Como Gerenciar sua Empresa sem Estresse?

  14 Comentários   Gestão na Prática  
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Dedico esse post ao Daniel dos Santos, nosso querido seguidor no facebook que na segunda-feira nos pediu o seguinte:

Daniel, nós acreditamos que embora BSC e outros sistemas de gestão tipicamente ensinados sejam boas teorias para se saber e, inclusive, consultar no dia a dia (principalmente as listas de indicadores), estes são métodos tipicamente aplicados em grandes empresas e difíceis de serem adaptados à nossa realidade.

Quando falamos de micro e pequenas empresas, falamos de barquinhos que precisam constantemente acertar as velas e onde qualquer marola já balança.

“Sistemas de Gestão Estratégicos” e esses outros nomes pomposos que vemos por aí tendem a engessar a empresa a um padrão pré-estabelecido que é condizente à realidade de navios transatlânticos.

Ao invés de responder diretamente o que você perguntou, descreverei brevemente o que acredito que deve ser a “Gestão Estratégica” de uma micro ou pequena empresa. Ou, em linguagem do cotidiano: “como a gente toca o dia a dia?”

Tudo começa no….

Planejamento Estratégico

What (o que)?

 

 

O Planejamento Estratégico é uma “reunião” que deve acontecer por pelo menos um dia inteiro e tem como objetivo garantir que o que é feito no dia a dia seja o mais relevante possível. O que sua empresa se propõe a fazer? Você está fazendo isso da melhor forma possível? O que deve ser feito nos próximos meses? O PE (como alguns chamam por aí) é o momento para responder essas perguntas.

 

Why (por que)

Os planejamentos estratégicos são momentos marcantes e importantíssimos no ano da sua empresa. Basicamente, se bem feito, ele garante que você esteja:

1. pensando no futuro (garantindo sua sobrevivência e/ou crescimento)

2. tomando decisões em cima de fatos

3. alinhando as percepções sobre o caminho a ser tomado

4. traçando os principais passos a serem seguidos

5. avaliando uns aos outros oficialmente

Se você conseguir garantir isso na sua empresa, é “só” executar!

 

Who (quem)?

A empresa toda. Todo mundo deve participar de uma forma ou de outra, e disso você não pode abrir mão!

Se seu negócio tem 20, 30 funcionários, pelo menos envie questionários e faça com que todos respondam! Lembre-se que o engajamento é uma das principais forças motrizes de um negócio e quanto mais as pessoas participarem, mais sentirão que o que está acontecendo no dia a dia é fruto de suas decisões.

Da forma como organizamos as empresas hoje, com 20, 30 pessoas muito provavelmente a estrutura formada fará com que uma diretoria tome as decisões finais, mas o input de todos continua sendo indispensável.

Um exemplo rápido que podemos dar é o da Semco, onde o Ricardo Semler chegou ao ponto de deixar que os próprios funcionários decidissem seus respectivos salários. Acredita nisso?! Pois é, fica a recomendação para o livro dele “Você está louco!” que conta essa e muitas outras histórias.

 

Where (onde)?

Leve os participantes para um parque, pedra, praia, sítio, bar, lounge, casa de veraneio ou qualquer outra opção que você tiver fora do trabalho. Por que isso? Para que vocês consigam relaxar, sair do ambiente de trabalho, não ver o telefone tocando ou uma falha na pintura da parede. As discussões serão grandes, portanto o lugar tem que ser propício também. Não subestime esse ponto!

 

Quando (when)?

Quer uma fórmula? Ótimo, temos uma para você: realize-o de 3 em 3 meses. Mas por que isso, Lito?! Pergunte para a Sharapova…

 

Há um ditado em inglês que diz “Keep the eye on the ball.” (Não tire o olho da bola) É exatamente por isso que o PE tem que ser feito com essa frequência. É um horizonte grande o bastante para que sua empresa realize avanços significativos, mas pequeno demais para deixar que todos relaxem.

