em qual dia aconteceu a venda, que tipo de receita que é (nesse caso, receita com produtos), a qual item do plano de contas ele se refere (Livro), o valor (R$5.000), o status de pagamento (pago ou não pago), se pertence a algum centro de custo, qual cliente comprou (cliente 1), para qual banco a movimentação ocorreu (Itaú), a forma de pagamento (nesse caso, dinheiro) e se existiu algum desconto por conta dessa forma de pagamento.

gestão financeira completa - lançamento exemplo

Tendo feito isso para cada uma das entradas, automaticamente a planilha de gestão financeira completa vai gerando relatórios específicos que poderão ser analisados mais na frente. Para continuar o preenchimento, quando terminar um mês, você preenche os dados do mês seguinte. No nosso caso, fevereiro:

gestão financeira completa - lançamentos fevereiro

Veja que esse mês possui mais lançamentos que o mês de janeiro e que na coluna de clientes e fornecedores, algumas linhas não foram preenchidas, isso aconteceu porque são gasto internos como salários, contador e marketing que decidimos não contabilizar para nenhum fornecedor, por não ser relevante.

Após essa inserção, em cada mês você pode ver um resumo geral, que apresenta o saldo do mês anterior, o total de receitas, despesas, o resultado do mês e o acumulado:

gestão financeira completa - resumo de lançamentos

Esse é um fluxo natural para qualquer área financeira, não importando se você está utilizando a nossa planilha ou não, o importante aqui é a noção de acompanhamento dos gastos e recebimentos.

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3 – Análise do fluxo de caixa

Agora, se você preencheu os dois primeiros passos perfeitamente, já chegou o momento de fazer análises mais aprofundadas. Para isso, é importante ter acesso ao demonstrativo do fluxo de caixa. Essa é uma tabela que mostra apenas as receitas e despesas que realmente aconteceram e já entraram ou saíram da sua conta bancária.

Por exemplo, se você fez uma compra parcelada de R$5.000 em 5 vezes e só pagou a primeira parcela, o fluxo de caixa só deve computar R$1.000 (os outros R$4.000 ainda não saíram da conta). Veja como é uma visualização desse demonstrativo:

gestão financeira completa - demonstração de fluxo de caixa

O mais importante é entender que tipo de insight um FC pode te fornecer. No nosso caso especificamente, temos o mês de março como o único mês com prejuízo de todo o ano.

Medidas importantes em relação à análise de fluxo de caixa

Se quiséssemos, poderíamos voltar na parte de lançamentos e analisar os dados que podem ter feito a nossa consultoria ter perdido dinheiro em março.

Em uma análise rápida consigo perceber que o mês de Março teve um aumento de despesas em relação ao mês de Fevereiro. Além disso, como eu falei anteriormente, no fluxo de caixa só interessam os custos que realmente foram pagos. Por isso, podemos entrar na aba de lançamentos de Março e filtrar as despesas que foram pagas:

gestão financeira completa - análise de demonstração de fluxo de caixa

Depois de fazer os filtros, consigo ver que ocorreu um pagamento maior de salários, fruto de décimos terceiros em atraso. Como esse é um gasto pontual, não gera preocupação para meses futuros, mas se fosse um outro tipo de gasto, poderia ser feito uma análise de redução de despesas.

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4 – Análise do DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício)

O segundo demonstrativo mais importante é o DRE, que mostra uma visão das suas receitas e despesas pelo regime de competências (confira as diferenças entre regime de caixa e competência aqui). Mais uma vez, com a tabela do demonstrativo pronta, é possível ter insights.

gestão financeira completa - demonstração de resultado do exercício - DRE

No nosso caso, o mês de setembro é o único que apresenta um resultado negativo.

Medidas importantes em relação à análise do DRE

Agora vale olhar o detalhamento das contas, para saber se existe algum lançamento que esteja influenciando esse resultado negativo. Mais uma vez, na planilha de gestão financeira completa é possível analisar esses dados. Veja abaixo:

gestão financeira completa - análise de demonstração de resultado do exercício - DRE

Claramente todos os valores seguem mudanças proporcionais de mês para mês, com exceção apenas dos valores gastos com marketing online no mês de Setembro (célula marcada), que foram de R$40.000 em comparação com os outros meses que atingiram no máximo R$8.000.

A partir dessa análise, a nossa consultoria deveria revisar o mais rápido possível o motivo dos gastos com marketing online terem sido elevados e mudar o orçamento para o mês seguinte.

5 – Tem que ter controle de contas a pagar e a receber

Uma terceira forma de análise é a necessidade de caixa gerada pelas contas a pagar e a receber. Basicamente o entendimento desse item é simples, se você tem mais contas para pagar do que para receber em determinado mês, isso significa que precisa de dinheiro extra naquele mês.