Acredite, é uma boa dica!

Além disso é sempre uma ótima oportunidade para lavar roupa suja e alinhar os valores com a equipe. Mais sobre isso à frente!

How (como)?

 

Comece com uma análise SWOT simples. Para balizar o pensamento, vale pedir que todos levem 5 ótimos pontos da empresa que devem ser mantidos/explorados e pelo menos 5 problemas com suas respectivas soluções. Peço permissão para repetir essa última frase: trazer problemas com suas respectivas soluções!

 

Obviamente para completar a análise, vale levantar possíveis ameaças (com suas soluções) e oportunidades do mercado também!

Acabou a análise SWOT? Ótimo! Agora aos números!

Quais produtos são mais lucrativos? Qual o perfil do bom cliente? Quanto conseguimos gerar para os clientes? Quais áreas da empresa estão bem? O que dá prejuízo? Que gastos são desnecessários? Qual o canal de venda que funciona melhor? Quais projetos estão dando sempre errado? Como estamos alocando a equipe? O que precisamos medir para o próximo PE que fez falta nesse? Essas perguntas e outras relevantes ao seu negócio devem ser feitas!

 

Acabou a análise quantitativa? Agora está no momento da parte mais delicada e que é divisor de águas: a lavação de roupa suja…

 

É amigo, empreender não é fácil, gera atrito, muita discordância, é muito mais intenso do que relacionamentos amorosos (pelo menos na minha experiência) e, portanto, merece um descarrego forte de vez em quando. O PE é um ótimo momento para isso!

Em um ótimo livro chamado “Gerente Minuto”, o autor diz algo que nunca me esqueci: quando for dar feedback, diga TUDO o que você tem a dizer. Ali, naquele momento, sem tirar nem por. É proibido chamar atenção pela mesma coisa duas vezes, e isso é ótimo pois te obrigará a falar tudo o que você tem a dizer de uma vez só. Lembre-se disso também! PE que acaba com um cara falando num canto e o outro fofocando no outro foi um lixo (sem meias palavras aqui né?)

Após todos entenderem os principais pontos positivos e negativos da empresa como um todo e equipe, está na hora de pensar no futuro!

Recomendamos um brainstorm forte, daqueles que vale dizer tudo, não se pode criticar e todos tem direito a canetas, papéis, laptops, pode fazer maquete, enfim, o que ajudar. Brainstorm louco mesmo, solta o verbo!

 

Fim do brainstorm, defina o que sua empresa fará nos próximos 3 meses. Defina as metas que se desdobram disso lembrando que ninguém consegue gerenciar mais do que 3 a 5 metas. Mantenha as coisas simples, essa é uma das grandes vantagens de ser pequeno! Roubando um slide do curso que demos de planejamento estratégico, lembre-se que suas metas devem ser SMART. Ou seja…

 

Após definição das metas cada um deve apresentar um plano dizendo como chegará lá. Pode ser uma apresentação, planilha ou word, a ferramenta não interessa, o que importa é que será possível acompanhar a execução do plano.

Próximo passo….

Execute

 

Trabalhe duro mesmo, e faça apresentações das metas e quanto já foi alcançado ao final de cada mês. Isso gera um senso de urgência maior e garante que você poderá corrigir as velas (utilizando a metáfora do barquinho) antes de chegar na ilha errada. Ou como diz a boca do povo, você evitará “trancar o cofre depois de terem roubado todas as jóias.”

Isso é um sistema de gestão para micro e pequenas empresas. Tenha suas metas, poucas e apenas as necessárias. Sua empresa tem 2 pessoas? Então não gaste tempo com medidores de RH que não dirão nada. Você está online? Então foque nas metas AAARR e não aperte tanto nas outras. Sua empresa é virtual? Ótimo não tenha um departamento de infraestrutura. Você presta serviços? Então esqueça compras. Deu para entender né? Você define a estrutura do “sistema de gestão” conforme sua empresa demonstrar necessidade. Vemos muita gente criando departamento de processos numa empresa que tem apenas um processo crítico só porque estava escrito no BSC.