Veja o demonstrativo de recebimentos e pagamentos futuros. Aqui temos 2 meses que vão necessitar de entrada de caixa extra ou de um acúmulo de capital anterior.

gestão financeira completa - demonstração de contas a pagar e a receber

Medidas importantes em relação às contas a pagar e a receber

Se é de conhecimento da empresa que em determinados meses pode haver prejuízo, é importante tomar medidas para tentar reduzir os gastos futuros, parcelar vencimentos para aquele mês ou mesmo tentar a realização de um esforço de vendas especial para compensar o prejuízo iminente.

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6 – Outras análises importantes

Além das análises e demonstrativos que eu mostrei até agora, ainda temos uma série de outras possibilidades que podem ajudar e muito no melhor comportamento financeiro possível da empresa. Alguns desses demonstrativos são:

  • Fluxo de Caixa por Bancos

gestão financeira completa - análise bancária

Sabendo que o fluxo de caixa do banco Itaú é negativo em todo o seu exercício e de que o do banco Santander é positivo em todo o seu exercício, vale a pena realizar transferências de um banco para outro para manter a boa saúde financeira de ambos ou mesmo de modificar o banco para qual as receitas se destinam em alguns casos.

  • Fluxo de Caixa por Centros de Custo

Apesar de termos colocado no nosso exemplo da consultoria centros de custo genéricos, imagine que o centro de custo fosse relacionado a um produto ou serviço especificamente. Nesse caso você poderia ter a informação exata se aquele serviço é positivo ou não para a empresa como um todo.

No nosso exemplo, imagine que centro de custo 1 se refere ao serviço de consultoria financeira. Nesse caso, saberíamos que de maneira geral foi positivo manter esse serviço em nosso portfolio.

gestão financeira completa - análise por centro de custo

Ainda é possível (e desejável) fazer análises por:

  • Formas de Pagamento
  • Clientes e Fornecedores

7 – Projeção financeira

Até agora estávamos falando sobre controle financeiro e de resultados que de fato ocorreram ou que pelo menos haviam sido registrados pelo regime de competência. Nesse momento chegamos em uma segunda etapa da gestão financeira, que envolve o planejamento de receitas e despesas futuras.

Se você tem as contas do seu resultado realizado, precisa projetar para os meses futuros o quanto pode chegar a receber e a gastar. Esse processo de como fazer a projeção financeira envolve alguns dados, talvez os mais importantes sejam:

  • Resultado histórico
  • Sazonalidade
  • Porcentagem de crescimento
  • Investimentos potenciais

Com eles, é possível chegar em um acompanhamento mensal do seu resultado planejado e do realizado:

gestão financeira completa - projeção financeira

Obviamente que com esse resultado em mãos é possível aperfeiçoar o seu exercício de previsão, ajustar planos de ação e o seu planejamento e orçamento financeiro da empresa como um todo e das áreas especificamente.

8 – Análise de Gráficos

Por fim, para fechar, nada melhor do que ter a totalidade ou maioria dessas informações separadas e organizadas em gráficos. Essa análise gráfica possibilita um rápido entendimento da realidade financeira da sua empresa, dos melhores e piores meses, bem como de como a sua estrutura está organizada.

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Veja abaixo um gráfico do fluxo de caixa geral da nossa consultoria:

gestão financeira completa - análise gráfica geral

Rapidamente conseguimos perceber que o nosso melhor mês de receitas (e de lucro) foi Dezembro, enquanto ao observar a nossa linha de lucro / prejuízo, conseguimos ver que o mês de março é o único abaixo de 0, indicando prejuízo.

Poderíamos ter uma análise parecida para o gráfico de contas a pagar e a receber, que sempre mostra um indicador ruim quando a linha vermelha está acima da linha verde (meses de fevereiro e setembro):

gestão financeira completa - análise gráfica contas a pagar e a receber

E para fechar as nossas análises de gráficos, também poderíamos ver uma divisão das categorias de despesas e de receitas para saber as mais relevantes. No nosso exemplo abaixo, separei a divisão de despesas para o mês de janeiro, que nos mostra 66% do total gasto com despesas de serviços e de recursos humanos e 16% com despesas operacionais.

gestão financeira completa - análise gráfica despesas

Sua gestão financeira é completa mesmo?

Minha ideia com esse artigo foi mostrar para você todas as possibilidades para ter um financeiro bem estruturado, organizado e que seja capaz de te fornecer informações e insights para uma tomada de decisão assertiva. Para isso utilizei a nossa planilha de uma gestão financeira completa.

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Isso não quer dizer que você precisa controlar todos esses itens na sua empresa, basta você compreender o que é realmente importante no seu negócio e fazer esse acompanhamento, controle e planejamento financeiro.

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