 

SAIA DESSA!!!

 

Conclusão:

1. Um bom sistema de gestão começa com um planejamento estratégico coerente e que alinhe as pessoas.

2. Sua empresa deve fazer o que faz mais sentido para ela, não o que está escrito num livro.

3. Mais importante do que planejar é executar, portanto mantenha o olho na bola e os prazos curtos.

 

Obs: não mencionei o Canvas em nenhum momento no texto, mas ele é importantíssimo, o problema é onde entrar. Se sua empresa tem diversos produtos com canvas diferentes, não vale levantar essa bola no PE. Se a empresa toda tem apenas um canvas definitivamente vale discutir cada quadrante quando discutindo o futuro e terminando o brainstorm. Enfim, fica à seu critério! 🙂

 

E aí, você fez o seu PE esse ano? Como foi? Gostou das dicas? Posso te ajudar de alguma forma? Comenta aí! Compartilhe conosco 🙂

 

Abraços empreendedores, de 3 em 3 meses estamos mudando o mundo!

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  • Antonio Cardoso

    Ótimo post Lito!
    E o que você acha das ferramentas do ” A estratégia do Oceano azul” ? São aplicáveis para PME?
    Abraços

  • Guilherme Lito

    Fala Antonio,

    Ótima pergunta! Na LUZ utilizamos a curva de valor quando estamos desenvolvendo a oferta de valor dos nossos clientes.

    Ela tem sido muito boa principalmente para decidir por não levar ideias à frente. Sobre o livro gostaria de ressaltar dois pontos que aprendemos ao longo desses anos:

    1. Vale muito a pena comparar sua oferta não só com concorrentes diretos, mas as soluções alternativas para seu problema. Ex: se vc está desenvolvendo um aplicativo que, de alguma forma, faz as pessoas malharem mais, faça a curva de valor não só com outros aplicativos, mas principalmente com outras opções como:

    a. personal trainer
    b. livros de saúde e treinamento
    c. DVDs

    etc

    2. A grande mensagem desse livro não é “seja diferente”, embora a maioria o leve assim. Já vi professor de marketing de faculdade de ponta dizendo que “se você tem uma locadora de vídeos cult e for a única do bairro, está em um oceano azul”. Isso está errado! O oceano azul envolve criar demanda, atingindo não consumidores do produto e, principalmente, com muito mais lucro! A genialidade do Cirque du Soleil não é fazer um espetáculo bonitinho, mas não ter que alimentar e transportar elefantes e leões e vender para crianças que tem que pedir dinheiro para os pais.

    Sacou? Resumindo: ótimo livro, muito válido utilizar suas ferramentas como exercício, mas nem sempre tão fácil criar seu próprio oceano azul, embora muitos consideram que estão em um só porque é bonito dizer (ou especificaram bem seu público alvo).

    Abs!

  • Antonio Cardoso

    Saquei! Pelo que entendi seria interessante a curva de valor vir antes do 5w2h.
    Sempre achei difícil saber dosar a quantidade de informação para se “munir” pro PE ( não exagerar nem ter pouco).

    Valeu pela resposta cara!

    Abraços

  • Guilherme Lito

    Fala Antonio,

    Não precisa agradecer, estamos aqui para trocar ideia mesmo! 😉

    Respondendo sobre o volume de informações, esse é o tipo de coisa que aprendemos (e ajustamos) na prática. Até porque isso vai mudando. Se no início você discutia os projetos de cabeça, depois de um ano você pode precisar de um sistema de métricas para tirar conclusões sobre os mesmos. Enfim, quanto mais PEs fizermos, melhores eles vão ficando!

    Abs!

  • Marcelino

    Olá equipe Luz consultoria…saudações, quando crescer quero ser como vcs. e desde que conhecí o trabalho de vcs. acho que sebrae deveria mudar em muito. Gostaria de sugerir que vcs. criassem um e-book (vendável ou não) com os melhores posts. Também quero sugerir que haja uma opção para imprimi-los para ler no onibus, nem todos tem “tabret”. Grade e sucesso no trabalho de vcs.

  • Guilherme Lito

    Fala Marcelino,

    Muito obrigado! A evolução é diária e muito prazerosa, portanto bem vindo à viagem e vamos juntos nela até o fim! =D

    Ótima sugestão de transformar os posts em e-books. O próprio Steve Blank fez isso recentemente e foi um sucesso. Vou levar para os demais.

    Forte abs!

  • AMMMM

  • Lito,
    Este post me lembra de quantas vezes tentei implementar o PE e não deu certo, e sempre pelo mesmo motivo ( disciplina ) talvez seja o fator mais importante numa empresa, fazer com que as pessoas repitam as mesmas coisas e forneça as mesma informações o tempo todo para que as metas sejam alcançadas, aqui ja tentei de tudo até mesmo contratar pessoas para gerenciar e eu me afastar da parte gerencial do dia a dia, mas todos que por aqui passaram pecaram na falta de disciplina inclusive eu. Se um dia puder colocar um post a respeito disso!
    Carlos

  • Guilherme Lito

    Carlos,

    Obrigado pela sugestão!! Anotei aqui e assim que tiver algo mais estruturado escrevo sim!

    Abs,

  • Ana Cláudia

    Boa tarde, as sugestões são muito boas, porém tenho duvida em como iniciar o processo de implantação do planejamento, para não ficar parecendo algo que será colocado no papel e não sairá mais…podem me dar mais uma dica em como proceder?

    • Oi Ana,

      Realmente, fazer um planejamento está dentro daqueles métodos de gestão que é meio ciência e meio arte. Se eu puder lhe dar dicas rápidas e práticas, diria para que você foque sempre em UMA ou DUAS coisas e garanta que elas tenham indicadores objetivos de conclusões.

      Abraços!

  • Ingrid Lima

    Como foi falado no ínicio do texto, de fato. Sistemas de Gestão como BSC e outros métodos possuem teorias maravilhosas, mas que melhor se adequa realmente a empresas de grande porte. E adaptá-los para uma realidade mais simples torna-se complicado.

    “Um bom sistema de gestão começa com um planejamento estratégico coerente e que alinhe as pessoas. ”

    A partir do momento que você como líder, colocar essa ideia que parece simples, mas é grandiosa na mente, a equipe, a empresa ou a organização vai andar e não vai parar de crescer. Hoje a facilidade de encontrar gerenciadores de atividades que faz exatamente isso, de unir a equipe e de alinhá-los é fácil de encontrar. Eu uso todos os dias o http://www.infortask.com que me facilita a vida ao extremo. Vejo que ele junta as teorias que vemos em Administração em uma ferramenta. Desde o planejamento estrátegico até o controle do meu tempo. E tudo o que coloco nele, consigo executar, pois ele não me deixa perder os prazos.

    Fica então minha dica a todos!

    • Rafael

      Oi Ingrid,

      obrigado por nos passar a sua visão e mostrar a ferramenta que você usa. Aqui na LUZ utilizamos o Trello e tem ajudado bastante também

  • Ingrid Lima

    Carlos, entendo perfeitamente isso. A questão do hábito é algo que devemos trabalhar. como comentei lá no inicio colocar a ideia de Gestão Simples na mente das pessoas, na mente das equipe, é algo que demanda tempo e disciplina. O que me ajuda muito nesse sentido é quando uso o Infortask.com Os dois fatores, planejar com a equipe, consolidar os prazos corretamente, me deu a autonomia (e a disciplina) que precisava para atingir minhas metas. No mais, é fazer com que a equipe construa uma cultura de organização e controle.

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